8.2. анализ структуры документооборота

8.2. анализ структуры документооборота

Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной .организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.

Однако это не значит, что организация документооборота не поддается .самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организации труда, например:

исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

различные операции должны выполнятся параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результаты контроля и другие сведения следует передавать в службу документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;

Должны быть предусмотрены все возможные варианты движения документов.

Разбивка системы документооборота на конкретные технологические операции может осуществляться только на основе анализа структуры документооборота. Естественно, что само структурирование должно иметь прикладное прагматическое значение, только в таком случае оно может получить реальное применение.

Поскольку ценность документной информации существует только в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию, существующую сама по себе и не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень информационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей их информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь, значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом.

При организации рациональной системы документационного обеспечения в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

Ранее была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов, прежде всего по направлениям документопотоков:

документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам;

документы, подлежащие передаче на рассмотрение руководства организации с целью определения состава исполнителей, сроков и характера исполнения.

Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток. Основными управляемыми параметрами документопотока являются:

содержание или функциональная принадлежность;

структура потока;

направление потока и его объем.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура потока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой документационного обеспечения контроль исполнения и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Решающими при организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по исполнителям. По функционально-целевому назначению в основном это информационные документы о состоянии объектов управления, документация плановая, распорядительная, финансовая. Безусловно, состав входящей документации значительно пестрее, ее точный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.

Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая документация, сливаясь со специфической документацией, образует поток исходящих документов субъекта управления.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации.

Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периодической документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого потока (плановая, финансовая, статистическая и т.д.) движутся в организациях по строго определенным направлениям, и при четком определении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства. Практическая реализация этого положения нашла отражение в составлении списков нерегистрируемых централизованно в службе документационного обеспечения групп документов. В их состав обычно включают:

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

корреспонденцию с пометкой «лично»;

документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки и т. д.);

документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки, копии платежных требований и т. д.);

документы первичного статистического учета и отчетности (в соответствии с унифицированными системами документации);

документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы и т. д.);

документы и другие материалы по вопросам технической информации, торговли (периодические издания, рекламные материалы, плакаты, выставочные буклеты и т. д.);

документы, поступающие в адрес общественных организаций.

Наличие в системе документооборота переменной части определяет специфику адресности движения документов и режимы их обработки. Именно с этой целью часть поступающих документов направляется на рассмотрение руководства и дополняется резолюцией, содержащей в обязательном порядке недостающую информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме исполнения.

Поэтому затраты руководителей на рассмотрение поступающей корреспонденции определяются прежде всего долей переменной части, а не его личным стилем работы. Возможности уменьшения нагрузки руководителей в обработке корреспонденции лежат в области анализа состава этой корреспонденции, определения степени ее периодичности и расширения на этой основе состава постоянной части входящего и исходящего документопотоков. Так, для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое делегирование полномочий подписания документов, такое делегирование не ограничено законодательством и находится в компетенции руководителя организации.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен состав и объем составляющих его документов и содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения. На государственном и отраслевом уровне задачи упорядочения постоянных документопотоков решаются путем разработки и внедрения общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (УСД), установления рациональной периодичности или сроков предоставления документов постоянным корреспондентам, зафиксированным в системах управления.

В организациях на основе действующих УСД, собственного опыта и сложившейся практики целесообразно также проведение работ по рационализации документопотоков. Поскольку документопотоки это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, исследовать потоки документов можно только в комплексе с определением содержания и особенностей деятельности субъектов и объектов управления, выявлением системы принятия решений в исследуемых объектах и фиксацией полного состава информационного обеспечения принятия этих решений, вычленением той его части, которая обеспечивается циркулирующими в организации документами.

Основные цели исследования документопотоков организаций: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов. Наиболее эффективными современными методами совершенствования потоков документов в настоящее время являются: создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов; унификация текстов документов; построение эффективных информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютерных технологий обработки информации.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые над документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а через них и финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов.

Особенностью анализа документопотоков является включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов. Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов на двух листах приводится ниже (табл. 8.2).

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям формирования содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

Таблица 8.2

Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного

письма с сообщением о проведении конференции

для 100 адресатов на двух листах

Выдержка из оперограммы подготовки и принятия решения приведена ниже.

Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принимаемого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы.

На основе построения документограмм, например, определяется количество документов в структурном подразделении организации, состав исполнителей, порядок движения документов, трудоемкость их обработки.

Рассмотрим документограмму управления цехом:

Построение подобных документограмм первый этап разработки комплекта унифицированных документов, унификации их текстов.

Если количество документов по конкретной задаче не превышает 10-20 в год, то для отображения результатов обследования может использоваться схема документооборота, например схема контроля исполнения документов:

При более сложных методах обработки собранных сведений, генерирования новых идей, проектирования банка данных анализ производится с помощью построения информационных моделей. Составленные тем или иным методом модели организации документооборота могут иметь самостоятельное значение и должны быть утверждены в качестве нормативных документов организации. Однако на практике исходя из удобства пользования, традиций, модели организации документооборота включаются в инструкции по делопроизводству.

Результаты аналитической работы по изучению, регулированию и оптимизации документооборота являются основой для подготовки раздела об этапах содержания и обработки внутренних и исходящих документов. По качеству подготовки этих разделов можно судить о научно-методическом потенциале действующей в организации службы документационного обеспечения и культуре труда руководства и сотрудников.