1.2 системный анализ характерных признаков системы

1.2 системный анализ характерных признаков системы

планирования и контроля

Согласно системному подходу система планирования должна обладать целенаправленностью, целостностью или полнотой, а также специфическим описанием и целевой ориентированной структурой.

Важнейшими требованиями, предъявляемыми к системе планирования и контроля, и одновременно ее признаками являются следующие:

целенаправленность

целостность и полнота

структуризация планов по содержанию, масштабам и временным параметрам

целевая ориентация и интеграция разделов плана (частных планов):

содержательная интеграция

интеграция во времени

содержательная и временная интеграция

- гибкость, актуальность, эффективность.

Целенаправленность.

Формирование отдельных разделов общего плана или частных планов должно вытекать из целей верхнего уровня предприятия (материальных, стоимостных и социальных) и, наоборот, после проверки возможностей достижения этих целей сводиться к ним. Планы служат инструментом наглядного представления целевых показателей и возможностей их достижения, а отчеты -инструментом наглядного представления фактического уровня достижения целей.

Планово-контрольные расчеты должны строиться на основе важнейшей стоимостной цели стремления к возможно более высокому финансовому результату и, прежде всего обеспечения ликвидности. Эти расчеты должны помогать принимать решения, проводить мероприятия и осуществлять контроль.

Целостность и полнота.

При помощи системы планирования и контроля руководители предприятия получают информацию о будущих и свершившихся событиях, которая отражает процессы и взаимосвязь предприятия и рынка. Только совокупность пересекающихся планов дает системное представление о событиях и процессах.

Планово-контрольные расчеты должны обеспечивать эффективное планирование и контроль финансового результата и его компонентов с учетом пересекающихся целей, потенциалов и мероприятий во всех подсистемах и на предприятии в целом.

Структуризация планов по содержанию, масштабам и временным

параметрам.

Процессы планирования и отдельные планы характеризуются содержанием, объемом и параметрами времени. При этом следует начать с желаемого выхода, т.е. со специфицированных планов, поскольку, таким образом, в значительной степени определяются сами процессы и требуемый выход.

С точки зрения содержания планы должны быть проблемно-ориентированны.

С точки зрения масштаба представления и степени детализации информации планы бывают грубыми или детализированными. С точки зрения временных параметров (срочности) различают:

краткосрочные планы (на один год и меньше);

среднесрочные планы (на 3-5 лет);

долгосрочные планы (на 5-10 и более лет).

При планировании специальных объектов (проектов) в качестве плановых периодов иногда выделяют:

подготовительный период;

эффективный период (период реализации). Планово-контрольные расчеты должны обладать проблемноориентированной информативностью. Это достигается при использовании, по возможности, количественно выраженных агрегированных экономически значимых показателей. Планово-контрольные расчеты как количественное выражение процессов планирования и контроля могут быть детальными и грубыми (предварительными), кратко-, среднеи долгосрочными. Причем долгосрочное планирование всегда будет грубым.

Целевая ориентированная интеграция разделов плана

(частных планов).

Планы и лежащие в их основе процессы планирования и контроля должны быть интегрированы с ориентацией на цели, т. е. они должны быть содержательно связаны один с другим.

Содержательная интеграция плановых задач и субъектов, отвечающих за решение, осуществляется в рамках организационной структуры. Организационная структура и система планирования, т. е. организационная и плановая пирамиды, должны при наложении одна на другую совпадать по структуре и контурам.

Планово-контрольная информация, подготавливаемая

руководителями на всех уровнях организационной пирамиды для решения задач соответствующего блока, и, следовательно, планы и отчеты должны содержательно и с привязкой к проблемам согласовываться одни с другими, как по горизонтали, так и по вертикали, а по некоторым объектам планирования (например, по проектам) и по диагонали. Показатели должны содержательно агрегироваться при переходе с одного уровня управления на другой, более высокий. Отдельные разделы плана представляют собой в системе планирования содержательный взаимосвязанный концентрат.

Интеграция во времени в зависимости от регулярности осуществления процессов планирования и контроля различают непериодическое (нерегулярное, от случая к случаю) и периодическое (регулярно повторяющееся, текущее или стандартное) планирование.

Периодическое планирование в зависимости от последовательности временных периодов может быть скользящим (с перекрывающими один другой периодами) или последовательными (рис. 1).

Скользящее планирование:

В 1-ом периоде

Во 2-ом периоде

В 3-ем периоде L

Последовательное планирование:

В 1-ом периоде

Во 2-ом периоде

В 3-ем периоде

Рис. 1. Виды планирования в современной последовательности

Содержательная и временная интеграция. Целевое ориентированное согласование всех разделов плана по содержанию и во времени может осуществляться последовательно или синхронно. Это означает, что содержание двух или более планов может согласовываться одно с другим следующим образом:

либо один план разрабатывается на базе другого (последовательное планирование);

либо содержание планов в процессе принятия решения определяется одновременно (синхронное планирование).

Взаимозависимость всех структурных подразделений предприятия обуславливает и согласование всех планов. Обычно такое согласование проводится по ступеням управления (последовательно).

Процесс планирования, в котором на предприятии участвует множество лиц, осуществляется, как правило, комбинированно «сверху вниз и снизу вверх» в соответствии с так называемым принципом встречного потока. Представители как минимум двух уровней управления должны согласовать свои цели и представления о путях их достижения в ходе многократно повторяющихся совещаний (плановых конференций), являющихся основой формирования и утверждения плана (рис. 2).

При комбинированной форме содержательной и временной интеграции разделов плана следует начинать с первичного, или исходного, плана, являющегося базой для разработки одного или нескольких вторичных (производных) планов, на основе которых в свою очередь могут разрабатываться другие планы.

Чтобы успешно выполнять свое предназначение в качестве инструмента управления, система планирования и контроля должна отличаться гибкостью, актуальностью и экономичностью.

Гибкостью система планирования и планов обладает тогда, когда она может приспосабливаться к изменениям внутренней и внешней среды предприятия. При проведении крупных реорганизаций система планирования в любом случае должна быть приспособлена к новой организационной структуре. Для повышения уровня гибкости системы планирования рекомендуется разрабатывать альтернативные планы.

Требование актуальности системы планирования и контроля относится к выходу, осуществлению и входу процесса переработки информации.

Учет этих требований не должен приводить к формированию такой системы планирования и контроля, издержки которой превышали бы получаемый от ее внедрения эффект.

Необходимость совершенствовать систему планирования и контроля должна быть обусловлена улучшением положения с прибылью и ликвидностью предприятия.

При формировании системы планирования и контроля нельзя переходить некоторые границы, за которыми начинается «избыток планирования», сковывающий инициативу и снижающий мотивацию персонала.

Для создания и успешного функционирования системы планирования и планово-контрольных расчетов на предприятии должны быть созданы определенные предпосылки:

Кадровые, т.е. готовность руководства управлять предприятием в рамках системы планирования и контроля на основе четко сформулированных высших целей и принципов управления.

Организационные, т.е. дееспособная организация предприятия. Органы управления и организационные единицы, образующие соответственно плановую и организационную пирамиды, должны перекрывать друг друга. Процесс организации планирования должен идти параллельно с разработкой системы планов и утверждаться перед внедрением последней.

Информационные, т.е. наличие эффективного инструмента для сбора, переработки и передачи планово-контрольной информации. К такому инструментарию относятся:

Развитая система управленческого и финансового учета (особенно учета доходов и издержек);

Развитая прогнозно-аналитическая система (рыночной конъюнктуре и внешней среде);

- Хорошие профессиональные знания и опыт их применения;

Эффективная система электронной обработки данных (аналитические, эвристические, имитационные модели).