Визитные карточки

Визитные карточки

Организации, которые несут расходы на изготовление визитных карточек для своих сотрудников, задаются вопросом, по какой статье затрат можно учесть эти расходы в целях

налогообложения прибыли. Являются ли эти расходы рекламными? Можно ли их учесть в целях налогообложения в полном объеме?

При решении вопроса о порядке учета затрат на изготовление визиток нужно исходить из того, что рекламой признается информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке (Федеральный закон от 13.03.2006 N 38-ФЗ "О рекламе").

Поэтому для правильной квалификации понесенных затрат принципиальное значение имеет характер информации, нанесенной на визитные карточки.

Примечание. Порядок учета затрат на изготовление визитных карточек зависит от того, какая информация на них указана.

Как правило, на визитных карточках, которые организация заказывает для своих сотрудников, указывают наименование организации (и ее логотип), адрес, фамилию и имя сотрудника, а также его должность и контактные телефоны, адрес электронной почты.

Например, визитная карточка может выглядеть так:

┌───────────────────────────────────────────────────────┐

│ ООО "Ромашка" │

│ Иванов Иван Иванович │

│ Руководитель отдела продаж │

│ 123456, Москва, тел.: (495) 912-84-25 │

│ ул. Перестукина, 18 e-mail: [email protected] │

└───────────────────────────────────────────────────────┘

В такой визитной карточке содержится только служебная информация о сотруднике и организации, которую он представляет.

Целью вручения такой визитной карточки является представление личности сотрудника. Информация, указанная в визитной карточке, предназначена для ограниченного круга лиц, который определяет ее владелец. Информация на визитной карточке не формирует и не поддерживает интерес к изготавливаемым организацией товарам (работам, услугам). Она лишь информирует о том, что сотрудник работает в конкретной организации в определенной должности, а также о том, как с ним связаться.

Поэтому расходы на изготовление таких визитных карточек не являются расходами на рекламу (Письмо Минфина России от 29.11.2006 N 03-03-04/1/801). Они учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (см. Письмо УМНС по г. Москве от 15.10.2003 N 26-12/57647).

Такой вывод подтверждается и арбитражной практикой (см. Постановления ФАС Московского округа от 13.10.2006 N КА-А40/8892-06, Уральского округа от 11.03.2004 N Ф09-827/04АК, от 03.03.2003 N Ф09-451/03-АК, Поволжского округа от 04.06.2001 N А55-12388/2000-3, СевероЗападного округа от 05.08.2002 N А56-4649/02).

Но нужно учитывать, что иногда визитные карточки изготавливаются специально для рекламных мероприятий и содержат рекламную информацию.

Визитная карточка с рекламной информацией может быть такой:

┌───────────────────────────────────────────────────────┐

│ ООО "Ромашка" │

│ Консультационные услуги по ведению │

│ бухгалтерского и налогового учета. │

│ Первая консультация бесплатно! │

│ 123456, Москва, тел.: (495) 912-84-25 │

│ ул. Перестукина, 18 e-mail: [email protected] │

└───────────────────────────────────────────────────────┘

Если такие визитные карточки распространяются среди неопределенного круга лиц (например, выкладываются на выставочном стенде), то расходы на их изготовление и распространение следует признать расходами на рекламу (в составе иных нормируемых видов рекламы согласно п. 4 ст. 264 НК РФ, которые принимаются в целях налогообложения в пределах

1\% выручки от реализации).

ГСМ

Если организация имеет в собственности автомобили, то она неизбежно несет затраты на приобретение ГСМ.

Если автомобиль арендуется у другого лица (при этом не важно, кто является арендодателем другая организация или физическое лицо), то порядок содержания этого автомобиля определяется Гражданским кодексом РФ и условиями договора аренды.

При заключении договора аренды с экипажем арендодатель отвечает за управление автомобилем и его нормальную безопасную техническую эксплуатацию. Арендодатель же обеспечивает поддержание надлежащего состояния сданного в аренду транспортного средства, включая проведение текущего и капитального ремонта. При этом расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов, несет за свой счет арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды (ст. 636 ГК РФ).

При заключении договора аренды автомобиля без экипажа обязанность по оплате расходов на содержание транспортного средства, его страхование, а также иных расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией, по общему правилу, также возлагается на арендатора (ст. 646 ГК РФ).

Поэтому организация, арендующая автомобиль, имеет право учитывать в расходах затраты на ГСМ, независимо от вида договора аренды (с экипажем или без экипажа), если только самим договором аренды не установлено иное.

Затраты на приобретение ГСМ учитываются в целях налогообложения прибыли по статье

"материальные затраты" (пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ).

* * *

Чтобы учесть затраты на ГСМ в целях налогообложения прибыли, организации потребуются документы, подтверждающие размер понесенных затрат.

В зависимости от формы расчетов такими документами могут быть:

при наличных платежах кассовый чек. При этом в чеке кроме информации о дате и сумме покупки должны быть сведения о марке и количестве отпущенных ГСМ. Если в чеке ККТ таких данных нет, то к нему должен быть приложен товарный чек, содержащий соответствующую информацию;

при безналичных расчетах водителям выдаются талоны или топливные карты, по которым они и заправляют автомобили. При этом документами, подтверждающими сумму фактических затрат на ГСМ, будут являться кассовые чеки, подтверждающие отпуск топлива по талонам (картам), и акты (накладные) от поставщика с данными о фактически отпущенном количестве топлива.

Обратите внимание! Чек АЗС на приобретение ГСМ является документом, подтверждающим факт того, что бензин был действительно приобретен. Однако одних чеков недостаточно. Ведь чек не может подтвердить факт использования приобретенного бензина. А согласно ст. 252 НК РФ расходы учитываются в целях налогообложения при условии, что они связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

Первичным документом, подтверждающим использование приобретенного бензина, является путевой лист, в котором содержится вся необходимая информация о работе автотранспорта, включая информацию о расходе ГСМ.

Долгое время налоговые органы настаивали на том, что путевые листы, обосновывающие расходы, должны оформляться по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от

28.11.1997 N 78, и в строгом соответствии с Правилами заполнения этой формы. При отсутствии таких путевых листов расходы на ГСМ попросту изымались из состава затрат, уменьшающих налоговую базу.

И только в 2005 г. представители Минфина России согласились с очевидным фактом форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России N 78, носит обязательный характер только для специализированных автотранспортных организаций (Письмо Минфина России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214).

Все остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов (с соблюдением требований, предусмотренных п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Таким образом, в настоящее время организации (за исключением автотранспортных предприятий) самостоятельно принимают решение о том, какую форму путевого листа они будут применять (унифицированную или свою собственную).

При разработке собственной формы путевого листа имейте в виду, что она в обязательном порядке должна содержать информацию о месте следования автомобиля (Письмо УФНС по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253). Эта информация позволит подтвердить факт

использования автомобиля в деятельности организации и, соответственно, будет служить доказательством экономической обоснованности расходов на ГСМ и их связи с деятельностью, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ).

И конечно же, в путевом листе должна быть информация о пробеге автомобиля. Иначе бухгалтер не сможет рассчитать расход ГСМ.

Еще один важный момент: все самостоятельно разработанные формы первичных документов являются частью учетной политики организации (п. 5 ПБУ 1/98 "Учетная политика организации"). Поэтому самостоятельно разработанная форма путевого листа должна быть приложена к приказу об учетной политике организации.

Если с формой путевого листа вопрос решен однозначно, то периодичность его составления

до сих пор вызывает вопросы.

Подход Минфина России на сегодняшний день более чем лоялен: организация может самостоятельно определить периодичность составления путевых листов. При этом нужно исходить из того, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

В Письме Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 указано, что если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать расходы налогоплательщика на приобретение ГСМ.

Таким образом, учитывая требования налоговиков о том, чтобы в путевом листе нашли свое отражение все маршруты следования данной конкретной машины, вопрос о периодичности составления путевых листов должен решаться в каждой организации в зависимости от интенсивности использования автотранспорта. Если автомобиль ежедневно совершает несколько поездок, то путевой лист придется составлять ежедневно. Если же интенсивность использования автомобиля невелика, например несколько раз в неделю, то путевой лист может составляться и раз в неделю. При этом в нем нужно будет указать все поездки, совершенные за эту неделю, с расшифровкой по датам.

* * *

Налоговый кодекс не ограничивает размер затрат на ГСМ, учитываемых в целях налогообложения прибыли.

Однако, несмотря на это, налоговые органы на местах зачастую настаивают на том, что организации при определении размера затрат на ГСМ, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, должны ориентироваться на Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-03), утвержденные Минтрансом России 29.04.2003.

В обоснование своей позиции налоговики ссылаются, в частности, на Письмо Минфина

России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223.

Позиция Минфина России, высказанная в указанном выше Письме, такова.

При определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России.

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при определении норм расхода топлива налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Таким образом, если вы хотите на 100 процентов оградить себя от возможных претензий налоговиков, то вам придется при списании затрат на ГСМ руководствоваться приведенной выше позицией Минфина России. Это значит, что в расходах будут учитываться фактически понесенные затраты на ГСМ (подтвержденные путевыми листами и чеками ККТ), но не более сумм, рассчитанных исходя из Норм, утвержденных Минтрансом России.

Однако нам позиция Минфина России представляется необоснованной.

Повторяем, в НК РФ нет никаких указаний на то, что затраты на ГСМ должны приниматься в целях налогообложения в пределах норм, установленных Минтрансом России (либо каким-нибудь иным ведомством).

Чтобы соблюсти требования ст. 252 НК РФ, организации достаточно самостоятельно установить нормативы расхода ГСМ по каждому конкретному автомобилю, используя, в первую очередь, данные завода-изготовителя. При этом, в зависимости от условий использования и технического состояния каждого автомобиля, эти нормы могут быть скорректированы в большую или меньшую сторону. Очевидно, что при использовании автомобиля в большом городе (например, в Москве) в условиях постоянных пробок расход бензина значительно выше, чем при

использовании точно такого же автомобиля для поездок по незагруженным трассам. Использование кондиционера тоже повышает расход, причем ощутимо. Разрабатывая нормы расхода ГСМ, организация может учесть все эти (и не только эти) факторы, подтвердив их соответствующими расчетами.

Итогом всей этой работы может стать приказ руководителя об утверждении норм расхода топлива, масла, прочих технических жидкостей и смазочных материалов отдельно для каждого автомобиля, используемого на предприятии.

Установленные этим приказом нормы будут определять максимальный размер расходов на ГСМ, который может быть учтен в расходах в целях налогообложения прибыли. Таким образом, бухгалтер, рассчитывая сумму затрат на ГСМ, будет руководствоваться следующим подходом: в расходах будет учтена сумма фактических затрат (подтвержденная документально), но в размерах, не превышающих суммы, рассчитанные исходя из норм, установленных приказом руководителя.

При таком подходе, на наш взгляд, у налоговых органов не будет оснований для предъявления каких-либо претензий по поводу необоснованности затрат на ГСМ.

* * *

Отдельно остановимся на порядке учета сумм НДС, относящихся к стоимости ГСМ.

Основным документом, дающим право на вычет НДС, в настоящее время является счетфактура (п. 1 ст. 172 НК РФ).

При наличии счета-фактуры вычет представляется независимо от того, выделен НДС в

первичных документах (чеках, накладных, актах) или нет.

При отсутствии счета-фактуры правомерность вычета (на основании кассового чека) можно доказать только в судебном порядке. Налоговые органы однозначно настаивают на том, что вычет НДС на основании чека ККТ невозможен.

Если сумма НДС в чеке не выделена, то вся стоимость ГСМ, указанная в чеке, формирует стоимость приобретенных ГСМ и учитывается в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

А что делать, если сумма НДС в чеке выделена?

Если у организации нет счета-фактуры, то без обращения в суд вычет она получить не сможет. При этом сумма НДС, выделенная в чеке, не будет признана налоговиками и в качестве расхода, уменьшающего налоговую базу по налогу на прибыль.

Логика их рассуждений такова.

Перечень случаев, когда суммы "входного" НДС могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, приведен в ст. 170 НК РФ. Отсутствие у налогоплательщика документов, подтверждающих его право на применение вычета по НДС, указанным перечнем не предусмотрено. Следовательно, оснований для включения данного налога в стоимость товаров (работ, услуг) при налогообложении прибыли в этом случае не имеется.

Таким образом, организация не вправе учесть в составе расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль сумму НДС, выделенную в чеке АЗС. В итоге эта сумма НДС вообще в целях налогообложения не учитывается (ни в составе вычетов по НДС, ни в составе расходов по налогу на прибыль).

Отметим, что этот же подход применяется налоговыми органами на местах и в тех случаях,

когда в чеке присутствует запись "в том числе НДС" или "включая НДС" (без выделения суммы налога). Сумма НДС в этом случае определяется ими расчетным путем.