Планировщики совещаний
Планировщики совещаний
Программы для планирования деятельности рабочих групп действуют как электронные доски объявлений. Они предоставляют место, куда можно послать по почте объявления о совещаниях. Если программному обеспечению известен график работы каждого сотрудника (сотрудники вводят его в программу самостоятельно и своевременно обновляют), то оно сможет оптимизировать сроки проведения совещаний так, чтобы избежать накладок. Если нужно устроить совещание вы назначаете в календаре дату и вносите фамилии сотрудников, которые должны участвовать. При этом большинство планировщиков работы групп немедленно уведомляют заинтересованных лиц о планирующемся совещании. Каждый из будущих участников совещания может сообщить о возможности присутствовать на нем. Электронная почта является важным звеном этого процесса, она позволяет сообщить участникам совещания, почему вы считаете его проведение необходимым.
Планировщики работы групп имеют различные возможности для того, чтобы избегать накладок и конфликтов. Некоторые из них анализируют графики работы сотрудников и указывают на возможные конфликты до того, как назначено точное время совещания. Другие находят свободные промежутки в расписаниях сотрудников и сами предлагают дату проведения совещания и время встречи таким образом, чтобы это устроило всех.
Большинство планировщиков работы групп разбивают членов рабочих групп в подгруппы. Когда вы планируете проведение совещания, то достаточно указать название группы, а не имена всех ее членов. Планировщик проверяет график работы всех сотрудников группы для выбора оптимального времени для проведения совещания. Некоторые планировщики работы групп содержат также начальные элементы ведения проектов. Наиболее популярные средства планирования работы групп это Schedule+ фирмы Microsoft и WP Office фирмы WordPerfect.
На рис. 3.5 показан экран при работе Schedule+ фирмы Microsoft, а на ряс. 3.6 экран WP Office фирмы WordPerfect.
Рис. 3.5. Система Scheduledфирмы Microsoft
Рис. 3.6. Система WP Office фирмы WordPerfect
Обсуждение Компьютерные сети
Комментарии, рецензии и отзывы