5.3.7. вывод и сохранение данных электронных таблиц
5.3.7. вывод и сохранение данных электронных таблиц
Созданные и заполненные электронные таблицы используются в двух направлениях:
1. Как табличные документы самостоятельного значения, требующие оформления в виде твердой копии на бумаге и выполнения операции вывода на печать.
2. Как составные компоненты других документов, или способ оперативного хранения данных, что предполагает сохранение таблиц в виде файлов различного формата на соответствующих накопителях информации.
Вывод электронных таблиц на печать. Подготовка табличных документов для вывода на печать включает в себя задание соответствующих параметров страничного оформления, которые содержат:
ориентацию (размещение таблицы вдоль листа или поперек);
масштаб изображения на листе (изменение размера изображения на бумаге относительно размера изображения на экране);
размер листа бумаги (либо выбирается из предлагаемого множества стандартных размеров, либо указывается нестандартный размер);
качество печати (для тех принтеров, у которых возможен выбор);
размер отступов от края листа (верхнего, нижнего, правого, левого) и полей для верхнего и нижнего колонтитулов;
содержание верхнего и нижнего колонтитулов;
режимы центрирования таблицы относительно краев листа (по горизонтали и вертикали);
строки и столбцы, используемые в качестве заголовков, т.е. повторяющиеся на каждой странице печатаемого документа;
при необходимости — вывод на каждой странице имен столбцов и номеров строк;
порядок вывода примечаний (либо по месту расположения, либо в конце документа).
Для правильной установки параметров страничного оформления табличный процессор предлагает режим предварительного просмотра, в котором на экране отображаются страницы, формируемые для вывода на печать.
При реализации самой процедуры вывода на печать можно указать тип используемого устройства (принтера) и определить его свойства (с привлечением соответствующих средств операционной среды), задать диапазон выводимых страниц и число копий печатаемого документа.
При отсутствии или неисправности печатающего устройства допускается сохранение табличного документа в виде файла соответствующего формата, содержимое которого может быть распечатано при появлении возможностей.
Сохранение электронных таблиц. Для сохранения подготовленных и заполненных электронных таблиц на накопителе информации следует установить следующие параметры:
имя накопителя информации (имя накопителя на гибких магнитных дисках, имя логического устройства в рамках накопителя на жестких магнитных дисках, имя другого накопителя);
имя каталога или папки файловой системы выбранного накопителя информации;
имя файла, в котором сохраняется электронная таблица (точнее, книга или блокнот, в состав которого включена сохраняемая таблица);
формат сохранения (документ данного табличного процессора, документ более ранних версий того же табличного процессора, документ другого табличного процессора, текстовый документ, документ формата базы данных, другие стандартизированные форматы обмена информацией);
условия последующего доступа (пароль при открытии файла, режим внесения изменений).
Обсуждение Информационное обеспечение управленческой деятельности
Комментарии, рецензии и отзывы