2.3. носители экономической информации

2.3. носители экономической информации

Под носителем информации понимается физическая среда, используемая для записи и накопления информации. По способу записи и считывания информации носители подразделяются на ручные, электронные и гибридные.

К ручным носителям относятся бумажные документы, заполненные информацией и воспринимаемые человеком без использования технических средств. К электронным те, на которые записывается или с которых считывается информация с использованием технических средств (магнитные и оптические носители).

Гибридные носители в зависимости от способа записи и считывания представляют собой машиночитаемые документы, информацию на которые заносит пользователь, а считывается эта информация с помощью специальных технических средств.

До настоящего времени наиболее распространенным носителем информации является документ, под которым понимается информационное сообщение о взаимосвязанных экономических показателях, зафиксированное на бланке установленной формы и имеющее юридическую силу.

Для того чтобы разработать первичный документ, нужно сначала определить необходимый состав разрабатываемых показателей, при этом избежать лишней информации, но сохранить ту, которая необходима для решения целого комплекса задач. При этом особое внимание уделяется отбору постоянной и переменной информации.

31

Затем приступают к размещению реквизитов на бланке отчета. Практикой проектирования с целью эффективного использования различных средств вычислительной техники установлен следующий порядок размещения реквизитов: справочные реквизиты-признаки, группировочные и другие реквизиты-признаки, а также абсолютные и относительные реквизиты-основания.

Указанные группы реквизитов располагаются в определенных частях документа и могут иметь разные способы размещения: анкетный, линейный и табличный.

Линейный способ предусматривает размещение реквизитов в двух строках: в верхней располагаются наименования, а в нижней -их значения.

Анкетный способ применяется для размещения реквизитов в вертикальной последовательности обычно в виде двух граф: левая графа предназначена для наименований, а правая для их значения.

Табличный способ предусматривает размещение различных реквизитов в виде таблицы с графами по вертикали и строками по горизонтали. Табличный способ используется чаще всего для размещения реквизитов-признаков в сочетании с реквизитами-основаниями.

После окончательного уточнения разрабатываемого первичного документа и согласования с размещением его реквизитов на машинном носителе, приступают к расчету площади бланка. Бланки документов разрабатываются строго определенного, предусмотренного ГОСТом формата (мм): Аі 841x594, А2 594x420, Аз 420x297, А4 297x210, Аз 210x148, Аб 148x105 и А7 105x 74.

Для большинства первичных документов применяется типовая структура размещения информации, состоящая из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (см. табл. 2.з).

Заголовочная часть для большинства документов является стандартной. В ней приводятся постоянные справочные и группи-ровочные реквизиты-признаки и дается полное наименование документа с индексом его формы.

Для построения заголовочной части используются анкетный и линейный способы размещения информации.

Содержательная часть документа включает наименования реквизитов-признаков (строк и граф) и их числовые значения (реквизиты-основания), расположенные по табличному способу размещения.

32

Таблица 2.3

Типовая структура размещения реквизитов в первичном документе (статистическом отчете)

Этот способ компактен, удобен для визуального контроля и анализа, а также позволяет вводить необходимые итоги по строкам или графам и осуществлять балансовую увязку показателей.

Оформляющая часть предназначена для проставления подписей должностных лиц, отвечающих за составление документа, печати и даты его составления.

При проектировании первичных документов обязательно учитываются возможности применения современных технических средств, в частности считывающих устройств, позволяющих осуще33

именные показатели. В содержательной части размещаются группи-ровочные реквизиты-признаки (подлежащее таблицы) и наименования граф (сказуемое таблицы) и их числовые значения.

При проектировании форм результатных документов учитывается только требование, связанное с ограничением количества символов в строке, выдаваемой на печать.

В условиях совершенствования экономической методологии большое значение придается унификации, устанавливающей единые требования к содержанию и построению документов, используемых в экономике.

Унификация отчетности обеспечивается единым законодательным порядком разработки и централизованного утверждения различными органами (ФСГС1, Минфина РФ, Центрального Банка РФ и др.) форм отчетных документов и инструкций по их заполнению, а также единой методологией приспособления этих форм к их машинной обработке. В качестве руководящего материала при унификации используются государственные стандарты на их построение.

При организации обработки отчетности особое внимание уделяется созданию информационной базы, под которой понимается совокупность различных файлов, хранящихся на электронных носителях.

Разработка информационной базы начинается с определения общего состава, для чего производится анализ содержания проектируемых первичных и сводных документов.

В результате анализа устанавливается, в какой степени перечень реквизитов первичного документа обеспечивает разработку всех результатных документов. При необходимости вносятся соответствующие изменения в этот перечень за счет включения новых или устранения дублирующих реквизитов, обращая внимание на минимальную избыточность данных и целостность информационной базы.

Далее проектируется логическая структура информационной базы исходя из стабильности (файлы с постоянной и переменной информацией) и различных сроков поступления информации.

Для выполнения этого этапа необходимо знать не только состав комплекса решаемых задач, но и располагать всеми их объемно-временными характеристиками.

Тест

1.Основной структурной единицей экономической информации является:

а) реквизит;

б) показатель;

в) документ.

Из скольких реквизитов состоит экономический показатель?

а) один реквизит-признак, один реквизит-основание;

б) один реквизит-признак, много реквизит-оснований;

в) много реквизит-признаков, один реквизит-основание.

Укажите классификационные признаки, имеющие принципиальное значение для машинной обработки:

а) по способу обработки;

б) по периодичности обработки;

в) по стабильности.

Совокупность документов по определенному признаку образует:

а) показатель;

б) массив;

в) систему.

По признаку стабильности экономическая информация бывает:

а) переменной;

б) оперативной;

в) постоянной.

6.В какой части первичного документа располагаются постоянные реквизиты-признаки?

а) заголовочная;

б) содержательная;

в) оформительская.

7.В какой части первичного документа располагаются постоянные реквизиты-основания?

а) заголовочная;

37