Глава 1 логика работы программы

Глава 1 логика работы программы

Основные неприятности у большинства начинающих возникают от незнания логики функционирования программного продукта. Даже бывалые бухгалтеры -с опытом работы в программе 1С:Предприятие зачастую интуитивно или рефлекторно ведут бухгалтерский учет без осмысления логики работы в целом.

В данной главе мы рассмотрим все компоненты программы и логику их создания и взаимосвязей.

Объекты бухгалтерского учета

Каждый бухгалтер знает, что бухгалтерский учет складывается из суммовых, количественных и аналитических показателей. Каждый первичный документ означает не только движение денег по конкретным объектам учета. Понять систему задания и накопления показателей бухгалтерского учета в программе — значит, понять логику работы программы.

Любой объект, даже самый абстрактный, имеет набор свойств. Другое дело, в какой предметной области вы его описываете. Бухгалтерский учет интересует учетная цена, отпускная цена, себестоимость, срок амортизации, состояние, оклад, льготы, статьи затрат и т. д. Свойства объектов учета зада* ются в справочниках. Без задания этих свойств мы не сможем задать аналитику бухгалтерских операций. Поэтому начнем наполнять базу данных именно с этого.

В отличие от предыдущей программы ЮПредприятие. Бухгалтерский учет версии 7.7, в которой все справочники группировались в отдельном пункте

меню, в версии 8.0 справочники и'журналы распределены по следующим тематическим разделам:

Основная деятельность;

Банк и касса;

ОС и НМА;

Зарплата;

Проводки;

Предприятие.

После старта программы в верхней части экрана появится главное меню программы (рис. 1.1) и мы увидим перечень тематических разделов, в которых сгруппированы объекты нашего учета.

Вопроса об особенностях заполнения справочников мы коснемся далее, в разд. "Заполнение справочников" главы 4. А пока рассмотрим общую схему функционирования программы.

Объекты налогового учета

Введение главы 25 Налогового кодекса РФ привело к появлению "второго учета".

Рис. 1.2. Диалоговое окно Статьи затрат

ОК Записать Закрыть

Рис. 1.3.

Диалоговое окно Статья затрат: Амортизация справочника "Статьи затрат"

Для налогового учета объектами рассмотрения являются виды расходов и доходов: прямые или косвенные, принимаемые и не принимаемые к налогообложению, внереализационные и т. д.

Виды расходов и доходов задаются в справочниках отдельной колонкой (рис. 1.2). і

Для каждой статьи справочника задается вид для налогового учета выбором из списка (рис. 1.3).

Из заданного списка видно, что соответствующие пункты присутствуют в декларации по налогу на прибыль (рис. 1.4). В конечном итоге отражение сумм по данным пунктам является основанием для расчета налога на прибыль.

Статья затрат Амортизация

Леиствия ■

ии і mi

Код 00004

Группе:

Наименование: | Амортизация

Вид расходов: j Ам ютммшм

Отнесение расх

j Материальные расходы Распределение: Транспортные расходы Оплата труда

Представительские расходы Расходы на рекламу (нормируемые) Ремонт основных средств НаНИОКР

Освоение природных ресурсов

Аренда федерального и муниципального имущества

ОК Записать

Рис. 1.4. Раздел "Расходы, связанные с производством и реализацией' декларации по налогу на прибыль

Операции с объектами

Описание объекта учета ни к чему не обязывает бухгалтера, пока не задано действие с описанным объектом. Все действия или операции задаются документами, причем большинство из них связаны с вводом первичных документов.

В предыдущей версии программы 1С: Предприятие. Бухгалтерский учет 7.7 все документы группировались в тематических журналах и предлагались для выбора в пункте меню Журналы. В версии 8.0 документы каждого вида располагаются в отдельном журнале, и при выборе одноименного с документом пункта меню открывается соответствующий журнал. Журналы, как и справочники, распределены по тематическим разделам (рис. 1.5).

Вопроса об особенностях заполнения журналов и документов мы коснемся в разд. "Документы"главы 6.

Документы формируют бухгалтерские проводки автоматически, если, конечно, оператор подтвердит необходимость формирования проводок. Не формируют бухгалтерских проводок только документы, которые зависят от внешних воздействий. Например, счет, может быть, и не будет использован

покупателем по назначению, иди платежное поручение не пройдет по банку по причине ошибки заполнения и т. п. Кроме первичных документов существуют так называемые регламентные документы, которые формируются раз в месяц, а именно: закрытие месяца, зачет аванса покупателя, зачет аванса поставщика, начисление амортизации, незавершенное производство, переоценка валюты, сторно, формирование записей книги покупок, формирование записей книги продаж.

Анализ деятельности

В процессе работы накапливаются бухгалтерские проводки, многие из них кроме суммового учета ведут и количественный учет. Кроме привычных для бухгалтеров, в программе существует ряд аналитических отчетов, связанных с бухгалтерскими итогами по конкретным объектам учета. В названиях этих отчетов употребляется непонятный пока еще термин "субконто".

Сформировать необходимый отчет такого типа можно выбором соответствующего пункта меню Отчеты (рис. 1.6).

Специфические, нормативные отчеты, которые требуются в аудиторских проверках и налоговых инспекциях, "Книга покупок", "Книга продаж", "Кассовая книга" и "Книга доходов и расходов" для УСН располагаются в тематических разделах. Например, ""Книга покупок" располагается в меню Основная деятельность -> Ведение, книги покупок (рис. 1.7).

Названные отчеты подытоживают первичные документы и являются обоснованием уплаты налогов. В аудиторских нормативных документах существует стандарт, согласно которому эти отчеты, сформированные электронным способом* являются рабочими документами для аудита.

Отчеты, отражающие не только бухгалтерские итоги по объектам учета, но и другую информацию, располагаются в меню Отчеты Регистры налогового учета (по налогу на прибыль) (рис. 1.8).

NUM

Следует обратить особое внимание на пункт меню Отчеты -> Список / кросс-таблица (см. рис. 1.6). Ряд отчетов в виде списков и таблиц можно сформировать выбором из списка (рис. 1.9).

Наконец, самый объемный набор отчетов — по заработной плате. Все отчеты располагаются в тематическом разделе Зарплата (рис. 1.10).

А где же обещанный бухгалтерский баланс и прочие налоговые прелести?

В меню Отчеты в конце списка отчетов есть пункт Регламентированные отчеты (рис. 1.11). Это так называемые внешние отчеты программы, они могут быть подгружены в программу достаточно просто и быстро. Данный вопрос мы рассмотрим в разд. "Регламентированные отчеты" главы 14. Надо сказать,

что список регламентированных отчетов может различаться у разных пользователей. Все зависит от того, насколько оперативно будет поставлять обновленные внешние отчеты ваш дилер, и как вы заключили с ним договор. Мы предлагаем один из вариантов.

Исчисленный ЕСН {Январь 2QU4 г Ноябрь 2005 г J

ПищрмиомолГв Отбор II Периоде: J0101.2004 Щ по: }30.П.2005 fPlfpj Рездеиучета:

Ісчисленньи'і £1 Н

Исчисленный ЕСН

Взаиморасчеты с работниками организаций Выпуск продукции и услуг в плановых ценах(бух...

Выпуск продукции и услуг в плановых ценаф+а...

С, ФФОМС, ТФОМС. ПФР Накопительная. ПФР Страховая. Г^именеміВь|Работка НМА римененмая льгота ФОМС. ПФР Накопительная ЕНВД. ПФР Страхові Выработка ОС

Нечист гнныйЕСН

т Ї

?

! Ї Т

Федеральный бнджеі

5180,00000

5180,00000

1 456,00000

1 232.00000

1 820,00000

1 820.П0000

1 456,00000

1 456,00000

924,00000

924,00000

2100.00000

ФСС

740,00000

740.00000

208,00000

176.00000

260,00000

260.00000

208,00000

208,00000

132,00000

132,00000

300,00000

ФФОМС

37,00000

37.00000

10,40000

8,80000

13,00000

13.00000

10,40000

10.40000

6,60000

15,00000

I Сведения о доходах для исчисления ЕСН Книга учета доходов и расходов (раздел I] Книга учета доходов и расходов (раздел II] \% НДС Покупки jj НДС Продажи

^Расчеты с бюджетом по НДФЛ

І' Сведения о доходах для исчисления НДФЛ

910,00

■j Зарегистрированные оплаты основных средств...

910.00

221.00000

.728,00

221.00000

728,00

176,60000

330,00

112,20000

176,80000

330,00

112,20000

132,00

255,00000

1 050.00 ^

132,00

Ночи jvhhlu! £СН іЯнбзрь .

Для получения гедсказіиі нажмл a Pi

*їР NUM

Рис. 1.9. Меню Отчеты -> Список / кросс-таблица

Так или иначе, отсутствие этих отчетов не означает, что программа не выполняет свое основное назначение.

Регламентированные отчеты

- О X

Бухгалтерский баланс

Рис. 1.11. Диалоговое окно Регламентированные отчеты

Общая схема работы программы

В предложенной укрупненной схеме работы программы (рис. 1.12) каждый блок будет в дальнейшем подробно расшифрован и описан.

Из схемы видно, что информация блока "Справочники, константы" используется практически всеми блоками, следовательно, начинать работу с программой надо с заполнения справочников и задания констант. Справедливости ради следует заметить, что фирма "1С" позаботилась о создании тренировочной базы данных для начинающих пользователей. В списке информационных баз есть информационная база с припиской "(демо)", в ней справочники заполнены примерами, чтобы пользователь мог сориентироваться не только по названию справочника, но и по введенным данным. Конечно, не стоит вводить весь объем информации в тренировочную базу, но некоторые вопросы желательно проверить на тренировочной базе.

Описание работы программы мы рассмотрим на примере предприятия под условным названием "ВидеоМакс", которое будет изготавливать комплекты систем видеонаблюдения. Пример максимально упрощенный, но все функциональные возможности программы будут проиллюстрированы.