Глава организация и информационное обеспечение экономического анализа

Глава организация и информационное обеспечение экономического анализа

14.1. Особенности проведения экономического анализа в современных условиях

Современный этап развития средств и программ обработки информации связан с появлением персональных ЭВМ. Это произошло в 80-90-х годах XX века, когда весь мир охватил компьютерный бум. Следует отметить, что Россия достаточно быстро вписалась в общемировые процессы компьютеризации. Ускоренной компьютеризации способствовали макроэкономические изменения, произошедшие в стране: годы перестройки и последующие экономические реформы.

Переход к рыночной экономике требует от организации повышения эффективности производства, конкурентоспособности продукции и услуг на основе внедрения достижений научно-технического прогресса, эффективных форм хозяйствования и управления производством, активизации предпринимательства и т.д. Важная роль в реализации этой задачи отводится анализу хозяйственной деятельности организаций. С помощью методов, способов и приемов, используемых в экономическом анализе, вырабатываются стратегия и тактика развития организации, обосновываются планы и управленческие решения, контролируется их выполнение, выявляются резервы повышения эффективности производства, оцениваются результаты деятельности организации, ее подразделений и работников.

Следует отметить, что реформирование бухгалтерского учета, ориентированное на международные стандарты бухгалтерского учета, и усиление прогнозно-оценочной направленности аудита активизировало внимание к анализу финансовых результатов и финансового состояния организации. Многие авторы, характеризуя современный этап развития вычислительных средств и программных продуктов, подчеркивают две основные тенденции, которые позволяют значительно изменить организацию бухгалтерско-аналитической работы организации [4, с. 170].

1. Тенденция интеграции ПЭВМ на основе локальных вычислительных сетей. Это обеспечивает сочетание преимущества централизованного банка данных и централизованной экономической информации с сохранением свободного доступа специалистов к базе данных в диалоговом режиме использования ПЭВМ при разделении прав доступа (согласно должностным инструкциям).

2. Использование возможностей Интернета и интернет-технологий. Специалист получает в свое распоряжение принципиально новый объем информации, что значительно меняет технологию его работы. Интернет дает возможность передать исходные данные практически на любое расстояние и в любое место, что способствует развитию виртуальных распределительных структур (Tele-Work), обеспечивающих минимальные управленческие издержки.

Интернет-технологии и локально-вычислительные сети способствуют последовательной интеграции учетно-бухгалтерских программных продуктов с аналитическими и прогнозными.

Особенностью работы специалистов экономического профиля является значительный объем нетиповых расчетов. По этой причине предъявляются высокие требования к квалификации и опыту специалиста, его способности к быстрому и качественному формированию экономических решений.

Сам по себе набор экономических показателей, которыми оперирует специалист экономического профиля, относительно невелик. С другой стороны, уникальность расчетов заключается в множественности комбинаций этих показателей. По этой причине затруднена автоматизация экономических расчетов, так как она связана с построением различных экономических моделей, в которых должно быть увязано множество отдельных показателей.

Можно сформулировать задачу, которая позволит свести к минимуму временные затраты на формирование экономических моделей организации, данные которых используются при принятии управленческих решений. Задача: разработать специализированное программное обеспечение, которое позволит создавать сложные экономические модели, состоящие из нескольких десятков взаимоувязанных документов. Решение возможно только при современных методах компьютеризации и автоматизации аналитической работы в организациях.

В условиях обостряющейся конкурентной борьбы руководители и финансовые работники организаций приходят к пониманию необходимости более глубокого анализа и четкого планирования деятельности. Однако проведение такого рода работ без использования специализированных компьютерных программ — чрезвычайно трудоемкое занятие. И дело здесь не только в том, что необходимо досконально знать все нюансы и тонкости анализа. Для того чтобы оценить причины сложившегося финансового положения организации, выявить тенденции развития, учесть сезонный фактор деятельности и т.д., необходимо проводить финансовый анализ деятельности организации в динамике как минимум за 8 кварталов, что без использования компьютера практически невозможно.

Учитывая вышесказанное, можно сделать вывод, что в современных условиях без системы, позволяющей оперативно собирать и анализировать информацию, высок риск ошибок, за которые приходится дорого расплачиваться.

14.2. Организационные формы проведения экономического анализа в организации

Организационные формы экономического анализа на предприятии определяются его размерами, отраслевой принадлежностью, организационно-правовой формой.

В крупных промышленных организациях деятельность всех экономических служб возглавляется главным экономистом — заместителем директора по экономическим вопросам.

Он организует всю экономическую работу в организации, в том числе по экономическому анализу. В его подчинении находятся различные экономические службы и отделы (лаборатория экономики и организации производства, планово-экономический отдел, отдел труда и заработной платы, финансовый и др.). В отдельное структурное подразделение может быть выделен отдел или группа экономического анализа.

В средних и малых организациях аналитическую работу возглавляет начальник планового отдела или главный бухгалтер.

Экономический анализ входит в обязанности не только работников экономических служб, но и технических отделов (главного механика, энергетика, технолога и др.). Им занимаются также цеховые службы, руководители бригад, участков и т.д. Только общими усилиями экономистов, техников, технологов, руководителей разных производственных служб, обладающих разносторонними знаниями по изучаемому вопросу, можно комплексно исследовать поставленную проблему и найти оптимальный вариант ее решения. При этом, однако, следует помнить вывод, сделанный специалистами по функционально-стоимостному анализу: когда снижение себестоимости становится всеобщим делом — оно становится ничьим делом.

Распределение основных направлений экономического анализа можно представить следующим образом:

• планово-экономический отдел, или отдел экономического анализа, составляет план оргтехмероприятий и контролирует его выполнение, методическое обеспечение анализа, организует и обобщает результаты анализа деятельности всех подразделений организации, разрабатывает мероприятия по итогам анализа;

бухгалтерия анализирует выполнение сметы затрат на производство, себестоимость продукции, выполнение плана по прибыли и ее использование, финансовое состояние, платежеспособность организации и т.п.;

отдел труда и заработной платы анализирует уровень организации труда, обеспеченность организации трудовыми ресурсами по профессиям и квалификации, уровень производительности труда, использование фонда рабочего времени и фонда заработной платы;

производственный отдел анализирует выполнение плана выпуска продукции по объему и ассортименту, ритмичность работы, качество продукции; внедрение новой техники и технологий, расходование материальных ресурсов, длительность технологического цикла, общий технический и организационный уровень производства;

отдел главного механика и энергетика изучает состояние эксплуатации машин и оборудования, выполнение планов-графиков ремонта и модернизации оборудования, качество и себестоимость ремонтов, использование оборудования и производственных мощностей, рациональность потребления энергоресурсов;

отдел технического контроля анализирует качество сырья и готовой продукции, брак и потери от брака, рекламации покупателей, мероприятия по сокращению брака, повышению качества продукции, соблюдению технологической дисциплины и т.д.;

отдел снабжения контролирует своевременность и качество материально-технического обеспечения производства, выполнение плана поставок по объему, номенклатуре, срокам, качеству, состояние и сохранность складских запасов, соблюдение норм отпуска материалов, транспортно-заготовительные расходы и пр.;

отдел сбыта изучает выполнение договорных обязательств и планов поставок продукции потребителям по объему, качеству, срокам, номенклатуре, состояние складских запасов и сохранность готовой продукции.

Такая совместная работа по проведению анализа позволяет обеспечить системный подход и другие принципы для более полного выявления и использования имеющихся оезервов.

14.3. Информационное обеспечение и планирование аналитической работы

Состав, содержание и качество информации, используемой в анализе, играют определяющую роль в обеспечении его действенности. Для анализа, как было показано выше, используется не только экономическая, но и техническая, технологическая и другие виды информации. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и т.п.

Источниками информации учетного характера являются все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация. Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в отчетных документах и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на выполнение плана оргтехмероприятий.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют скорейшему, по сравнению со статистикой и бухгалтерским учетом, обеспечению экономического анализа необходимыми данными, что позволяет повысить эффективность аналитических исследований.

К внеучетным источникам информации относятся документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а именно:

официальные документы, а также акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения;

хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитражных и иных судебных органов, рекламации;

решения общих собраний коллектива, акционеров;

материалы изучения передового опыта, приобретенные из различных источников информации;

техническая и технологическая документация;

материалы специальных исследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.д.);

• устная информация, полученная как от членов своего коллектива, так и от других лиц.

Информационное обеспечение экономического анализа в современных условиях должно базироваться на использовании информационных технологий.

14.4. Организация экономического анализа в условиях автоматизированных систем управления производством

Система, автоматизирующая сбор, подготовку и обработку информации, является лишь одной из необходимых составных частей, определяющих успех организации. Опыт показывает, что самыми преуспевающими в деловом мире являются те фирмы и корпорации, которые в состоянии быстрее всех собирать, обрабатывать, анализировать информацию и ня основе этого принимать решения, т.е. фирмы, в полной мере использующие современные информационные технологии. Все большее число руководителей понимают, что эффективной автоматизированной системой является комплексная система, которая охватывает все взаимосвязанные и многогранные бизнес-процессы, все вопросы внутрии внешнехозяй-ственной деятельности.

Большинство российских организаций, осознав необходимость автоматизации деятельности, начинают этот процесс с бухгалтерии. Для этих целей разработано множество современных программ — от простых до комплексных информационных систем. На верхней ступеньке автоматизации стоят интегрированные системы класса ERP (Enterprise Resource Planning — системы управления ресурсами организации), которые охватывают все участки деятельности организации: производство, финансы, торговлю, логистику.

На сегодняшний день для целей анализа используются достаточно много программ, из которых выделим: «ИНЭК-АСФП» и «Audit Expert Professional*.

Система «ИНЭК-АСФП» обладает более мощным функциональным наполнением, что позволяет использовать ее в области финансового анализа и непрофессионалу, который вынужден полностью положиться на реализованные разработчиками методики и предположения, имея незначительные возможности повлиять на заложенные алгоритмы анализа. Данный фактор, т.е. жесткость и отсутствие пользовательских средств настройки на новые методики анализа, следует отнести к недостаткам этой системы.

Система «Audit Expert Professional* — это инструмент профессионального аналитика, позволяющий реализовывать произвольные методики в соответствии с собственными представлениями о проведении анализа. Гибкая система определения исходных данных, алгоритмов их обработки и формирования отчетов позволяет пользователю создавать не только оригинальные методики анализа, но и определять новые объекты, например трудовые, материальные, финансовые ресурсы и т.п. Поскольку функциональное наполнение программ остается открытым для всех и может производиться не только фирмой-разработчиком, но и пользователем, перспективы развития программы представляются очень широкими. Пользователи нередко делают собственные надстройки, отражающие региональную и отраслевую специфику, что в целом обогащает и развивает систему. Основной недостаток программы — невозможность учета влияния внешней среды.

. Указанные программы динамично развиваются, появляются их новые версии, обладающие более высокими потребительскими качествами. В этих условиях потенциальному пользователю важно определить стратегию выбора и быть готовым к самосовершенствованию вместе с развитием программных средств.

Комплексная автоматизированная система должна отвечать следующим требованиям:

адаптивность по отношению к профилю деятельности организации любой формы собственности;

использование максимально возможного количества параметров, позволяющих настроить систему под специфические особенности хозяйственной, финансовой и производственной деятельности организации-пользователя;

четкое разграничение оперативно-управленческих и бухгалтерско-учетных задач при полной их интеграции на уровне единой базы данных;

охват всего спектра типовых производственно-экономических функций;

соблюдение единообразного для всех решаемых задач пользовательского интерфейса;

предоставление пользователям простого инструментария для самостоятельного развития системы;

поддержка распределенных баз данных для обеспечения информационного взаимодействия многоофисных корпораций и территориально удаленных филиалов, подразделений.

Рассмотрим принципы построения таких систем на примере типового многопользовательского сетевого комплекса полной автоматизации организации. В основе модели построения типового программного комплекса лежат следующие концептуальные положения.

Цель деятельности организации — получение прибыли от результатов своей деятельности.

Все взаимодействия между хозяйствующими субъектами сводятся к заключению и реализации сделок. При этом одна из сторон — продавец, другая — покупатель. Предметом сделки могут быть товарно-материальные ценности, работы, услуги или их комбинации.

При осуществлении любой хозяйственной операции формируется документ, подтверждающий ее совершение (операционный документ). Совокупность операционных документов образует документооборот организации.

Операционные документы принадлежат к одному из двух классов. Первый класс документов — документы-основания, т.е. документы, регламентирующие операции между юридическими лицами. К этому классу относятся простые и многоэтапные договоры, счета, счета-фактуры, контракты, требования, гарантийные письма и т.д. Документы-основания дополнительно классифицируются по:

пожизненному циклу документа. Документ может находиться в одном из трех состояний: оформляемый, исполняемый, закрытый (исполненный);

документы, подтверждающие перемещение товаров либо операции выполнения работ, оказания услуг. К ним относятся накладные различных видов, складские ордера, акты на выполнение работ (услуг);

финансовые сопроводительные документы, подтверждающие операции перемещения наличных и безналичных финансовых средств. К ним относятся банковские и кассовые документы.

Второй класс документов — сопроводительные документы, которые, как правило, связаны с документами-основаниями.

Типовой комплекс полной автоматизации производства состоит из ряда контуров, каждый из которых решает специфические задачи.

Первый контур — административный, решает следующие задачи:

управление маркетингом;

финансовое и хозяйственное планирование;

учет и управление кадрами;

управление документооборотом;

• анализ финансовой и хозяйственной деятельности. Второй контур — оперативный, обеспечивает решение следующих задач:

расчеты с поставщиками и покупателями;

управление закупками;

управление продажами;

складской учет;

управление консигнационным товаром;

управление торговым залом.

Третий контур — управление производством, решает основные задачи, а именно:

технико-экономическое планирование;

техническая подготовка производства;

учет затрат на производство.

Четвертый контур — бухгалтерский учет, обеспечивает:

расчет заработной платы;

учет материальных ценностей;

учет основных средств;

учет кассовых и финансово-расчетных операций;

бухгалтерскую отчетность.

Учитывая все совокупности решаемых задач, становится очевидным, что многопользовательские сетевые комплексы позволяют полностью автоматизировать процесс управления организацией. Однако это требует значительных материальных затрат и специальной подготовки пользователей комплексом.