9.3. ведение книги продаж

9.3. ведение книги продаж

Все организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС, обязаны вести книгу продаж.

Форма книги продаж приведена в Приложении N 3 к Правилам ведения книг покупок и книг продаж.

По окончании каждого налогового периода в книге продаж подводятся итоги по следующим графам:

4 Всего продаж, включая НДС;

5а Продажи, облагаемые по ставке 18\%, без НДС;

5б Сумма НДС по ставке 18\%;

6а Продажи, облагаемые по ставке 10\%, без НДС;

6б Сумма НДС по ставке 10\%;

7 Продажи, облагаемые по ставке 0\%;

8а Продажи, облагаемые по ставке 20\%, без НДС;

8б Сумма НДС по ставке 20\%;

9 Продажи, освобождаемые от налога.

Полученные итоговые данные служат основанием для заполнения Декларации по НДС за соответствующий налоговый период.

Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью.

Контроль за правильностью ведения книги продаж осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Книга продаж должна храниться в течение полных пяти лет с даты последней записи (п. 27

Правил ведения книг покупок и книг продаж).

При наличии большого количества покупателей книгу продаж можно вести с использованием компьютера.

В этом случае по истечении налогового периода (не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом) книга продаж распечатывается, страницы ее пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью (п. 28 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

9.3.1. Заполнение книги продаж при реализации товаров

(работ, услуг), имущественных прав

В книге продаж в первую очередь регистрируются те счета-фактуры, которые налогоплательщики выставляют покупателям.

При реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав налогоплательщик обязан составить счет-фактуру на стоимость отгруженных товаров (работ, услуг), имущественных прав в двух экземплярах.

Первый экземпляр счета-фактуры в течение пяти дней с даты отгрузки нужно представить покупателю. При направлении счета-фактуры покупателю по почте датой представления считается дата сдачи счета-фактуры на почту.

Второй экземпляр (копия) счета-фактуры остается у продавца, подшивается в журнал учета выставленных счетов-фактур и отражается в книге продаж.

Внимание! Важная информация! Счета-фактуры, составленные при отгрузке товаров (работ, услуг), имущественных прав, отражаются в книге продаж в хронологическом порядке по мере отгрузки товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Счета-фактуры, выставленные покупателям при отгрузке товаров (работ, услуг), имущественных прав после 1 января 2006 г., регистрируются в книге продаж в том налоговом периоде, когда произошла отгрузка, независимо от факта оплаты.

Пример 9.2. Предприятие А отгрузило товары в адрес предприятия Б в январе 2008 г.

Оплата за отгруженные товары поступила от предприятия Б в апреле 2008 г.

Счет-фактура, выписанный в январе 2008 г., в этом же месяце отражается в книге продаж предприятия А.

В апреле 2008 г. (при получении оплаты от покупателя) никаких записей в книге продаж делать не нужно.

Обратите внимание! Если до 1 января 2006 г. налогоплательщик определял выручку в целях исчисления НДС по оплате и по состоянию на 1 января 2008 г. у него осталась дебиторская задолженность покупателей за отгруженные им до 1 января 2006 г. товары (работы, услуги), то в I квартале 2008 г. налогоплательщик должен включить эту дебиторскую задолженность в свою налоговую базу по НДС (см. с. 243). Соответственно, в книге продаж за I квартал 2008 г. у такого налогоплательщика должны быть зарегистрированы те старые счета-фактуры, которые были выставлены им на имя покупателей при отгрузке товаров (работ, услуг).

* * *

Суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ,

оказания услуг) в общем случае облагаются НДС (см. с. 248).

При получении авансового платежа в счет предстоящей поставки товаров (работ, услуг), облагаемых НДС, налогоплательщик должен выписать счет-фактуру на сумму поступившего аванса и зарегистрировать его в книге продаж в периоде поступления аванса.

Порядок оформления счетов-фактур при получении авансовых платежей разъяснен в Письме Минфина России от 25.08.2004 N 03-04-11/135. В нем указано, что при оформлении счетов-фактур на авансовые платежи графу 5 "Стоимость товаров (работ, услуг), всего без налога" заполнять не нужно. Соответственно, при регистрации такого счета-фактуры в книге продаж графа

5а "Стоимость продаж без НДС" также не заполняется.

Первый экземпляр выписанного счета-фактуры регистрируется в журнале учета выставленных счетов-фактур.

В дальнейшем по мере отгрузки товаров (работ, услуг) налогоплательщик имеет право на вычет суммы НДС, исчисленной при получении аванса. Поэтому второй экземпляр выписанного счета-фактуры подшивается в журнал учета полученных счетов-фактур и регистрируется в книге покупок в том налоговом периоде, когда произойдет отгрузка товаров (работ, услуг) в счет полученного аванса. При заполнении книги покупок в этом случае в графе 5 "Наименование продавца" указывается наименование самого налогоплательщика, уплатившего в бюджет НДС по полученным авансовым платежам.

При отгрузке товаров (работ, услуг) в счет полученного ранее аванса налогоплательщик также выписывает в установленном порядке покупателю счет-фактуру на стоимость отгруженных товаров (работ, услуг) и регистрирует его в своей книге продаж. При этом никаких корректировочных записей в книге продаж на сумму поступившего аванса делать не нужно.

Пример 9.3. Предприятие А в январе 2008 г. получило аванс от предприятия Б в размере 1

180 000 руб. (в том числе НДС 180 000 руб.) в счет предстоящей поставки товаров.

Товары на сумму 1 180 000 руб. (в том числе НДС - 180 000 руб.) были отгружены

предприятию Б в марте 2008 г.

В данном случае предприятие А в январе оформляет счет-фактуру N 15 от 15.01.2008 в двух экземплярах на сумму полученного аванса и отражает его в книге продаж за I квартал. При этом первый экземпляр счета-фактуры подшивается в журнал учета выставленных счетов-фактур, а второй в журнал учета полученных счетов-фактур.

В марте после отгрузки товаров под полученный аванс предприятие А оформляет счетфактуру N 201 от 14.03.2008 на стоимость отгруженного товара, регистрирует его в своей книге продаж за I квартал и подшивает в журнал учета выставленных счетов-фактур.

При этом в книге покупок в марте регистрируется счет-фактура N 15 от 15.01.2008,

выписанный и зарегистрированный в книге продаж в январе при поступлении аванса.

Бывают ситуации, когда покупатель, перечисливший аванс, затем отказывается от получения товаров (работ, услуг) и требует вернуть ему сумму перечисленного аванса. Чтобы соблюсти все требования налогового законодательства, до возврата аванса покупателю сторонам (продавцу и покупателю) необходимо расторгнуть договор либо внести в него соответствующие изменения (в части цены и условий оплаты). В этом случае после возврата суммы аванса покупателю налогоплательщик-продавец имеет право предъявить к вычету НДС, исчисленный при получении этого аванса (п. 5 ст. 171 НК РФ).

Это значит, что после отражения в учете соответствующих операций по корректировке в связи с отказом покупателя от товаров (работ, услуг), имущественных прав налогоплательщик должен зарегистрировать в книге покупок тот счет-фактуру, который был выписан им при получении аванса и зарегистрирован к книге продаж (п. 13 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

Никаких корректировочных записей в книге продаж в связи с возвратом аванса покупателю делать не нужно.

Пример 9.4. Предприятие А в январе 2008 г. получило аванс от предприятия Б в размере 1

180 000 руб. (в том числе НДС 180 000 руб.) в счет предстоящей поставки товаров.

В марте предприятия А и Б подписали соглашение об изменении условий договора и уменьшении стоимости товаров на 236 000 руб. Новая стоимость товаров, согласованная сторонами, 944 000 руб. (в том числе НДС 144 000 руб.). В соответствии с подписанным соглашением предприятие А в марте вернуло предприятию Б излишне перечисленный аванс в размере 236 000 руб.

В данном случае предприятие А в январе 2008 г. оформляет счет-фактуру N 15 от 15.01.2008

в двух экземплярах на сумму полученного аванса и отражает его в книге продаж за I квартал. При этом первый экземпляр счета-фактуры подшивается в журнал учета выставленных счетов-фактур, а второй в журнал учета полученных счетов-фактур.

В марте, после возврата части аванса, предприятие А регистрирует в книге покупок счетфактуру N 15 от 15.01.2008, выписанный и зарегистрированный в книге продаж в январе при поступлении аванса. Этот счет-фактура регистрируется в книге покупок не на всю сумму НДС, а

только на сумму налога, приходящуюся на часть аванса, возвращенную покупателю (т.е. в книге покупок отражается сумма НДС в размере 36 000 руб.).

* * *

При получении денежных средств, поступление которых связано с расчетами за товары, работы или услуги, (например, суммовых разниц или штрафных санкций) налогоплательщикпродавец выписывает счет-фактуру в одном экземпляре на сумму поступивших денежных средств и отражает этот счет в книге продаж за тот период, в котором эти средства поступили на его счет (в кассу) (п. 19 Правил).

* * *

Отдельного внимания заслуживает порядок ведения книги продаж при реализации товаров

(работ, услуг) за наличный расчет.

В настоящее время все наличные расчеты осуществляются с использованием ККТ,

независимо от того, кто является покупателем гражданин или организация (предприниматель).

При реализации товаров (работ, услуг) населению кассовый чек заменяет собой счетфактуру (п. 7 ст. 168 НК РФ). Поэтому в книге продаж в этом случае продавцы регистрируют ленты ККТ.

Если же товары (работы, услуги) реализуются организации (предпринимателю), то выдача кассового чека не освобождает продавца от обязанности выписать покупателю счет-фактуру на стоимость реализованных товаров (работ, услуг). В результате на одну и ту же операцию по реализации у продавца есть два документа чек ККТ и счет-фактура.

Возникает вопрос: какой из них регистрировать в книге продаж?

Ответ на этот вопрос содержится в п. 16 Правил ведения книг покупок и книг продаж.

В этом случае в книге продаж нужно регистрировать именно счет-фактуру. А показания контрольных лент ККТ при регистрации их в книге продаж подлежат уменьшению на суммы, указанные в выставленных покупателям счетах-фактурах.

При реализации услуг населению за наличный расчет организациям и предпринимателям предоставлено право не применять ККТ при условии выдачи покупателям соответствующих бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт").

Бланк строгой отчетности в этом случае заменяет не только чек ККТ, но и счет-фактуру (п. 7

ст. 168 НК РФ), т.е. выписывать счет-фактуру в дополнение к бланку строгой отчетности не нужно.

В книге продаж в таких случаях продавец регистрирует выданные покупателям бланки строгой отчетности.

Налогоплательщикам предоставлено право не регистрировать в книге продаж каждый бланк строгой отчетности. Можно ежемесячно составлять описи таких бланков, выданных покупателям за месяц. При этом в книгу продаж по окончании каждого месяца заносится итоговая сумма выручки на основании описи (п. 21 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

9.3.2. Отражение в книге продаж восстановленных сумм НДС

В ряде случаев Налоговый кодекс обязывает налогоплательщиков восстанавливать те суммы НДС, которые в предыдущих налоговых периодах были правомерно предъявлены к вычету

<*>.

-------------------------------<*> Правила восстановления НДС подробно рассмотрены на с. 327.

Сведения о суммах НДС, восстановленных в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 170 и п. 6 ст.

171 НК РФ, отражаются в книге продаж (п. 16 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

Если налогоплательщик в каком-то налоговом периоде восстанавливает суммы НДС на основании п. 3 ст. 170 НК РФ, то в книге продаж за этот налоговый период необходимо зарегистрировать реквизиты того счета-фактуры, на основании которого восстанавливаемые суммы НДС были ранее приняты к вычету. При этом счет-фактура регистрируется в книге продаж на ту сумму налога, которая подлежит восстановлению.

Пунктом 6 ст. 171 НК РФ предусмотрены особые правила восстановления "входного" НДС,

которые применяются только в отношении объектов недвижимости (см. подробно с. 333).

Пункт 6 ст. 171 НК РФ предписывает восстанавливать НДС по объектам недвижимости раз в год (в декабре). Соответственно, восстановленные суммы НДС должны указываться в книге продаж за декабрь (IV квартал).

Из формулировки п. 16 Правил следует, что запись в книге продаж на эту сумму налога делается на основании произведенного бухгалтером расчета. При этом регистрировать в книге продаж какие-либо счета-фактуры не нужно.

9.3.3. Внесение изменений в книгу продаж

В течение длительного периода времени порядок внесения изменений в книгу продаж не регламентировался никакими нормативными документами. Поэтому бухгалтеры вносили изменения в книги продаж тем способом, который им представлялся наиболее удобным (кто-то зачеркивал старые записи и вписывал новые данные, кто-то делал сторнировочные (минусовые) записи и т.п.).

С 2006 г. этой "анархии" пришел конец. Теперь порядок внесения изменений в книгу продаж закреплен в Правилах ведения книг покупок и книг продаж (соответствующие изменения в Правила внесены Постановлением Правительства РФ от 11.05.2006 N 283 и вступили в силу с 30 мая 2006 г.).

Обнаружив недостоверные данные в выставленном счете-фактуре, налогоплательщикпродавец должен внести в него изменения.

Затем нужно взять книгу продаж за тот налоговый период, в котором этот счет-фактура был зарегистрирован, и внести изменения в нее.

Изменения вносятся следующим образом.

Берется дополнительный лист книги продаж (Приложение N 5 к Правилам ведения книг покупок и книг продаж), проставляется его порядковый номер (порядковый номер исправлений, вносимых в книгу продаж за соответствующий налоговый период).

В строку "Итого" дополнительного листа переносятся итоговые данные из книги продаж за соответствующий налоговый период (либо итоговые данные из предыдущего дополнительного листа, если в книгу продаж за этот период ранее уже вносились исправления).

Затем в дополнительном листе производится запись по счету-фактуре до внесения в него исправлений, подлежащая аннулированию. Ниже (в следующей строке) осуществляется регистрация этого же счета-фактуры, но уже с внесенными в него изменениями.

После этого в дополнительном листе выводятся новые итоговые данные книги продаж за соответствующий налоговый период. Для этого из прежних итоговых значений вычитаются показатели по счету-фактуре до внесения в него изменений, а затем к ним прибавляются показатели зарегистрированного счета-фактуры с внесенными изменениями.

Оформленный таким образом дополнительный лист подшивается к книге продаж за тот период, в котором был изначально зарегистрирован исправленный счет-фактура.

Новые итоговые данные, рассчитанные в дополнительном листе, используются для внесения изменений в Декларацию по НДС за тот налоговый период, к которому относятся обнаруженные ошибки (искажения).

Пример 9.5. ООО "Минус" в мае 2006 г. выставило в адрес ООО "Плюс" счет-фактуру N 15 от

10.05.2006 на стоимость оказанных услуг. Стоимость услуг по счету-фактуре 11 800 руб. (в том числе НДС 1800 руб.). Счет-фактура был зарегистрирован в книге продаж ООО "Минус" за май

2006 г.

Итоговая сумма начисленного НДС по книге продаж за май 2006 г. составила 250 000 руб.

В январе 2008 г. ООО "Минус" сообщило ООО "Плюс" о том, что при расчете стоимости услуг были применены неправильные тарифы. Стоимость услуг после пересчета составила 10 620 руб. (в том числе НДС 1620 руб.). Соответствующие изменения были внесены в счет-фактуру N 15 от

10.05.2006. Дата внесения изменений 12.01.2008.

В этом случае бухгалтер ООО "Минус" должен внести исправления в книгу продаж за май

2006 г.

Для этого бухгалтер должен оформить дополнительный лист книги продаж N 1 (порядковый номер дополнительного листа к книге продаж за соответствующий налоговый период) так, как это показано на с. 367. Заполненный дополнительный лист подшивается к книге продаж за май 2006 г. В результате новая итоговая сумма НДС по книге продаж за май составит уже 249 820 руб.

На основании данных, отраженных в строке "Всего" дополнительного листа, бухгалтер ООО "Минус" заполняет уточненную Декларацию по НДС за май 2006 г.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ КНИГИ ПРОДАЖ N 1

ООО "Минус"

Продавец -------------------Идентификационный номер и код причины постановки на учет

7712412412/771201001

налогоплательщика-продавца --------------------------------------Налоговый период (месяц, квартал), год, в котором зарегистрирован

май 2006 г.

счет-фактура до внесения в него исправлений, --------------------12.01.2008

Дополнительный лист оформлен ------------------------------------ 

Петрова Петрова С.С.

Главный бухгалтер ----------- ----------------------(подпись) (ф.и.о.)

Индивидуальный предприниматель

(подпись) (ф.и.о.)

Реквизиты свидетельства о государственной

регистрации индивидуального предпринимателя

210

-------------------------------<*> До завершения расчетов по товарам (работам, услугам), отгруженным (выполненным,

оказанным) до 1 января 2004 г.

Налоговые органы рекомендуют налогоплательщикам в аналогичном порядке вносить изменения в книгу продаж и в том случае, когда в ней ошибочно не был зарегистрирован какой-то счет-фактура. При возникновении такой ситуации в дополнительном листе книги продаж истекшего налогового периода следует зарегистрировать данный счет-фактуру и к показателям строки "Итого" дополнительного листа книги продаж прибавить показатели зарегистрированного счетафактуры (см. Письмо ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896@).

Дополнительные листы книги продаж можно оформлять в электронном виде.

В этом случае они распечатываются, прикладываются к книге продаж за налоговый период, в

котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений, пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц книги продаж за указанный налоговый период, прошнуровываются и скрепляются печатью (п. 28 Правил ведения книг покупок и книг продаж).