8.3. функционально-стоимостной анализ в решении организационно-производственных задач

8.3. функционально-стоимостной анализ в решении организационно-производственных задач

В предшествующих параграфах было показано, насколько значительны и сложны задачи функционально-стоимостного анализа в конструировании принципиально новых изделий и их продвижении по всей цепочке — от задуманного, произведенного до сферы потребления. При решении организационно-производственных задач значение ФСА возрастает и заметно усложняется.

Если выше мы имели дело с созданием единичного изделия, то здесь — с производственной системой, отличающейся множественностью связей с другими системами и подсистемами и множественностью функций. Применительно к промышленности в качестве производственных систем и подсистем можно рассматривать рабочее место, производственный участок, цех, передел, предприятие и различные объединения (концерн, акционерное объединение, товарищество с ограниченной ответственностью и др.).

От анализа конструирования единичных изделий функционально-стоимостной анализ отличается не всегда строго выверенной иерархичностью функционального и структурно-элементного соотношения внешних и внутренних систем и производственных элементов; отчетливо выраженным стохастическим характером действия производственных факторов и вероятностной связью их с изучаемым совокупным показателем, а также наличием явлений мультиколлинеарности; необходимостью экономико-математического моделирования с использованием ЭВМ.

Особенности функционально-стоимостного анализа в решении организационно-производственных задач, описанных в специальной литературе, выглядят следующим образом (с некоторыми нашими корректировками):

выбор в первую очередь таких объектов анализа (производственных систем и подсистем), которые отличаются крайней неустойчивостью выполнения бизнес-планов, заданий, нормативов по выпуску основной продукции; наличием технологически не мотивированного брака готовых изделий; нерациональным использованием станков, агрегатов, поточных линий; избыточным потреблением энергоносителей, сырья, материалов; текучестью кадров, низким уровнем техники безопасности как на рабочих местах, в цехах, так и в целом на предприятии;

сбор и предварительный анализ всей совокупности экономической информации (технологической, инженерно-технической, планово-нормативной, учетно-отчетной), отражающей соответствие технологии современным требованиям, инженерно-техническое оснащение, наличие и использование основных и вспомогательных производственных помещений, организационное состояние технологического процесса в пространстве и времени (длительность производственных циклов, загрузка оборудования и рабочих, вынужденные простои, объем незавершенного производства, качество продукции);

построение внешней структурной модели производственной системы, ее коммуникационные связи с другими системами и подсистемами; состав входов и выходов системы (энергетических, материально-сырьевых, инженерно-технических, технологических, информационных), а также связь с обслуживающими системами (ремонтными, инструментальными, складскими, транспортными), с управляющими системами (контрольными, плановыми, учетными);

структурное описание производственной системы: состав и соподчиненность составных элементов, размеры подразделений, их формы, построение, взаимосвязь (с выделением частных производственных систем, связанных между собой однородным энергетическим, материально-сырьевым и информационным потоком);

функциональное описание производственной системы с выделением главной функции, определяющей ее специализацию, второстепенных функций, характеризующих коммуникационные связи с внешней средой (с управляющими органами, с поставщиками и потребителями), а также внутренних функций, связанных с частными производственными системами: составление линейного или сетевого графика технологического процесса;

построение матрицы совместимости внутренних функций во времени, отражающей реальные условия деятельности производственной системы в каждый из моментов времени с последовательным переходом системы из одного состояния в другое;

построение карты функциональных состояний, происходящее в два этапа: на первом для каждого элемента производственной системы осуществляется связка типа «частные технологические функции элемента — перечень состояний элемента», а на втором — истинный переход от описания функционирования каждого отдельного элемента к целостному процессу (с его машинным моделированием);

построение матрицы функциональной связанности, позволяющей произвести информационную оценку взаимной связанности любой пары функций и принимающей обычно форму треугольной матрицы взаимосвязи всех пар ее функций;

построение структурно-функциональной модели производственной системы посредством соединения элементов структурной модели с внутренними элементами функциональной модели (блок функциональных состояний);

оценка производственных затрат, производимая соотнесением затрат со всей совокупностью функций по схеме: элемент — состояние — функция, с использованием следующих количественных показателей-коэффициентов: ритмичности, параллельности, прямоточности, длительности (межоперационных перерывов), закрепления операций за рабочим местом, непрерывности (в работе оборудования и исполнителя), незавершенного производства, автоматизации и др.;

оценка качества функционирования производственной системы и уровня ее организации, являющаяся обобщающей характеристикой функционирования через показатель функционально-структурной организации системы. Показателем, отражающим затраты и результаты, степень использования в пространстве и во времени основных элементов производства (рабочей

силы, орудий и предметов труда), может служить коэффициент организации производственной системы. Исчисляется он по следующей формуле:

где F Е

Киф, Agg, A'n — коэффициенты использования основных фондов, оборотных фондов, рабочей силы;

Р<у> Рф~ нормативная и фактическая прибыльность (рентабельность) производственных фондов;

поиск путей совершенствования и функционально-структурной организации производственной системы при формировании множества вариантов, их «мозговом» штурме, морфологическом анализе и др.:

проведение укрупненной оценки вариантов на основе аналитических моделей ведется критериальным выбором варианта рационализации производственной системы (или создания новой) по принципу минимума приведенных затрат. Для этого используется формула

т /I

I I

где С — минимум приведенных затрат; Sv — затраты по оплате труда; S„ об — затраты по простою оборудования;

затраты на планирование и учет;

■Soxi — затраты, связанные с ожиданием обслуживания /-го рабочего места; т, п количество видов оборудования и рабочих мест; Zn, Zc незавершенное производство (цеховые и складские запасы);

дополнительные капитальные вложения;

выбор варианта реализации для внедрения усовершенствованной или новой производственной системы из множества рациональных вариантов осуществляется экспертной комиссией, составленной из опытных специалистов (научных, управленческих и др.).

Оценка вариантов может быть выполнена на основе теории сетей массового обслуживания с использованием ЭВМ.

Методы функционально-стоимостного анализа нашли широкое распространение и в процессе обоснования решений по формированию и развитию системы управления.

При проектировании организационных структур управления и обосновании состава работ, которые должны выполнять конкретное подразделение или исполнитель, четко определяется его целевая направленность и экономические последствия, т.е. объект управления и изменение показателя эффективности функционирования подразделения или организации в целом (рост объема продаж, дохода, прибыли, снижение трудоемкости, себестоимости и т.п.).

При регламентации деятельности в любом звене организации руководителю всегда приходится решать вопрос, оправданы ли затраты на эту работу, т.е. соизмерять затраты на разработку регламентов и эффект, который обеспечивается их внедрением.

При обосновании методов стимулирования дополнительные затраты на поощрение работников должны быть соизмеримы с эффектом, который обеспечивает лучшая работа сотрудников организации.

ФСА определяет основной подход к обоснованию изменений в системе управления — дополнительные затраты на управление должны обеспечить соответствующее изменение эффективности управляемого объекта.

Наибольший эффект применение ФСАдает на стадии проектирования и обоснования изменений в системе управления, так как в этом случае можно предупредить неоправданные затраты. Однако при оценке результативности деятельности конкретных подразделений аппарата управления и менеджеров можно выявить те виды работ и методы управления, которые не обеспечивают нужного эффекта, и подготовить предложения по ликвидации соответствующих подразделений и работ.

С целью проведения ФСА все виды работ, которые указаны в положениях о подразделениях и должностных инструкциях, группируются по таким принципам, как:

целевая направленность, т.е. указание направления влияния соответствующего управленческого воздействия на показатели эффективности деятельности организации:

увеличение объема продаж и производства продукции; снижение переменных издержек производства по конкретным видам продукции (работ, услуг);

снижение постоянных издержек производства; рост прибыли и улучшение финансовых результатов;

временной диапазон воздействия на показатели эффективности деятельности организации:

перспективное воздействие, которое связано с изменениями в структуре производства, материально-технической базе, хозяйственных связях организации и т.п.;

текущее воздействие, регулирующее использование имеющихся производственных ресурсов;

оперативное воздействие, связанное с корректировкой деятельности организации;

3) направление деятельности организации:

основной операционной деятельности;

финансовой деятельности;

инновационной деятельности.

4) результативность воздействия на эффективность деятельности организации:

высокоэффективные;

бесполезные;

вредные.

Такой подход к анализу позволяет, во-первых, тесно увязать анализ состояния и организации системы управления с результатами деятельности организации, во-вторых, оптимизировать работу основных подразделений системы управления организацией, т.е. позволит сосредоточить внимание менеджеров на наиболее результативных действиях и устранить бесполезные и вредные работы.

Наиболее полно ФСА системы управления проводится в период проектирования или реорганизации системы управления, когда распределяют полномочия, ответственность и права между руководителями разных уровней и направлений. В этом случае рационально провести анализ с использованием следующей схемы:

Проведение такого сопоставления, во-первых, позволяет выявить те области деятельности, которые остаются неохваченными, во-вторых, вскрыть дублирование в работе подразделений управления и, в-третьих, установить прямую связь управления с деятельностью управляемого объекта.

Особо следует обратить внимание на классификацию значимости работ. Так, выделение необходимых работ по управлению связано с выполнением тех функций, которые осуществляются в любой организации: распределение заданий, начисление заработной платы, составление годовых отчетов, налоговых деклараций и т.д. Эта часть работы формирует минимальные затраты на управление и включается в базовые постоянные расходы. Другие работы могут вестись с разной степенью интенсивности в зависимости от активности деятельности руководителей и менеджеров. Любое дополнительное действие, как правило, связано с дополнительными затратами, поэтому прежде чем включать в состав работ какие-либо новые виды деятельности, надо оценить их целесообразность. Особо важно исключить те воздействия, которые не дают результатов, а лишь отвлекают исполнителей, лишают их рациональной инициативы и самостоятельности. Например, периодичность контроля должна быть обдуманной, чтобы руководитель имел всю необходимую информацию, но одновременно не отвлекал работника. Это же относится и к информации, которая направляется работнику и должна мотивировать эффективность его деятельности. Так, при сдельной организации оплаты труда работник может ежечасно получать информацию о том, сколько продукции он изготовил, и о выработке своих коллег. Это мотивирует работника к лучшему труду. Если такая информация приходит работнику при повременной организации труда, то она бесполезна.

ФСА активно используется в процессе создания информационных систем, особенно если они построены по принципу принудительного обеспечения информацией. Для высококачественного управления любой специалист должен обладать всей необходимой для его деятельности информацией. В этом случае при проектировании информационных систем обосновывается, какая информация и с какой периодичностью должна поступать на его рабочее место. Необдуманное расширение информационного массива будет приводить к неоправданному удорожанию информационной системы; недостаточность информации затрудняет

квалифицированное выполнение работ, отвлекает менеджера на поиск информации, что может быть выполнено специалистами меньшей квалификации. Если передача информации прямо ориентирована на состав и содержание выполняемых работ, то по ее использованию можно делать вывод о полноте исполнения обязанностей.

В том случае, когда менеджер выполняет инициативную работу, для которой требуется дополнительная информация, он имеет право сделать персональный запрос, что свидетельствует об инициативном расширении его поля работы и может быть соответственно оценено руководством.

Важную роль ФСА может играть при разработке мероприятий по совершенствованию документооборота. Грамотное документальное оформление любой хозяйственной операции является важным требованием бухгалтерского учета. Учитывая значительное расширение свободы бухгалтеров в выборе учетной политики и организации учета, каждая организация значительно дополняет стандартные первичные бухгалтерские документы своими индивидуальными, связанными со спецификой сегмента бизнеса, особенностями организационно-производственной и управленческой структуры, т.е. организационно-распорядительной документацией, на основе которой формируется грамотный документооборот в организации. Вместе с тем излишние документы не только требуют дополнительных затрат, но и вносят путаницу в информационную систему. ФСА позволяет четко определить целевую направленность документа и оправданность рования.