15.3. средства составления и изготовления документов

15.3. средства составления и изготовления документов

К средствам составления и изготовления документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, специализированные программные продукты для персональных компьютеров (ПК), печатающие устройства для ПК, графопостроители, диктофоны и некоторая другая техника.

По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам/ автоматическим ручкам, шариковым и перьевым. Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда. Достаточно много текстовой И табличной документации изготавливается на пишущих машинах.

Общие требования к пишущим машинам сводятся к следующему: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе. Долгое время в критерии оценки пишущих машин входил такой показатель, как количество одновременно изготовляемых копий. Однако существующая в настоящее время практика показала его несостоятельность, поскольку тиражирование документов пишущими машинами в условиях наличия малогабаритных и высокопроизводительных копировальных аппаратов различных систем является нерентабельным и малооперативным.

Для сокращения процесса изготовления подлинников документов применяется стенография как способ, сокращающий разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами (рукописно) или печатанием на пишущей машине. Стенография за счет условного изображения символов, которое успевает за скоростью произнесения речи, помогает сократить этот процесс. Однако помимо двух человек — диктующего и стенографистки, автор-составитель затрачивает как в процессе диктования стенографистке, так и в процессе расшифровки зафиксированного текста очень много дополнительного времени.

В связи с этим представляется оптимальным использование такого средства составления и изготовления документов, как диктофон.

Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведения устной речи. Они применяются для подготовки писем, приказов, докладных записок, докладов, справок и других документов (при этом сокращаются затраты труда диктующего и машинистки, не нужно составлять черновики), для записи резолюций, указаний, запросов, заметок в процессе оперативной деятельности руководителей и специалистов (сокращается время доведения указаний до исполнителей, отпадает необходимость рукописного их фиксирования), хода совещаний, собраний, заседаний, выступлений, докладов, лекций (отпадает необходимость в их стенографировании) и т.д. Воспроизведение записи может быть осуществлено с замедлением, что позволяет проводить ее расшифровку более качественно.

Принтер — самое распространенное периферийное устройство ПК, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Существует широкое многообразие принтеров, отличающихся по типам, цене, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные.

Все принтеры выполняют одну и ту же задачу — обеспечивают вывод твердой копии документа из памяти компьютера. Принтеры воспроизводят на бумаге знаки определенным образом так, чтобы можно было видеть или читать информацию. Несмотря на это принтеры очень отличаются друг от друга по многим показателям. Выбирать принтер следует исходя из своих потребностей и возможностей.

Используемые в настоящее время в офисах и частными лицами принтеры существенно отличаются не только по принципу действия, но и по выходным параметрам. Тем не менее они имеют также ряд общих характеристик. Прежде всего, это наличие обновляемой памяти (буфера), постоянной памяти и для большинства современных моделей поточечный способ переноса букв и других графических элементов из памяти компьютера на бумагу, пленку или промежуточный твердый носитель изображения.

Матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимостью печати. Символы формируются из точек. В процессе печати маленькие иглы печатающей головки прижимаются к красящей ленте, оставляя след на, бумаге. Матричные принтеры более хорошего качества (24 иглы) печатают быстрее, имеют больше игл на печатающей головке (по сравнению с 9-игольчатыми) и смещаются на меньшие промежутки за шаг, оставляя на бумаге таким образом более четко оформленные символы. Они могут печатать сложные формы на широкой бумаге (формата A3) и часто используются в домашних условиях или в небольших офисах (особенно если используется хорошая бумага и новые ленты). Крупные фирмы стараются не использовать матричные принтеры, потому что по качеству печати они хуже всех известных на сегодня принтеров, да и скорость вывода у них небольшая. Матричные принтеры очень шумные, у большинства отсутствует возможность цветной печати, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.

Некоторые принтеры струйного типа обеспечивают печать того же качества, что и матричные принтеры, но есть и такие, которые сравнимы по качеству даже с лазерными. Дорогие струйные принтеры могут выдавать очень четкий текст и графику. Символы составляются из точек, как и в матричных принтерах, но точки являются не следами красящей ленты, а капельками чернил, которые разбрызгиваются на страницу. Разные производители применяют различные методы вывода точек на бумагу, но все используют поток чернильных капель.

Лазерные принтеры, обычно более дорогие по сравнению со струйными или матричными принтерами, выдают печать самого высокого качества. Их работа подобна работе фотокопировальных аппаратов. Изображение «записывается» на светочувствительный барабан с помощью лазера. Затем лист бумаги пропускается через красящую смесь (тонер), представляющую собой мелкий порошок. «Засвеченные» участки выбирают красящую смесь, которая затем вплавляется в бумагу под воздействием тепла.

Хотелось бы отметить, что у каждой категории принтеров есть свои достоинства и недостатки.

Матричные принтеры очень дешевые, могут печатать сложные формы на широкой бумаге. Струйные принтеры работают тихо, компактные, с хорошим качеством печати. Большинство из них печатает в цвете. Персональные лазерные принтеры имеют высокое качество печати. Они работают тихо, компактно, потребляют небольшую мощность.

Качество печати на матричных принтерах приемлемое при наличии 24 игл, но не сравнимо с качеством струйных принтеров, а тем более лазерных. Качество печати у струйных принтеров почти такое, как у лазерных, качество изображений с высоким разрешением повышается при печати на специальной бумаге. У лазерных принтеров качество печати отличается, особенно у моделей с разрешением 600 точек на дюйм и выше.

Стоимость печати страницы на струйных и лазерных принтерах выше, чем на матричных.

К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. В качестве недостатка следует отметить, что вывод на печать дороже, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в принтер и не испортила его. Хотя качество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги, но новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными для печати в небольших объемах. Лазерные принтеры слишком дороги для начинающих пользователей и используют ограниченные размеры бумаги.

Появление устройств для вывода графической информации — плоттеров (графопостроителей) — было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности (в т.ч. офисной) систем автоматизированного проектирования. Результат работы практически любого такого пакета — это комплект конструкторской и (или) технологической документации, в котором различные графические материалы (чертежи, схемы, графики, диаграммы и т.д.). Выполнение же подобных документов ручным способом сводит на нет многие преимущества, предоставляемые пользователям этими системами.