Глава 20 компьютерные технологии организации хранения и поиска документальной информации

Глава 20 компьютерные технологии организации хранения и поиска документальной информации: Организация работы с документами, Кудряев В.А, 1999 читать онлайн, скачать pdf, djvu, fb2 скачать на телефон Рассмотрены история развития системы государственного делопроизводства, норма-тивно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с доку-ментами, информационные технологии обеспечения управленческой деятельности...

Глава 20 компьютерные технологии организации хранения и поиска документальной информации

Цель документального поиска — нахождение и выдача соответствующих запросу пользователя документов или их описаний. Документы, отвечающие запросу пользователя, называются релевантными.

Понятие «документ» в рамках информационных технологий трактуется несколько шире, нежели в традиционном документоведении. В соответствии с Оксфордским словарем «документ это текст или изображение, имеющее информационное значение».

Традиционно информационно-поисковые системы (ИПС) применяются для тематического поиска научно-технической информации в крупных библиотеках, научно-технических центрах, архивах, патентных библиотеках.

В настоящее время в связи с возрастанием объема документальной информации, необходимой для принятия эффективного управленческого решения, и возможностями, предоставляемыми новыми компьютерными технологиями, автоматизированные информационно-поисковые системы стали широко использоваться в различных сферах экономики.

По оценкам американских экспертов (фирма Delphi Consulting), в США ежедневно генерируется более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн. документов, причем поток деловой информации чрезвычайно разнообразен по видам ее представления. Можно выделить три основных составляющих деловой информации. Поданным вышеназванной фирмы, 12\% информации — структурировано, представлено в электронной форме, хранится и управляется с помощью систем управления базами данных. Примерно 15\% информации представляет собой неструктурированные данные в электронной форме, как правило, это текстовая информация. Для автоматизации хранения и поиска такой информации используются технологии информационно-поисковых систем. И оставшиеся около 73\% информации традиционно хранятся на бумаге. Организация быстрого и эффективного поиска такой документальной информации становится все более неразрешимой проблемой.

Таким образом, сфера приложения для технологий информационно-поисковых систем представляется достаточно широкой.

Примерами документальной информации, для которой эффективно автоматизированное хранение и поиск, могут служить: законы, постановления, комментарии к нормативным актам, тексты контрактов, переписка с клиентами и партнерами, проекты, стенограммы переговоров, приказы, распоряжения, письма, отчеты, планы, программы, записи судебных дел, постановления судов, научные статьи, доклады, конспекты, рефераты, периодические и специальные печатные издания, каталоги фирм, рекламные издания, справочники и другие документы.

При автоматизации поиска документальной информации важнейшими являются задачи формализации содержания документа и запроса. При решении этих задач могут использоваться различные подходы.

Первый подход состоит в том, что содержание документа, а также его характеристики (дата издания документа, автор и т.п.) отображаются в некую структурированную информацию, представляющую собой, например, запись реляционного файла или строку в электронной таблице. В этом случае поиск документа .сводится к поиску структурированной информации средствами СУБД или табличного процессора.

Второй подход состоит в том, что поиск происходит по всему тексту документа или по его поисковому образу. При этом в качестве запроса чаще всего выступают отдельные ключевые слова или их логические комбинации. Этому подходу, соответствующему традиционному пониманию документального поиска, и посвящена данная глава.

Эффективность документального поиска оценивают на основе показателей полноты и точности. Полнота поиска определяется как отношение числа выданных в ответ на запрос релевантных документов к числу всех имеющихся в поисковом массиве релевантных документов. Точность поиска определяется как отношение числа релевантных документов в выдаче к общему числу выданных документов.

Автоматизированный документальный поиск может быть организован на основе различных технологий: поиска по поисковому образу документа, поиска по полному тексту документа, поиска документов по гипертекстовым ссылкам.

Технология полнотекстового поиска является неотъемлемой составляющей таких современных и перспективных информационных технологий, как: системы управления документами (Document management system, DMS), технологии групповой работы над документами (groupware), технологии поиска в Internet/intranet, На технологии гипертекста базируется самый известный сервис Internet — World Wide Web (WWW).

Организация работы с документами

Организация работы с документами

Обсуждение Организация работы с документами

Комментарии, рецензии и отзывы

Глава 20 компьютерные технологии организации хранения и поиска документальной информации: Организация работы с документами, Кудряев В.А, 1999 читать онлайн, скачать pdf, djvu, fb2 скачать на телефон Рассмотрены история развития системы государственного делопроизводства, норма-тивно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с доку-ментами, информационные технологии обеспечения управленческой деятельности...