3.6. организационное обеспечение банковских операций доверительного управления

3.6. организационное обеспечение банковских операций доверительного управления

Для ведения операций доверительного управления в банке должен быть организован отдел доверительного управления (ОДУ). Организационная структура данного отдела должна включать несколько звеньев, штатное расписание и порядок деятельности которых независимо от объема работы должны соответствовать принципу самостоятельности и обособленности от других подразделений банка. Указанный отдел должен быть наделен достаточно широкими полномочиями и свободой в рамках своей деятельности. В этих целях его деятельность следует строго регламентировать и регулировать. Делаться это должно на основе специального Положения, утверждаемого правлением банка.

При этом следует соблюдать два важнейших принципа организации работы подразделений доверительного управления: внутрибанковское нормативное закрепление разделения депо-зитно-кредитных операций и операций доверительного управления и предотвращение конфликта интересов банка и его клиентов. В соответствии с этими принципами информация и документация ОДУ не могут передаваться в другие подразделения банка, а его проблемы — обсуждаться с участием сотрудников других подразделений. Должен быть также запрещен переход сотрудников любых подразделений банка в ОДУ. С другой стороны, все данные о клиентах, накапливаемые в коммерческих подразделениях, не подлежат передаче сотрудникам ОДУ.

Предлагаемая развернутая структура отдела предусматривает 3 уровня:

старшее руководство, ответственное за взаимодействие с клиентами и бенефициарами, принятие стратегических решений и решений за доверенных лиц там, где это соответствует законодательству или договору;

уровень постоянного руководства доверенным имуществом, а также поддержания отношений с доверенными лицами и бенефициарами;

уровень постоянного функционального руководства, обеспечивающего оказание необходимых услуг, когда они требуются, функциональными подразделениями банка.

Ill

Общее руководство отделом должен осуществлять, как правило, один из вице-президентов (заместителей председателя правления) банка, который в большинстве случаев курирует также инвестиционную деятельность и операции банка с ценными бумагами. В его функции должно входить издание распоряжений, касающихся деятельности отдела, утверждение его штатного расписания и перспективных планов работы, подбор кадров и утверждение отчетов. Он несет ответственность за работу ОДУ перед руководящими органами и президентом (председателем правления) банка, представляет отдел на собраниях и заседаниях.

Начальник отдела, действующий на правах заместителя вице-президента банка, должен непосредственно управлять подразделением, решать вопросы текущего планирования, учета и отчетности, распределять работу между сотрудниками. На него также возлагается обязанность разрешать возникающие разногласия между клиентами и сотрудниками отдела, принимать окончательные решения и корректировать условия договоров доверительного управления. Кроме того, он может замещать вице-президента и выполнять его функции по руководству отделом.

Аудиторская проверка отдела должна проводиться ежегодно (без участия должностных лиц банка)

Второй уровень организационной структуры ОДУ может состоять самое большее из шести основных подотделов (секторов), каждый из которых проводит свои группы операций:

индивидуального доверительного управления;

развития операций;

обслуживания;

операций и учета;

корпоративного доверительного управления;

управления операциями доверительного управления в филиалах банка.

Подотдел индивидуального управления должен или может проводить следующие операции: распоряжение и управление имуществом клиентов; участие в прибылях; представительство.

Подотдел развития занимается рекламой, личными контактами и планированием, расширением операций доверительного управления.

Функции подотдела обслуживания сводятся к обеспечению информации о налогообложении, инвестициях, управлении имуществом, юридических услугах.

Подотдел операций и учета несет ответственность за учет, контроль, ведение архива, хранение ценностей в сейфах, кассовое обслуживание.

Подотдел корпоративного управления занимается облигациями, передачей и учетом акций, действует в роли платежного агента.

Подотдел управления операциями доверительного управления в филиалах организует и проводит региональные операции в территориальных подразделениях банка.

Третий уровень могут составлять функциональные службы:

-ценных бумаг;

денежных средств и материальных ценностей;

взаимодействия с контролирующими органами;

взаимодействия с бухгалтерией.

Услуги данных служб и привлекаемых к делу иных подразделений банка имеют целью содействие руководителю ОДУ в выполнении им своих обязанностей. Особое место здесь занимает взаимодействие с бухгалтерией банка.

Принципиальное отличие операций доверительного управления от других банковских операций это юридическое отделение имущества банка от имущества учредителей управления. Из этого следует разделение бухгалтерского баланса банка и баланса доверительного управления. Формально ОДУ имеет свой замкнутый баланс, который в плане счетов должен обслуживаться отдельной главой «Б. Счета доверительного управления». Отдел имеет свою кассу и собственные корреспондентские счета (называются текущими счетами) в рублях или в иностранной валюте в РКЦ или в других банках. При этом отдел не должен располагать собственным капиталом, вся работа ведется исключительно на средства клиентов (учредителей управления). Правда, счета невыясненных сумм выпадают из этого правила, поскольку это не средства учредителей (во всяком случае до момента выяснения).

Отдел не является полностью самостоятельной структурой, поскольку все равно остается как экономическая, так и бухгалтерская зависимость его от банка. Ілавное, что сама возможность и эффективность работы отдела принципиально зависят от состояния банка.

По набору своих функций ОДУ в целом должен соответствовать структуре банка. Действительно, для корректного ведения своих операций данный отдел должен вести операции, аналогичные операциям ряда других подразделений банка. Доверительный управляющий, как и банк, работает с наличными и безналичными средствами, государственными и корпоративными ценными бумагами, депозитами и депозитными сертификатами, облигациями, векселями, фьючерсами, опционами, драгоценными металлами и камнями, причем в разных валютах

Есть своя специфика в ведении текущих счетов ОДУ Для открытия такого счета доверительный управляющий дополнительно представляет копию договора доверительного управления. При этом следует иметь в виду, что если срок действия такого договора истек, то банк должен представить договор с одним из учредителей управления. Этим он подтвердит, что продолжает выполнять функции доверительного управляющего Если такой договор представлен не будет, то по истечении определенного срока счет будет закрыт после заключительных расчетов с учредителями управления. Получается, что текущие счета доверительного управляющего могут быть открыты не всегда, а иногда могут быть закрыты даже принудительно. Это требует планирования интервалов действия договоров и корректного слежения за ними.

Кроме того, ОДУ в своей ежедневной работе ведет обычные операции расчетно-кассового обслуживания и всю связанную с этим работу.

Таким образом, доверительный управляющий ведет расчетно-кассовое обслуживание, кредитные и депозитные операции, работает с ценными бумагами (включая отношения с депозитарием), производными финансовыми инструментами и срочными контрактами. Следовательно, если ОДУ по набору операций и выполняемым функциям соответствует структуре банка в целом, то глава «Счета доверительного управления» Плана счетов должна включать элементы всех остальных его глав («Балансовые счета», «Внебалансовые счета», «Срочные операции» и «Счета депо»).

Еще одно принципиальное отличие доверительного управления от традиционных банковских операций — это точное знание того, чьи деньги куда конкретно вложены и в каком объеме. Должно быть известно, сколько наличных и безналичных средств принадлежит именно этому конкретному учредителю*управления в каждый данный момент. А при вложениях в активы нужно точно отслеживать долю каждого учредителя в этом активе (с учетом лимитов на виды имущества для каждого учредителя управления). Если активы исчисляются в штуках (например, ценные бумаги) или иных единицах измерения, то каждому учредителю может принадлежать дробная часть этого актива. В отношении каждого вложения должно быть точно известно, средства каких учредителей управления, в каком объеме и на какой срок в них вложены.

Для участников ОФБУ ежедневно рассчитываются их текущие доли, корректно ведутся портфели вложений, в том числе портфели ценных бумаг, в которых могут быть бумаги, различающиеся по видам, выпускам, стоимости, срокам, доходности, курсам, и в которых могут принимать участие разные участники, в разные моменты входящие и выходящие из общего процесса.

Вместе с тем для работы брокера с доходными активами ему совсем не обязательно знать распределение долей учредителей в этих активах. В этом случае достаточно некоторых объединительных счетов, на которых собраны все доли и по которым проходят все операции. В начале дня на эти счета собираются свободные средства, а в конце дня с них можно распределить доли на счета учредителей управления или не распределять доли, а просто знать их (хотя бы из отчетов и справок). В каждом конкретном банке технология работы может быть своя, к тому же это зависит от вида доверительного управления: например, при индивидуальном доверительном управлении и ОФБУ технологии работы неизбежно будут различаться.

Таким образом, в доверительном управлении выявляются две модели учета для корректного учета портфеля (и имущества) учредителей управления и для работы брокеров. И требования к этим моделям, и задачи их различны.

Специалисты ОДУ являются непосредственными исполнителями и ведут всю оперативную работу. Они могут подразделяться на ведущих, главных и младших специалистов. Как правило, в банках России им присваиваются квалификации экономистов и кассиров.

Ведущим и главным специалистам вменяется в обязанность контроль за деятельностью низшего звена работников отдела, принятие оперативных решений о замене одного специалиста другим, перемещении младших специалистов на различные участки работы. На ведущих и главных специалистов возлагается основная работа, связанная с составлением отчетов, заполнением документов (именно они составляют договоры доверительно-

го управления и несут ответственность за достоверность документов, представляемых клиентами для заключения договоров).

Младшие специалисты обрабатывают входящие и исходящие документы: оформляют и представляют на подписи чеки, по которым выплачиваются доходы клиентам, контролируют баланс средств на счетах доверительного управления, вносят коррективы в договоры при увеличении счета доверительного управления или замене объектов управления и т.п. Если отдел ведет комплексное обслуживание клиентов (включая обслуживание обычных денежных вкладов, перечисление платежей за коммунальные услуги и т.д.), то данные специалисты обеспечивают соответствующие услуги нужными документами, регистрируют их и следят за правильным документооборотом.

Особую группу составляют юристы. Они проверяют содержание договоров с позиций законности и интересов сторон, могут заверять подписи клиентов, выступать в качестве доверенных лиц, вести опись передаваемого в доверительное управление имущества. Целесообразно, чтобы среди них имелись юристы, имеющие лицензию на совершение нотариальных действий.

Вспомогательный персонал отдела это секретари. В их обязанности входят прием телефонных сообщений, передача клиентам общей информации, рассылка писем, прием корреспонденции, машинопись и техническое оформление документов.

Технический персонал формируется в зависимости от технической оснащенности отдела и объема его работы. К нему относятся специалисты по обслуживанию и ремонту технических средств, программисты и операторы компьютерной техники, переводчики.

Когда отдел сформирован, его руководство должно приступать к разработке механизмов проведения операций доверительного управления, имея в виду неизбежные содержательные различия между коллективными и индивидуальными формами такого управления.