Материалы

Материалы

Чем бы организация ни занималась – бизнесом или некоммерческой деятельностью, для обеспечения этой деятельности понадобится имущество, называемое материалами.

Материалы – это предметы труда, т. е. имущество, которое расходуется в основном операционном цикле организации.

В бухгалтерском учете стоимость использованных материалов целиком включается в стоимость продукции организации.

Классификация материалов

В зависимости от экономической роли и от отношения к операционному циклу организации материалы принято подразделять на следующие группы: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, отходы (возвратные материалы), инвентарь и хозяйственные принадлежности. При необходимости можно выделить и другие группы материалов.

Сырье и основные материалы – это предметы труда, из которых изготавливается продукт. Они расходуются прямо пропорционально количеству выпускаемой продукции.

Разделение между сырьем и основными материалами определяется традицией употребления этих понятий. Сырьем принято называть продукцию сельского хозяйства и добывающей промышленности, а материалами – продукцию обрабатывающей промышленности.

Разновидностью основных материалов можно считать покупные полуфабрикаты – основные материалы, которые прошли определенные стадии обработки, но еще не стали готовой продукцией.

Вспомогательные материалы используются для воздействия на сырье и основные материалы, для придания продукту определенных свойств и облегчения процесса производства. Расход вспомогательных материалов может быть не связан напрямую с количеством выпускаемой продукции.

Деление материалов на основные и вспомогательные зачастую носит условный характер. С точки зрения рациональности бухгалтерского учета к вспомогательным материалам удобно относить материалы, которые, по сути, являются основными, но расходуются на производство единицы готового продукта в небольших количествах.

Из группы вспомогательных материалов выделяются следующие подгруппы: топливо, тара и тарные материалы и запасные части.

Топливо подразделяется на технологическое (для технологических целей), двигательное (т. е. горючее для двигателей) и хозяйственное (на отопление).

Тара и тарные материалы – это предметы, используемые для упаковки, транспортировки и хранения различных материалов и продуктов. К таре относятся мешки, ящики, коробки, бочки, банки.

Запасные части – это материалы, которые используются для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования.

Возвратные отходы производства – это остатки сырья, основных и вспомогательных материалов и покупных полуфабрикатов, которые образовались в процессе их переработки в готовый продукт и утратили свойства исходных материалов, но тем не менее не превратились в мусор.

Другими словами, к возвратным отходам производства относятся остатки сырья, которые еще обладают некоторой ценностью, т. е. их можно использовать внутри организации или продать. В частности, к возвратным отходам могут относиться опилки.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности используются в качестве средств труда в течение не более одного года или не более длительности операционного цикла организации, если длительность цикла превышает один год. Другое название инвентаря и хозяйственных принадлежностей – малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП).

Существуют другие способы классификации материалов, например, по техническим свойствам, сортам и размерам, которые могут показаться более удобными для конкретной организации. Классификация используется для организации системы аналитического учета материалов.

Документарное оформление поступления материалов

Материалы могут поступать в организацию из внешнего мира: как от деловых партнеров – поставщиков при посредничестве других организаций – перевозчиков, так и через работников организации – подотчетных лиц. Но иногда материалы могут образовываться в самой организации, например, в результате ликвидации ее имущества, пришедшего в негодность.

Факт поступления материалов должен оформляться документом, на основании которого поступление материалов регистрируется в бухгалтерском учете организации.

Если материалы поступают от поставщика (при посредничестве перевозчика), то типовой порядок оформления поступления этих материалов будет следующим. Вместе с материалами поставщик (или перевозчик) передает сопроводительные документы: товарно‑транспортную накладную, товарную накладную или какой‑нибудь другой документ. Работник организации, ответственный за приемку материалов (обычно это сотрудник структурного подразделения организации – отдела снабжения), проверяет правильность оформления сопроводительных документов и соответствие поступивших материалов сопроводительным документам.

Кроме того, поступающие материалы должны сопровождаться счетом‑фактурой. Формально он является самостоятельным документом, но, по сути, представляет собой приложение к основному сопроводительному документу, в качестве которого чаще всего выступает товарно‑транспортная накладная. В счете‑фактуре дублируется информация основного сопроводительного документа.

Если никаких расхождений между составом материалов и документом работник организации не обнаружил, то он подписывает от лица организации сопроводительный документ (который присутствует при грузе как минимум в двух экземплярах) и один экземпляр оставляет себе.

Те же действия он производит со счетом‑фактурой, который также присутствует при грузе минимум в двух экземплярах.

Организация‑отправитель и организация‑перевозчик должны получить свои экземпляры сопровождающего документа с регистрацией в нем факта принятия материалов организацией‑получателем. Эти экземпляры подписываются уполномоченными на то работниками организации‑получателя, а их подписи заверяются круглой печатью организации.

Затем работник организации‑получателя может составить приходный ордер, содержащий перечень принятых материалов с указанием их количества и стоимости. Приходный ордер является внутренним документом организации, на его основании материалы принимаются на склад организации.

Если материалы поступили с серьезными повреждениями упаковки или работник организации‑получателя обнаружил расхождение между составом материалов и сопроводительным документом, то для их приемки составляется акт о приемке материалов.

Организации‑получателю важно, чтобы в такой ситуации акт был оформлен юридически безупречно. Не исключено, что в дальнейшем он послужит основанием для предъявления претензий к поставщику или к перевозчику материалов. А при отсутствии юридической безупречности претензии могут быть предъявлены организации‑покупателю.

Если приемка товаров производится за пределами организации, то оформляется доверенность, которая применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей.

Поступления материалов на склад материалов, изготовленных силами самой организации, могут оформляться требованием‑накладной.

Материалы могут поступать также от подотчетных лиц – работников организации, которые приобрели их за наличный расчет. Подотчетное лицо оформляет приобретение материалов – авансовым отчетом, к которому прилагаются документы, подтверждающие факт оплаты приобретенных материальных ценностей: квитанции к приходным кассовым ордерам других организаций, чеки контрольно– кассовых машин.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию организации. Этот документ служит не столько для оформления поступления материалов, сколько для оформления денежных расчетов между подотчетным лицом и организацией. А при приеме материалов от подотчетного лица на склад выписывается приходный ордер.

Материально ответственные лица склада материалов (кладовщики) ведут карточки учета материалов, на которых учитываются движение материалов на складе по каждому виду, сорту и размеру. Записи в карточке производятся кладовщиками на основании первичных приходных и расходных документов в день совершения операции.