9.2. контроль за исполнением документов

9.2. контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений ключевая функция управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

формализованный контроль своевременного исполнения;

контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей осуществляет только служба документационного обеспечения, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего г обеспечивают сотрудники, ответственные за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль же по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения.

Основными задачами службы контроля исполнения являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

обобщение сведений, получаемых в процессе отслеживания хода и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы документационного обеспечения. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят удостоверяющим документ руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

В идеальном варианте контролируется исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за исполнением, и документы, контроль за исполнением которых необязателен.

Основополагающим фактором при этом следует считать и нормативное обеспечение контрольной деятельности. Поэтому исходя из специфики и опыта работы в организациях составляются и утверждаются руководством в виде самостоятельного документа или в составе приложений к инструкции по делопроизводству методика постановки контроля исполнения документов и перечень документов, подлежащих контролю за исполнением.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения в перечень включают важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Вместо перечня включаемые в него сведения могут войти отдельной графой и в Табель документов организации, также утверждаемый директором. Перечень, независимо от выбранной формы, разрабатывается службой документационного обеспечения с участием юридической службы организации.

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения. Необходимость этого требования не зависит от места контрольной службы в структуре организации. Так, если служба контроля входит в состав канцелярии, а та, в свою очередь, в состав управления делами, то независимо от этого информацию об исполнении документов и поручений контрольная служба должна направлять непосредственно руководству организации.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации определяются типовые сроки их исполнения.

Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах и, конечно, в государственных законах Российской Федерации и других стран, например для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафиксирована в ГСДОУ и также выступает в качестве типовых, например исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения и др.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или Инструкцию по дeлопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении стороннего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых — с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах.

При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимися исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполняется в самой контрольной службе. Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами.

При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено ГОСТом 6.38-90 место для проставления специальной отметки о контроле исполнения.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Проверка хода исполнения в соответствии с УСОРД и ГСДОУ должна осуществляться в следующие сроки:

задания последующих лет — не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе проставляется в правом нижнем углу отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение. Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. В конфликтной с исполнителем ситуации вопрос о снятии документа с контроля должно решать либо лицо, установившее контроль, либо руководство организации.

По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Наибольшую наглядность результаты работы исполнителей будут иметь, если в месячных сводках, представляемых руководству, указывается:

общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;

количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;

количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

задержки исполнения в рабочих долях;

причины задержек исполнения документов.

Характерные причины неисполнения документов в срок:

слишком высокая степень централизации полномочий;

перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;

недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;

недостаточные сроки для качественного исполнения;

нерациональная система документооборота;

недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Литература к главе 9

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР, 1991. – 76 с.

2. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. –М., ВНИИДАД.

3. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. М, Изд-во Министерства труда, 1995. 27 с.

4. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М., Из-во «Юр. колледж МГУ», 1994. 87 с.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., Росархив,1995. 67 с.

6. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. -М., ПРИОР, 1997.194с.