Глава 14 отчеты
Глава 14 отчеты
Для получения различных сводных данных в программе предусмотрен набор отчетов. Все отчеты можно разделить по функциональному назначению на несколько групп.
Бухгалтерские отчеты предназначены для анализа состояния бухгалтерского учета за произвольные периоды времени. Часть из этих отчетов предоставляются для аудиторских проверок, например, "Оборотно-сальдовая ведомость", "Главная книга", "Журнал-ордер (ведомость) по счету" и т. д.
Оперативные отчеты предназначены для текущего анализа объектов учета, таких как контрагенты, номенклатура, работники, ОС (основные средства) и НМА (нематериальные активы), наличие материалов и товаров на складе, анализ выручки и т. д.
Специализированные отчеты служат для ведения стандартной бухгалтерской документации.
С помощью дополнительных отчетов осуществляется анализ непростых ситуаций по объектам учета и получения обобщенной картины в виде диаграммы.
Аудиторские отчеты являются обязательной документацией, которая формируется для предъявления при проверках аудиторов и других контролирующих органов.
Регламентированные отчеты — это налоговые и бухгалтерские отчеты для предоставления налоговым органам и в различные фонды.
Общие методы работы с отчетами
Для формирования того или иного отчета или для выполнения обработки данных могут использоваться: главное меню, кнопки панелей инструментов, кнопки тех или иных форм системы или иные действия. Для формирования
14 Зак. 329
отчета или выполнения обработки необходимо выбрать пункт Операции -> Отчет.
В этом списке необходимо выбрать нужное наименование и затем нажать кнопку ОК.
Внешний вид формы настройки отчета, ее свойства, поведение управляющих элементов определяются на этапе конфигурирования и, в общем случае, могут быть самыми разнообразными.
При выборе пользователем необходимого отчета на экране появляется диалоговое окно, объединяющее форму отчета и панель инструментов, позволяющую выполнять различные действия при работе с отчетом. Рассмотрим панель инструментов отчетов (рис. 14.1).
Д**™*- » Сформировать Настройка Заголовок^ [? .
Рис. 14.1. Панель инструментов отчетов
Настройка
Для каждого вида отчета существует свой набор параметров для задания детализации отчета. Отбор и детализация задаются в специальном диалоговом окне, которое вызывается нажатием кнопки Настройка на панели инструментов диалогового окна отчета (см. рис. 14.1).
т Настройка
 |
галиэация Отбор
Выводить денные
L.S Данные по валютам [.J Данные по количеству
О it Закрыть
Рис. 14.2. Диалоговое окно Настройка на вкладке Общие
 |
Обязательным для заполнения является также поле Организация, которое задается выбором из справочника "Организации".
Счет
В раскрывающемся списке Счет из плана счетов выбирается счет, по которому будет формироваться ведомость.
Данные по валютам
Признак Данные по валютам (см. рис. 14.2) задает режим вывода итогов по валютным счетам: показывать ли для счетов с признаком валютного учета остатки и обороты только в рублях (флажок Данные по валютам снят) или дополнительно по каждой валюте в отдельности (флажок Данные по валютам установлен). В первом случае в строках ведомости будет отражаться суммарный рублевый эквивалент валютных сумм, во втором будут дополнительно показываться данные в валюте.
Данные по количеству
Признак Данные по количеству (см. рис. 14.2) задает режим вывода итогов
ПО КОЛИЧеСТВу. ДЛЯ СЧеТОВ, ПО КОТОРЫМ ВеДетСЯ КОЛИЧеСТВеННЫЙ учет, ВЫВО"
дятся данные по количественным остаткам и оборотам. Данные по субсчетам и субконто
Детализация по субсчетам и субконто задается на вкладке Детализация (рис. 14.3).
Признак По субсчетам задает режим вывода итогов по счетам: составлять ли ведомость в целом по счетам (флажок По субсчетам снят) или дополнитель-
но показывать остатки и обороты на субсчетах (флажок Данные по субсчетам установлен).
й* Настройка
Общие j Детализация [ Отбор
@ По субсчетам По субконто:
| [Пояе_- | |
| Подтаэделенив | Элементы Ш |
| Номенклатурные группы | Элементы |
| Статьи затрат | Иерархия |
| Только иерархия | |
ок Закрыть
Рис. 14.3. Диалоговое окно Настройка на вкладке Детализация
По субконто — в списке в реквизите Поле задаются виды субконто, по которым нужно детализировать счет.
tV Настройка
Общие : Детализация j Отбор I
| По'- | ||
| Под разделения | Равно Отдел разработки | |
| Номенклатурные... | Равно | |
| Статьи затрат | Равно | |
OK Закрыть
В реквизите Тип задается детализация по группам справочника:
Элементы — отчет формируется без группировки по папкам; П Иерархия — отчет формируется с группировкой по папкам;
Только иерархия — отчет формируется по итогам папок.
Отбор
Отбор по значениям заданных видов субконто задается на вкладке Отбор (рис. 14.4).
Сохранение и восстановление настройки
Набор параметров, который использовался при формировании какого-либо отчета, можно сохранить и затем использовать при последующих построениях этого же отчета (выполнении обработки). Набор параметров сохраняется как набор значений реквизитов диалога. Подобную возможность удобно использовать, когда диалог для ввода параметров имеет значительное
число реквизитов. Кнопки
31
и L-2j на панели инструментов диалогового
окна отчета предназначены для сохранения текущей настройки параметров и последующего восстановления сохраненного набора значений параметров.
Кнопка Eil — сохранить настройку. По нажатию этой кнопки открывается диалоговое окно сохранения варианта настройки. Данное окно позволяет пользователю сохранить текущую настройку отчета. Для сохранения настройки задайте имя и нажмите кнопку ОК, для отмены сохранения настройки нажмите кнопку Отмена (рис. 14.5).
Кнопка Справка — описание параметров отчета.
В диалоге сохранения настройки выводится список ранее сохраненных настроек этого отчета. Вы можете при сохранении не вводить имя настройки, а выбрать его щелчком мыши в списке сохраненных настроек.
Если в момент сохранения был установлен флажок Использовать при открытии, то сохраненная настройка автоматически будет использоваться при следующем открытии этого отчета.
По нажатию кнопки 1 ,„±1 вызывается диалоговое окно выбора варианта настройки. Варианты настройки параметров можно сохранять под уникальными наименованиями и выбирать с помощью этой кнопки. Для выбора настройки выделите нужную строку в списке и нажмите кнопку ОК, для отмены загрузки настройки нажмите кнопку Отмена. Для удаления одной из настроек выделите ее в списке и нажмите кнопку Удалить (рис. 14.6).
Сохранение настройки
Наименование настройки:
20 январь
@ Использовать при открытии
□ ^1 20 январь
ОК і Отмена Удалить
к"
 |
Сквозное редактирование отчетов
При просмотре ведомости есть возможность получить более подробные сведения о показателях по интересующему вас счету; открыть необходимый документ, отредактировать его, перепровести и обновить отчет. Рассмотрим последовательность действий.
Когда указатель мыши принимает вид увеличительного стекла, вы можете нажатием клавиши <Enter> или двойным щелчком мыши в данной ячейке отчета запросить детализацию сведений по выделенному курсором счету. На экран будет выдан отчет "Карточка счета", расшифровывающий ячейку. В некоторых отчетах, таких как "Оборотно-сальдовая ведомость", пользователю предлагается меню, в котором следует выбрать вид отчета для расшифровки ячейки. Пользователю предлагаются на выбор:
Карточка счета;
Ведомость по счету;
Анализ счета;
Обороты счета по дням (Гл. книга).
После выбора из меню карточки счета на экран будет выведен готовый отчет с перечнем всех документов, сформировавших бухгалтерские операции. На нужном документе необходимо дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу <Enter>.
Отредактировать документ и нажать кнопку ОК.
Для просмотра изменившейся карточки счета необходимо нажать кнопку Сформировать повторно.
Закрыть карточку счета.
Для просмотра изменившейся оборотно-сальдовой ведомости необходимо нажать кнопку Сформировать повторно.
Описанная схема сквозного редактирования применима ко всем отчетам, только в некоторых отчетах предлагается для расшифровки отчет "Журнал проводок".
Бухгалтерские отчеты
Для анализа состояния бухгалтерского учета в целом и отдельных счетов предназначены бухгалтерские отчеты. Особенно полезны данные отчеты для поиска ошибок при подведении баланса, поскольку при формировании отчета задается детализация показателей в разрезе аналитического учета.
Оборотно-сальдовая ведомость
Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счета информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за
установленный период. Для формирования отчета необходимо в меню Отчеты главного меню программы выбрать пункт Оборотно-сальдовая ведомость (рис. 14.7).
<г UB(AkS**K >с*іл»>доеияведомости (1 цевртлл ZOObrJOOU "ЙимврИнк"
Действия - ^ Оррмировлть ч отсп« На. гроиг* ^ ?
Парим с J01.01.200e Щ лк 13103 2006
Органоацил [ВимаНікс
 | |||
 | |||
Сальдо на начало периода
Оборотза период
Сальдо на конец периода
Наимеиоеание
Дебет
ДвДет
кредит
Дебет
Кредит
Основные средстеа
178 600.00
Амортизация осноіньв среден
Нематериальные
агтиеы
19 202.00
19202.00
Амортизация
нематериальных
іншої
320.04
320.04
Оборудомние к
установке
2250 000.00
53400.00
2250000.00
Вложения to енеоборотные актиеы
244723.00
117 400.00
10В 602.00
253 521.0В
Материалы
68639.56
1 003 250.00
51 642.86
Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям
450 385.08
26 686.34
11602.00
Осноеное производство
193148.76
134 794.68
Вспомогательные произіодстіа
17 907.70
17 907.70
Рис. 14.7. Диалоговое окно Оборотно-сальдовая ведомость
| Настройка: Оборотно-саяьдовая ведомость * | X | ||
| Обшив j Р'^г^натовсапьдо Детализация | |||
| Периоде: {01.01.2006 EJ по: |31.03.2006 Щ 1] | |||
| Организация: j ВидеоМакс | |||
| Выводить данные: | |||
| О Детализация по субсчетам и субконто | |||
| Q Данные по валютам О Данные по забалансовым счетам | |||
| Ш ■ Ч *. ^'^ЖокІЗакрьгго | |||
Рис. 14.8. Диалоговое окно Настройка на вкладке Общие отчета "Оборотно-сальдовая ведомость"
Настройка оборотно-сальдовой ведомости имеет вкладку Развернутое сальдо вместо вкладки Отбор (рис. 14.8).
На вкладке Общие задаются следующие реквизиты:
Период с... по... —даты начала и конца периода отчета;
Организация — по данным учета которой строится ведомость;
Развернутое сальдо — если флажок установлен, то начальное и конечное сальдо по определенным счетам будут выведены в развернутом виде. Список этих счетов и правила расчета развернутого сальдо' по ним задается на вкладке Развернутое сальдо;
Детализация по субсчетам и субконто — если флажок снят, в отчет выводятся только сальдо и обороты по счетам верхнего уровня. Если же флажок установлен, в отчет также будут выведены данные и по субсчетам, а для определенных счетов — данные по субконто. Список счетов, детализируемых по субконто, и порядок субконто задаются на вкладке Детализация;
Данные, по валютам — если флажок установлен, для валютных счетов будут выводиться валютные суммы;
Данные по забалансовым счетам — если флажок установлен, в отчет будут выведены не только балансовые, но и забалансовые счета. Обороты и сальдо по забалансовым счетам не включаются в общий итог отчета.
На вкладке Развернутое сальдо (рис. 14.9) диалогового окна задаются правила формирования развернутого сальдо.
мТ* Настройка. Оборотно-сальдавая ведомость "
0бц|1е | Развернутое сальдо | ДеГал^_-ация ,_
y « ft v « t ІШШ
■То субсчетам
По субконто
Контрагенты. Договоры. Документы.
" *l',vW¥V*""e,M
■і^німііІвШі
OK Закрыть ?
Рис. 14.9. Диалоговое окно Настройка на вкладке Развернутое сальдо
отчета "Оборотно-сальдовая ведомость"
В таблице содержится список правил, каждое из которых состоит из:
 |
варианта разворота: по субсчетам (графа Субсчета) или по аналитике (графа Субконто). Вариант субконто выбирается по двойному щелчку мыши в диалоговом окне Субконто (рис. 14.10).
Рис. 14.10. Диалоговое окно Субконто
В списке видов субконто для заданного счета необходимо отметить виды субконто, обязательно учитываемые при построении развернутого сальдо.
Нельзя явно указывать правило для счета, если заданы правила хотя бы для одного из его субсчетов. При этом нет абсолютно никакой необходимости вводить правила для всех субсчетов, можно ограничиться только самыми важными. Тогда по остальным субсчетам будет вычислено обычное сальдо.
Изменения настройки развернутого сальдо автоматически сохраняются при закрытии формы отчета и восстанавливаются при открытии, индивидуально для каждого пользователя.
Шахматка
Шохматка — это отчет* содержащий табличное представление оборотов между счетами за некоторый выбранный период '(рис. 14.11).
Отчет содержит для каждого счета информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за период.
Для формирования шахматки выберите пункт Шахматная оборотная ведомость меню Отчеты главного меню программы. Шахматка представляет собой таблицу, в которой строки соответствуют дебетуемым счетам, столбцы — кредитуемым счетам, а в ячейках на пересечении выводятся суммы оборотов за выбранный период в дебет счета, указанного в левой части строки, с кредита счета, указанного в верхней части содержащего данную ячейку столбца. Слева и сверху в шахматке отображаются номера счетов дебета и кредита, а справа и снизу — обороты по этим счетам.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету
Отчет используется для получения остатков и оборотов по выбранному счету. Отчет позволяет получить детализацию по субсчетам счета, а для счетов, по которым ведется аналитический учет, — детализацию по конкретным объектам аналитического учета (субконто).
Для формирования данного отчета следует выбрать пункт Оборотно-сальдовая ведомость по счету меню Отчеты главного меню программы.
Каждая строка ведомости содержит наименование объекта аналитического учета (субконто), остаток на начало периода, дебетовый и кредитовый обороты и остаток на конец периода. В нижней части списка выведены итоговые данные: сальдо по счету в целом, развернутое сальдо (отдельно суммы по дебетовым и кредитовым остаткам) и суммарные обороты. Если операции с субконто проводились в иностранной валюте, отдельными строками выводятся суммы по каждой валюте и итоговая сумма в рублях.
Для счетов, по которым ведется количественный учет, выводятся данные по количественным остаткам и оборотам.
Настройка данного отчета была рассмотрена в разд. "Настройка" данной главы.
Обороты счета (Главная книга)
Отчет "Обороты счета" используется для вывода оборотов и остатков счета с заданной периодичностью. Этот отчет всегда считался классическим в бухгалтерском учете. Для получения оборотов счета надо выбрать пункт Обороты счета меню Отчеты главного меню.
Отчет представлен в виде таблицы, каждая строка которой содержит обороты по счетам за период (рис. 14.13).
| Обороты счете «1 Мекабрь 2004 ■ Январь 2006 г ) ООО "8идвоМ«с" | т ой | |
| Действия - »• C«<4i*w4>PajaTb м«Я»Йк*ЩР^Р§е^^ | ||
| Периоде[01.1250041|}паІЗГОЇ.2006 ЫЩШ Счет: |б0 Ш Организация: (ВидеоМакс Щ | ||
вООО "ВндееМакс'
Обороты счета 60 Период: Декабрь 2004 г. Январь 2006 г.
Рис. 14.13. Диалоговое окно отчета "Обороты счета"
Количество строк в отчете зависит от заданной в настройке периодичности. Количество колонок зависит от количества счетов, корреспондирующих с данным счетом в этом периоде.
Рассмотрим настройку отчета (рис. 14.14).
№ Настройка
Общие Гдетаяи^ия счета , Отбор : Счет
60.01
| 01.11.2005 ©jno: 31.032006 ...1 | |
| I ВидеоМакс | |
Период: | По месяцам"
0 Все периоды
Выводить данные
О Двинь» по валютам Q Данные по количества
Сальдо на начало: 0 Дебет И Кредит*
Сальдо на конец: 0 Дебет 0 Кредит
Обороты за период: 0 Дебет 0 Кредит
Обороты со счетами: 0 Дебет 0 Кредит О По субсчетам
Рис. 14.14. Диалоговое окно Настройка на вкладке Общие отчета "Обороты счета"
_.
0к Закрыть
Анализ может быть построен по выбранному счету бухгалтерского учета для выбранной организации.
Вкладка Общие содержит основные параметры:
Период с... по... — даты начала и конца периода отчета;
Счет — указывается анализируемый счет;
Организация — по данным бухгалтерского учета этой организации строится отчет;
Период — задает периодичность, с которой будут выводиться промежуточные итоги:
По дням;
По неделям;
По месяцам;
По кварталам;
По декадам;
По полугодиям;
Период отчета;
П Все периоды — если флажок установлен, будут выводиться и те периоды, за которые не было оборота;
О Данные по валютам — если флажок установлен, для валютного счета будут выводиться валютные суммы;
Данные по количеству — если флажок установлен, для количественного счета будет выводиться количество;
Сальдо на начало — признак вывода начального сальдо по дебету и/или кредиту;
Сальдо на конец — признак вывода конечного сальдо по дебету и/или кредиту;
Обороты за период — признак вывода дебетовых и/или кредитовых оборотов за период;
Обороты со счетами — признак вывода оборотов со счетами по дебету и/или кредиту;
По субсчетам — признак детализации оборотов со счетами по субсчетам.
На вкладке Детализация счета задаются правила детализации анализируемого счета (рис. 14.15).
В списке По субконто задаются виды субконто, по которым нужно детализировать счет.
Выбор поля
Ко^агенты! Договоры
Документы расчетов с контрагентом
| 67 1г
І .мі ■ і ■>*■. иД U.
OK ЗоУрыть
Рис. 14.15. Диалоговое окно Настройка на вкладке Детализация
отчета "Обороты счета"
На вкладке Отбор задается отбор данных отчета (рис. 14.16).
| 1 | Настройка | X | |||
| Общие , Детализация счет | а] Отбор} | ||||
| Поле .. | Тип сраенйпия Значение | ||||
| v Контрагенты | Равно | ||||
| ; Договоры | Равно | ||||
| Q і Документы расчето... | Равно І | ||||
| ОК 3*.ры | |||||
Рис. 14.16. Диалоговое окно Настройка на вкладке Отбор отчета "Обороты счета"
В каждой строке задается один элемент отбора, содержащий:
флажок использования элемента отбора — позволяет легко отключать и включать отдельные элементы отбора без удаления и добавления элементов. Поле, на значения которого накладываются условия отбора;
тип сравнения — условие отбора;
значение или значения для сравнения.
Для условий отбора на вхождение интервал задается двумя значениями — границами интервала. Если накладывается условие на вхождение в список, значения сравнения задаются списком значений.
Оперативные отчеты
Оперативные отчеты позволяют вести уточнения во взаиморасчетах с контрагентами, проверять корректность зачетов авансов. "Анализ субконто", например, позволяет отслеживать текущее состояние любого объекта учета по всем счетам одновременно.
Анализ счета
Отчет "Анализ счета" (рис. 14.17) выводит начальное и конечное сальдо по счету учета, а также обороты в корреспонденции со счетами. Дополнительно можно получить детализацию по субсчетам и субконто, а также вывести промежуточные итоги с определенной периодичностью.
Для получения данного отчета надо выбрать пункт Анализ счета меню Отчеты главного меню.
Рассмотрим настройку отчета.
Анализ может быть построен по выбранному счету бухгалтерского учета для выбранной организации.
Вкладка Общие (рис. 14.18) содержит основные параметры:
Период с... по... — даты начала и конца периода отчета;
Счет — указывается анализируемый счет;
Организация — по данным бухгалтерского учета этой организации строится отчет;
Показывать обороты — из списка можно выбрать периодичность, с которой будут выводиться промежуточные итоги:
По дням;
По неделям;
По месяцам;
По кварталам;
По годам;
Анализ счета 70 (Январь 2006 г.) ООО "ВидеоМакс*
Действия* ► Сформировать Настройка.. * { .V-ono-t4* ?
Периоде (01.01.2006 |ЕЭ;по:[31.01.2006
Счет 70
Организация: |ВидедЯакс
 |
По субсчетам и субконто корр. счетов — когда флажок установлен, обороты, с корреспондирующими счетами будут дополнительно детализироваться по субсчетам и по субконто — если на вкладке Детализация кор. счетов настроена детализация счета по субконто;
Данные по валютам — если фЛажок установлен, для валютного счета будут выводиться валютные суммы;
Данные по количеству — если флажок установлен, для количественного счета будет выводиться количество.
На вкладке Детализация счета (рис. 14.19) задаются правила детализации анализируемого счета:
По субсчетам — признак детализации счета по субсчетам;
По субконто — список, в котором задаются виды субконто, по которым нужно детализировать счет.
Организация [ВидеоМакс Показывать обороты
f Настройка
 |
Общие ] Детализация счета { Дега ■ у зация, кор, счетов
—
По субконто
О К Закрыть
Рис. 14.19. Диалоговое окно Настройка на вкладке Детализация счета отчета "Анализ счета"
На вкладке Детализация кор. счетов (рис. 14.20) можно задать правила детализации кор. счетов по субконто. Эти правила начинают работать после установки флажка По субсчетам и субконто корр. счетов на первой вкладке (см. рис. 14.18).
Таблица имеет колонки:
□ Счет — счет, для которого задается правило разворота;
 |
По субконто — субконто, по которым будет развернут счет.
 |
В каждой строке задается один элемент отбора, содержащий:
флажок использования элемента отбора. Позволяет легко отключать и включать отдельные элементы отбора без удаления и добавления элементов;
поле, на значения которого накладываются условия отбора;
□ Тип сравнения — условие отбора;
ПІ значение или значения для сравнения.
Условие отбора на вхождение в интервал задается двумя значениями — границами интервала. Если накладывается условие на вхождение в список, значения сравнения задаются несколькими строками.
Строки отчета, содержащие обороты с корреспондирующими счетами, могут быть расшифрованы журналом проводок, а строки с сальдо и оборотом за период могут быть расшифрованы карточкой счета.
Карточка счета
В отчет "Карточка счета" (рис. 14.22) включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета —• наименованию материала, организации-поставщику и т. д. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Для вывода карточки счета следует выбрать пункт Карточка счета меню Отчеты главного меню программы.
й* Карточка счета 70 {Январь 2006 г } ООО "ВидеоМакс"
Действия* » Сформировать Н> Периоде: foi.01.200B Щпв131.01.200б"1|
Счет70
ООО "ВидеоМакс"
Карточка счета 70 Период: Январь 2006 г.
Дата
Документ
Операция
Де'ет
Счет | Сумма
Счет | Сумма
Текущее сальдо
Сальдо на начало
31Л1.2008
Отражение зарплаты в
регламентированном
учете ВКСОООМ от 31.01.2006 00000
БелоконьМихаил Анатольевич Налог (взносы) начислено /уплачено
68.01
Отражение зарплаты в
регламентированном учете ВКС00001 от 31.0120060:00:00
Бицадзе Анатолий Владимирович Налог (взносы): начислено/уплачено
К 197015.46:
Отражение зарплаты
2 105 00 68.01
К 194 610.46
регламентированном учете ВКСОООШ от
Сидоров С.С. Налог(взносы) начислено/уплачено
3101.2006
Отражение зарплаты
793.00 68.01
К 193817.46
регламентированном
ВКС0000ІОТ
Беглой Роман Алексеевич
Рассмотрим настройку отчета (рис. 14.23).
Карточка счета может быть построена по выбранному счету бухгалтерского учета для выбранной организации.
На вкладке Общие задаются следующие реквизиты:
Период с... по... — даты начала и конца периода отчета;
Организация — организация, по данным бухгалтерского учета которой строится карточка;
Счет учета — счет, по данным которого строится карточка;
П Показывать обороты — период, за который нужно выводить обороты:
По дням;
По неделям;
По месяцам;
По кварталам;
По годам.
Настройке Карточка счета
Общие Счет: Период с Организация:
