17.2. средства и методы внутреннего контроля

17.2. средства и методы внутреннего контроля

Теоретиками и практиками признаны девять основных принципов осуществления внутреннего контроля:

четкое определение и понимание ответственности;

контроль доступа к активам и информации;

надлежащий уровень наблюдения за работой подчиненных;

авторизация любых хозяйственных операций и руководящих указаний (приказов, распоряжений, актов, справок и проч.) на соответствующем уровне;

своевременный и точный учет хозяйственных операций, фактов хозяйственной жизни, руководящих указаний;

документирование политик, процедур, инструкций и контроль их исполнения;

разграничение критических полномочий (функций);

сверка физического наличия активов с данными их учета;

достаточный уровень образования и профессиональной подготовки сотрудников.

1. Четкое определение и понимание ответственности выражается в том, что каждый работник предприятия должен знать, за что он несет ответственность. Например, на предприятии ответственность за неиспользуемые компьютеры не была определена, поэтому никто не замечал их пропажи; ответственность за сверку результатов инвентаризации с данными учета не была определена, и разница между данными учета и фактическим наличием имущества накапливалась.

2: Контроль доступа к активам и информации необходим для избежания «утечки» информации. Например, работник предприятия получил доступ к формуле, скопировал ее на дискету и попытался продать конкурентам.

Надлежащий уровень наблюдения за работой подчиненных подразумевает определение приоритетов и выборочный контроль. Например, менеджер не проверял правильность оформления документации товаров, в результате чего в конце года компания понесла убытки от списания этих товаров; служащие бензоколонки не доливали бензин в автомобили, присваивая себе недолитое топливо, а бензоколонка при этом теряла клиентов.

Авторизация любых хозяйственных операций и руководящих указаний (приказов, распоряжений, актов, справок и проч.) на соответствующем уровне позволяет избежать таких случаев, как неавторизо-ваиное занесение в автоматизированную систему учета нового поставщика или неавторизованная оплата счетов поставщика.

Своевременный и точный учет хозяйственных операций, ситуаций хозяйственной жизни, руководящих указаний позволяет не допустить, например, того, чтобы из-за несвоевременного отражения бюджет капитальных затрат оказался значительно перерасходован; средства, выданные под отчет сотрудникам, не учитывались должным образом и не были сотрудниками возмещены.

Документирование политики, процедур, инструкций и контроль их исполнения подразумевает разработку стандартных операционных процедур, определяющих протекающие в организации хозяйственные процессы (снабжение, производство, сбыт), а также лиц, ответственных за конкретные действия. Например, в организации — профессиональном участнике рынка ценных бумаг не были установлены правила проведения сделок и лимиты на сделки с фьючерсными контрактами. В результате предприятие понесло большие потери.

Разграничение критических полномочий (функции) состоит в том, что ключевые процессы не должны находиться под контролем одного человека. К таким ключевым процессам относятся принятие решения, совершение операции, санкционирование оплаты, хранение активов, отражение операций в учете и др. Например, руководителя строительства наделили полномочиями выбирать поставщиков и подписывать их счета, в результате чего он выбрал предприятие-поставщика, согласившегося на регулярную выплату ему высокого вознаграждения.

Сверка физического наличия активов с данными их учета включает такие процедуры контроля, как регулярные инвентаризации активов и установление ответственности за недостачи активов. При пренебрежении такими средствами контроля предприятие, редко проводившее инвеїггаризации готовой продукции на складе, понесло значительные убытки, связанные с недостачей готовой продукции.

Достаточный уровень образования и профессиональной подготовки сотрудников может быть обеспечен проведением профессиональных тренингов, а также тем, что каждый сотрудник четко знает свою роль в организации и то, как его работа влияет па другие функции. Например, из-за несвоевременной обработки табелей учета отработанного времени работникам предприятия была задержана выплата заработной платы; из-за недостаточной профессиональной подготовленности оператора компьютера на складе необходимые для учета данные заносились в автоматизированную систему с многочисленными ошибками.

Концепция внугреннего контроля включает в себя пять элементов: внутреннюю среду; оценку рисков; осуществление контроля; передачу информации; мониторинг.

Под внутренней средой контроля понимаются философия и стиль менеджмента; делегирование полномочий и принятие ответственности; кадровая политика; компетентность сотрудников; отношение топ-менеджеров (руководителей высшего звена) к вопросам контроля.

Оценка рисков подразумевает выявление и оценку степени риска, ситуаций, могущих возникнуть на пути достижения организацией поставленных целей; определение методов снижения или управления этими рисками; определение рисков, связанных с нововведениями.

Осуществление контроля включает: одобрение хозяйственных операций или решений уполномоченными лицами; делегирование и принятие ответственности; разграничение полномочий (функций); контроль и оценку деятельности каждого служащего; определение и контроль прав досіупа к активам и информации; проведение сверок и инвентаризаций; проведение оценки эффективности использования активов компании.

Передача информации означает, что соответствующая информация доступна тому, кто в ней нуждается в силу возложенных на него функций; существуют стандартные канаты распространения и передачи информации как снизу вверх, так и сверху вниз; передаваемая информация уместна, полезна и своевременна.

Мониторинг системы внутреннего контроля необходим для определения ее эффективности и может проводиться в рамках как самой системы контроля, так и независимых проверок.

К средствам и методам контроля относятся: организация процесса контроля; политика; процедуры; персонал; учет; бюджеты и отчетность.

Организация процесса контроля подразумевает: наличие простой

организационной структуры, четких линий подчиненности, ответственности наряду с необходимыми полномочиями; разграничение полномочий в критических ситуациях; отчетность перед вышестоящими менеджерами; возможность изменения структуры при изменении целей, планов и политик.

Политика должна утверждаться на соответствующем уровне, ее положения должны быть изданы в письменном виде и систематически быть доведены до сведения сотрудников; она должна соответствовать целям и задачам предприятия и действующему законодательству; политика требует периодического пересмотра и обновления по мере необходимости.

Процедуры контроля должны обеспечивать надлежащее разграничение критических полномочий (функций); быть не слишком детализированными для немеханических операций; не противоречить и не дублировать друг друга; быть максимально простыми и понятными; периодически пересматриваться и обновляться по мере необходимости.

Персонал должен иметь четкое представление о своей роли и ответственности; за деятельностью сотрудников требуется надлежащий уровень наблюдения; следует оценивать личные качества (честность, надежность) кандидатов при приеме на работу; сотрудники должны проходить профессиональные тренинги и курсы повышения квалификации; их работа должна периодически оцениваться.

Учет является неотъемлемым средством контроля за деятельностью и активами компании; он должен быть организован по подразделениям компании; должен соответствовать запросам менеджмента для принятия эффективных решений и выделять контролируемые и неконтролируемые издержки.

Бюджеты как средство контроля должны быть средством улучшения координации деятельности различных функций и структурных подразделений; бюджеты подразделений следует сводить в бюджет предприятия в целом; заданные в бюджете цели должны быть понятны и достижимы; ответственные за исполнения бюджетов должны участвовать в его разработке.

Для того чтобы отчетность также могла являться средством контроля, должны быть определены ответственные 39 ее подготовку лица; менеджеры и структурные подразделения должны отчитываться только по тем вопросам, за которые они несут ответственность; стоимость получения информации должна быть соизмерима с ее полезностью; отчеты должны быть просты и последовательны; отчетность должна быть своевременной.

Внутренний контроль может быть предварительным, текущим (оперативным) и последующим.

Примерами предварительного контроля могут быть: оценка платежеспособности клиента на этапе ввода его заказа в автоматизированную систему учета заказов; проверка соответствия полученного и заказанного товара при приемке товара на склад; проверка баланса сотрудника перед выдачей ему очередного аванса на командировочные расходы; проведение интервью и тестирование кандидатов при приеме их на работу.

Примеры текущего контроля; периодический пересмотр лимита кредитования клиентов; проверка соответствия количества полученного и заказанного товара при оплате счета; проверка авансовых отчетов в течение трех дней после возвращения работников из командировки; постановка задач и ежедневный мониторинг деятельности сотрудников.

Примерами последующего контроля могут быть: ежемесячные сверки расчетов с клиентами и взыскание просроченной задолженности; ежемесячные сверки расчетов с поставщиками; ежемесячный мониторинг баланса сотрудника по средствам, выданным под отчет; ежемесячное обсуждение результатов работы сотрудников.

Однако в общем случае с точки зрения соотношения затрат и выгод наиболее эффективен предварительный контроль. Выгоды от эффективной системы внутреннего контроля должны соизмеряться с издержками создания и мониторинга этой системы.

Внутренний контроль может осуществляться в различных формах, выбор которых зависит от сложности организационной структуры, организационно-правовой формы предприятия, видов и масштабов его деятельности, целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности, отношения руководства организации к контролю. Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля — внутренний аудит.