8.3. документальное оформление командировки

8.3. документальное оформление командировки

Оформление командировки производится по формам, установленным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). На необходимость соблюдения форм, установленных Постановлением Госкомстата России N 1, указано в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее

Закон о бухгалтерском учете). Здесь сказано, что первичные учетные документы принимаются к

учету, только если они составлены по форме, которая содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с Постановлением Госкомстата России N 1 направление работников организаций в командировку производится руководителем организации и оформляется:

приказом о направлении работника в командировку (форма N Т-9 или форма N Т-9а);

командировочным удостоверением (форма N Т-10);

служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении (форма

N Т-10а).

8.3.1. Приказ о направлении в командировку или командировочное удостоверение

Приказ о направлении в командировку заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При этом на одного командированного сотрудника составляется приказ по форме N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку". При направлении в командировку нескольких человек используется форма N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку".

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается командировочное удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В командировочном удостоверении указываются:

фамилия, имя и отчество;

структурное подразделение;

должность (специальность, профессия) командируемого лица;

цель командировки;

место назначения (страна, город, организация);

время командировки (не считая времени нахождения в пути).

При командировках за рубеж командировочное удостоверение выписывать не нужно. В данном случае подтверждать факт нахождения сотрудника в командировке будут отметки в его загранпаспорте. Копии соответствующих страниц паспорта нужно приложить к авансовому отчету. При этом учтите: исключить расходы на загранкомандировку по причине того, что нет удостоверения, налоговики не вправе. Это подтверждает и арбитражная практика. В качестве примера можно привести Постановления ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2005 г. N А56-2639/2005.

Таким образом, Госкомстат России при отправке работника в командировку предлагает

оформить несколько документов. Однако Письмом от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158 "О порядке документального оформления служебных командировок" Минфин России указал, что параллельное составление двух документов (приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение) по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Однако, несмотря на такое разрешение, следует исходить, прежде всего, из специфики командировок на предприятии.

Образец

Унифицированная форма N Т-10

┌────────┐

│ Код │

├────────┤ Форма по ОКУД │0301024 │

ООО "Книга" ├────────┤

----------------------------------------------по ОКПО │51190611│

наименование организации └────────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤ КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ │ 25 │ 25.10.2006│

└─────────┴───────────┘

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤ Иванов Иван Иванович │ 11 │

Работник ----------------------------------------┴───────────────┘

фамилия, имя, отчество

Отдел закупок

-----------------------------------------------------------------структурного подразделения

Зам. заведующего отделом

-----------------------------------------------------------------должность (специальность, профессия)

г. Калининград, ООО "Альфа"

командируется в -------------------------------------------------место назначения (страна, город, организация)

пролонгации договора от 15.09.2006 N 102

для -------------------------------------------------------------цель командировки

5

на -------календарных дней (не считая времени нахождения в пути)

16 октября 06 20 октября 06

с "--" ------------20-г. по "--" ---------20-г.

Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его

Паспорт 45 08 123456

документа -------------------------------------------------------наименование, номер

Директор Павлов Павлов П.П.

Руководитель ------------------------------------------------должность личная расшифровка подписи

подпись

Очевидно, что, если работники постоянно ездят на одну и ту же фирму (например, к крупному поставщику фирмы), им будет нетрудно проштамповать там командировочное удостоверение. В этом случае лучше остановить выбор именно на этом документе. Ведь печать и подписи поставщика лишнее подтверждение обоснованности командировки.

Если же работники отправляются не на конкретное предприятие, а, например, с заданием

наладить связи с потенциальными покупателями, удостоверение будет явно ни к чему. Даже если оно будет оформлено, то отсутствующие там штампы принимающей стороны (работнику их просто никто не поставит) только вызовут лишние вопросы. Поэтому, оформляя такие поездки, лучше ограничиться приказом о направлении работника в командировку.

8.3.2. Служебное задание и отчет о выполненной работе

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т10а) подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждаются руководителем организации или уполномоченным им лицом и передаются в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).

В отношении оформления служебного задания следует отметить, что данный документ несет в себе практическую пользу. Например, работник может не привезти из командировки никаких документов, подтверждающих целесообразность его поездки. При проверке это неизбежно вызовет вопрос об экономической обоснованности командировочных расходов. Поэтому в графе "Краткий отчет о выполнении задания" работник опишет не только документальные результаты своей поездки, но и те, которые не нашли отражения на бумаге (например, работник может перечислить в отчете предприятия, которые он посетил, и рассказать о проведенных переговорах).

Во избежание различных вопросов по оформлению служебных командировок предприятию целесообразно издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.