4.3. бланки документов

4.3. бланки документов

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или (реже) специального штампа, и образуют официальный бланк документа.

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица, установлены следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для письма могут быть проставлены следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, наименование министерства или ведомства, наименование предприятия, адресные данные. Кроме того, в бланке ограничительными отметками черточками и уголками отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов ОРД, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем.

Вместо реквизита «Адресные данные» в общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Название вида документа». Вместо «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» «Место составления или издания»; эти реквизиты являются взаимоисключающими.

Кроме того, на общем бланке не проставляется код формы документа по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.

Реквизиты 01, 02, 03 помещают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Бланки организации, а также бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк акта и т.д.) изготавливаются только типографским способом, а компьютерная техника используется для изготовления бланков для писем и общих бланков. Это оправдано в случае составления данного вида документа более 200 раз в год. Для документов постоянного применения (например, договоров, актов и т.д.) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и пропусками для внесения переменной информации.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06,07,12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа.

Такое размещение является наиболее рациональным для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, так как эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.

Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языках, то бланковые надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).

Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (248x210), допускается использование бланков формата A3 и А6.

Бланки документов должны иметь поля:

левое 20 мм;

верхнее — не менее 20 мм;

правое и нижнее — не менее 8 мм.

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами 1,5-3 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максимально приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.

Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.