2.7. подготовка отчётности по аудиту. градация несоответствий

2.7. подготовка отчётности по аудиту. градация несоответствий

Руководитель группы несёт ответственность за подготовку и содержание отчёта по аудиту. Отчёт по аудиту должен содержать полные, точные, краткие и ясные записи по аудиту и должен включать в себя или делать ссылку на следующее:

а) цели аудита;

б) область аудита, а именно на указание организационных и функциональных единиц, где проходил аудит, с указанием сроков;

в) указание заказчика аудита;

г) указание руководителя группы по аудиту и членов группы по аудиту;

д) даты и участки проведения аудита " на месте";

е) критерии аудита;

ж) наблюдения по аудиту;

з) заключения по результатам аудита.

Отчёт по аудиту может, если применимо, также включать в себя или делать ссылку на следующее:

и) план аудита;

к) список представителей проверяемой организации;

л) краткое описание процесса аудита, включая случайности или препятствия аудиту, которые могут снизить доверие к заключению по результатам аудита;

м) подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита и в соответствии с планом аудита; н) элементы, не охваченные аудитом, но входящие в область аудита;

о) неразрешённые разногласия во мнениях между группой по аудиту и проверяемой организацией;

п) рекомендации, направленные на улучшение, если это предусмотрено целями аудита;

р) согласованные планы последующих аудитов, если таковые необходимы;

с) заявление о конфиденциальном характере содержания;

т) список рассылки отчёта по аудиту.

Утверждение и рассылка отчёта.

Отчёт по аудиту должен быть оформлен в соответствии со сроками, если это невозможно, то о причинах отсрочки необходимо сообщить заказчику аудита и согласовать новые даты.

Отчёт по аудиту должен быть датирован, проанализирован, утверждён в соответствии с процедурами программы аудита.

Одобренный отчёт по аудиту рассылается получателям, указанным заказчиком аудита. Отчёт по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены группы по аудиту и все получатели отчёта по аудиту должны строго соблюдать конфиденциальность относительно отчёта по аудиту. Завершение аудита.

Аудит считается завершённым тогда, когда работа, предусмотренная планом, закончена, а утвержденный отчёт по аудиту разослан.

Документы, имеющие отношение к аудиту, должны храниться или уничтожаться в соответствии с соглашением между сторонами, процедурами программы аудита и приемлемыми законодательными, нормативными и контрактными требованиями.

В том случае, если это не предусмотрено законом, группа по аудиту и ответственные за управление программой аудита не должны раскрывать содержание документов и другой информации, полученной во время аудита, так же как и отчётов по аудиту любой другой стороне без явного согласия заказчика аудита и, если приемлемо, проверяемой организации. Если же требуется раскрыть содержание какого-либо документа аудита, заказчик аудита и проверяемая организация должны быть проинформированы об этом как можно быстрее.

Формирование выводов (наблюдений) аудита.

Полученная и проверенная информация по объектам аудита или свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита для получения выводов (наблюдений) аудита.

Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие СМК проверяемой организации критериям аудита. Выводы аудита могут касаться и предотвращения возможных отклонений; тогда они классифицируются как уведомления.

Члены комиссии должны совместно систематически анализировать получаемые выводы по ходу аудита.

Свидетельства должны быть обобщены с указанием мест наблюдений, функций, процессов и требований, которые были проверены. Несоответствия, уведомления и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть зарегистрированы.

Градация несоответствий.

Несоответствие невыполнение требования.

В ходе аудита СМК все обнаруженные отклонения объектов аудита от требований ГОСТ Р ИСО 9001 и документов СМК организации должны быть тщательно рассмотрены и классифицированы комиссией в зависимости от степени несоответствия рассматриваемого объекта аудита.

Выводы, сделанные в ходе аудита, классифицируют с целью выполнения проверяемой организацией корректирующих действий (для устранения причин несоответствий), адекватных последствиям выявленных несоответствий, принятия органом по сертификации решения о выдаче, подтверждении, приостановлении или отмене действия сертификата, а также расширения или сужения области сертификации.

Значительное несоответствие (категория 1): Несоответствие системы менеджмента качества, которое с большой вероятностью может повлечь невыполнение требований потребителей и/или обязательных требований к продукции.

Примечание. К значительным несоответствиям может быть отнесено отсутствие элемента или совокупности элементов системы и/или отсутствие их результативного функционирования.

Малозначительное несоответствие (категория 2): отдельное несистематическое упущение, ошибка, недочёт в функционировании системы менеджмента качества или в документации, которые могут привести к невыполнению требований потребителя и/или обязательных требований к продукции, или к снижению результативности функционирования элемента (совокупности элементов) системы менеджмента качества.

Уведомление свидетельство аудита, не носящее характер несоответствия и фиксируемое с целью предотвращения возможного несоответствия.

Неоднократное повторение малозначительных несоответствий одного вида (связанных с одним и тем же элементом СМК) даёт основание для перевода их в значительное несоответствие.

Окончательное решение по отнесению несоответствий к определённым категориям принимает председатель комиссии.

Обнаруженные несоответствия и уведомления регистрируют.

Зарегистрированные несоответствия и уведомления официально представляют руководству проверяемой организации.

Примечание. В случае разногласий с уполномоченным представителем проверяемой организации, касающихся выводов комиссии, председатель комиссии решает вопросы с руководством организации.

Действия с несоответствиями и уведомлениями при сертификационном аудите.

Действия с несоответствиями и уведомлениями состоят из следующих этапов:

комиссия официально представляет руководству проверяемой организации зарегистрированные несоответствия и уведомления, при этом возможно обсуждение и рассмотрение аргументов организации по поводу зарегистрированных несоответствий и уведомлений;

если организация устранит несоответствия и учтёт уведомления, о чём представит убедительные свидетельства во время работы комиссии, комиссия снимает такое несоответствие или уведомление соответствующим оформлением листа регистрации по данному несоответствию или уведомлению. Количество снятых несоответствий и учтённых уведомлений фиксируют в акте, но не учитывают при принятии решения о выдаче (невыдаче) сертификата соответствия;

если несоответствия и уведомления комиссией доказаны, то уполномоченный представитель руководства проверяемой организации ставит свою подпись на бланках регистрации несоответствий и уведомлений.

организация проводит анализ причин несоответствий и уведомлений и планирует проведение корректирующих действий;

в случае возникновения затруднений у проверяемой организации при планировании корректирующих действий в период сертификационного аудита орган по сертификации вправе предоставить дополнительно одну неделю (от даты проведения заключительного совещания) для завершения указанной работы.

При наличии замечаний к плану орган по сертификации извещает об этом проверяемую организацию, которая после этого в течение недели проводит доработку плана.

Срок, отводимый в плане на выполнение запланированных корректирующих действий, не должен превышать:

12 недель (от даты проведения заключительного совещания) при наличии одного и более значительных несоответствий;

5 недель (от даты проведения заключительного совещания) при наличии только малозначительных несоответствий и уведомлений.

В орган по сертификации не представлен план корректирующих действий, процесс сертификации должен быть прекращён.

Подготовка акта по результатам аудита, проведение заключительного совещания, утверждение и рассылка акта.

Председатель комиссии несёт ответственность за подготовку и содержание акта по результатам аудита. До проведения заключительного совещания комиссия проводит следующую работу:

анализирует наблюдения (выводы) аудита и любую другую информацию, собранную в ходе аудита и соответствующую его целям;

анализирует выявленные несоответствия и уведомления;

оформляет акт по результатам аудита, принимая во внимание выборочный характер рассмотрения объектов аудита;

подготавливает рекомендации органу по сертификации для принятия решения о выдаче (невыдаче) сертификата соответствия СМК организации;

- обсуждает последующие действия (например, проведение инспекционного контроля). Результаты аудита, выводы и рекомендации комиссия оформляет в виде акта.

Акт должен содержать:

идентификацию органа по сертификации;

идентификацию организации-заказчика;

цель и область аудита;

основание для проведения аудита;

время и место проведения аудита;

состав комиссии по сертификации с идентификацией председателя и членов комиссии, включая технических экспертов;

идентификацию нормативной базы аудита;

результаты аудита;

выводы комиссии;

адреса рассылки акта.

К акту должны быть приложены:

план аудита СМК;

заполненные бланки регистрации несоответствий и уведомлений;

записи, подтверждающие устранение несоответствий в ходе аудита;

- протоколы разногласий (при их наличии). К акту могут быть приложены:

протоколы испытаний продукции;

отчёты о качестве продукции за определённый период времени;

данные по анализу состояния производственной среды в организации за определённый период времени;

данные по анализу корректирующих действий, выполненных в период работы комиссии при сертификации СМК и др.

Заключительное совещание проводят под руководством председателя комиссии.

На заключительном совещании должны присутствовать руководство, ведущие специалисты проверяемой организации и члены комиссии. На совещании председатель комиссии доводит до участников совещания результаты аудита, представляет выводы и заключения по аудиту СМК.

К совещанию должен быть подготовлен проект акта по результатам аудита.

Акт подписывают председатель комиссии, члены комиссии и представляют для ознакомления и подписи руководителю проверяемой организации или его представителю. Акт печатают, как правило, в двух экземплярах, если не предусмотрено другое.

Один экземпляр акта передают проверяемой организации (заказчику), другой органу по сертификации.

Экземпляры акта являются собственностью проверяемой организации и органа по сертификации, при этом члены комиссии и проверяемая организация должны строго соблюдать требования конфиденциальности.

Проведение последующих за аудитом действий.

В заключении по результатам аудита может содержаться указание на выполнение корректирующих, предупреждающих действий и (при необходимости) действий по улучшению. Эти действия обычно назначаются и выполняются проверяемой организацией в согласованные сроки и не рассматриваются как часть аудита. Проверяемая организация должна информировать заказчика аудита о статусе этих действий.

Завершение и результативность корректирующих действий должны быть проверены. Эта проверка может быть частью последующего аудита.

Программа аудита может предусматривать проведение последующих аудитов теми членами группы по аудиту, опыт которых наиболее полезен. В подобных случаях должно быть уделено внимание обеспечению независимости при последующих аудитах.

Вопросы для самопроверки

В каком случае аудит считают завершённым?

Какие разделы должен содержать отчёт (акт) по аудиту?

Перечислите виды несоответствий при аудите?

Что является уведомлением при аудите?

Что представляет собой значительное несоответствие?

Что представляет собой несоответствие?

Что представляет собой малозначительное несоответствие?

Кто принимает окончательное решение по отношению выявленных несоответствий к определённой категории?

Какие действия следует осуществлять с несоответствиями и уведомлениями при сертификационном аудите?

Кто несёт ответственность за подготовку и содержание акта по результатам аудита?