Глава 19 аудит расчетов по оплате труда

Глава 20 аудит расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами — установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

При аудите расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:

утвержденный состав подотчетных лиц;

документальное оформление авансовых отчетов;

правильность отражения в учете командировочных расходов;

правильность выделения НДС из сумм командировочных расходов;

соблюдение сроков отчетов по выданным подотчетным средствам и наличие остатков неиспользованных сумм;

авансовые отчеты по представительским расходам;

правильность ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх сумм, установленных законодательством.

Аудитор должен помнить следующие основные положения:

• приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций);

если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (письмо ФНС России от 24.01.2005 №04-1-02/704);

выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается;

выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, п. 19 инструкции Минфина России «О служебных командировках в пределах СССР» от 07.04.1988 № 62, применяемой в части, не противоречащей ТК РФ);

если недоиспользованный аванс не возвращен в указанный срок, работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Если отведенный срок взыскания истек, истребовать сумму можно только через суд или списать ее на убытки.

За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не установлена, однако эти действия представляют собой грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ), что влечет штраф, а также правомерный отказ налоговых органов в признании расходов налогоплательщика, не подтвержденных правильно оформленными документами. Это, в свою очередь, грозит штрафами уже по налогу на прибыль.

В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно.

Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляется бухгалтером на основании приказов по учетной политике организации, а также приказов о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет и о направлении работников организации в командировки, журнала регистрации авансовых отчетов.

11ри проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по скту 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После проведения указанных процедур проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.). Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

Все перечисленные действия помогут аудитору удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

Одним из направлений получения аудиторских доказательств является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям, указанным в п. 11 Положения о порядке ведения кассовых операций. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия могут выдавать своим работникам наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размера и на сроки, определяемые руководителями предприятии Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчеі об израсходованных суммах и произвести окончательны it расчет по ним.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, Инструкцией по приме нению Плана счетов предназначен счет 71 «Расчеты с под отчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на кото рых учитываются затраты и приобретенные ценности.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденная постановлением Госкомстат;! России от 01.08.2001 № 55. Проверенный авансовый отчет у г верждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Перерасход по авансовому отчету выдл ется подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Оплата служебных командировок

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операци і і выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги в рублях под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходоваї і ных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, он ределяются коллективным договором или локальным нор мативным актом организации.

Ими ітвстствии с Правилами предоставления гостиничных ■ пі и Российской Федерации, утвержденными постановім пнем Правительства РФ от 25.04.1997 № 490, гостиницы (іи;і:н.інают как основные, так и дополнительные услуги. I'умма 11ДС, предъявленная гостиницей за дополнительно шишппые услуги, отражается по дебету счета 19 «Налог на ДОҐшіілеиную стоимость по приобретенным ценностям» в Корреспонденции с кредитом счета 71.

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат Вуммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (рас-ОДЦім но проезду к месту служебной командировки и обратно, -,. ІКЛіочая расходы на пользование в поездах постельными Принадлежностями, а также расходам на наем жилого по-^ Мощения), которые принимаются к вычету при исчислении і ІШЛО га па прибыль организаций.

Норма суточных определяется отдельно для целей исчис-Ліііия 11ДФЛ и для целей налогообложения прибыли. 1 * При оплате работодателем налогоплательщику расходов JL ЦП командировки как внутри страны, так и за ее пределы в W Л'Жод, подлежащий налогообложению, до 1 января 2009 г. не ' ' Включались суточные, выплачиваемые в соответствии с зако|

& ИО/Штельством Российской Федерации, но не более 700 руб. Ш И* Каждый день нахождения в командировке на территории g Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день | Нахождения в заграничной командировке, а также фактически И йроизнеденные и документально подтвержденные целевые | расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за Ь услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд ,' й имропорт или на вокзал в местах отправления, назначения IP ИЛИ пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого • Помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации Служебного заграничного паспорта, получению виз, а также

Ї

исходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в Вике на наличную иностранную валюту. Аудитор должен учитывать следующие нормативные положен ия:

сумма начисленных суточных относится к расходам по опычным видам деятельности и признается в бухгалтерском умете па дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п. 5,7,16,18 ПБУ 10/99);

согласно подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат обло-Жепшо ЕСН суточные в пределах норм, установленных в еоотистствии с законодательством РФ;

со всей суммы суточных организация не начисляет страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», далее — Закон об обязательном пенсионном страховании);

согласно п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765, с суточных, выплачиваемых работникам в пределах норм, установленных законодательством РФ, страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются;

валюта командированному работнику может быть выдана наличными из кассы, или может быть открыт карточный валютный счет и перечислены деньги на него. После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации, а пластиковая (валютная) карта сдана;

кроме наличной валюты командированным в загранкомандировку работникам могут выдаваться дорожные чеки. Дорожные чеки — это платежные документы в иностранной валюте. Они отнесены к валютным ценностям, и, следовательно, на них распространяются нормативные акты, регулирующие порядок обращения иностранной валюты на территории РФ. Обычно дорожные чеки выдаются в виде чековой книжки.

Для покупки дорожных чеков организация может использовать валютные средства, которые есть на текущем валютном счете или приобретены банком по поручению организации для оплаты командировочных расходов.

Согласно п. 3.1 ст. 15 Закона об обязательном пенсионном страховании при единовременном вывозе из РФ физическими лицами дорожных чеков на сумму, превышающую в эквиваленте 10 000 долл. США, они подлежат декларированию таможенному органу путем подачи письменной таможенной декларации.

После получения дорожных чеков командируемый работник должен сдать их вместе со справкой в кассу организации, которые затем приходуются и выдаются под роспись в журнале учета справок командированному работнику. Учет дорожных чеков ведется на отдельном субсчете счета 50 «Касса».

()приходование в кассу и выдача дорожных чеков под отчет отражаются в бухгалтерском учете по курсу Банка России на дату совершения операции. Порядок бухгалтерского учета движения дорожных чеков в учреждении аналогичен учету движения наличной валюты. Если по возвращении из загранкомандировки у работника остались неизрасходованные дорожные чеки, то он должен сдать их в кассу организации.

В соответствии с Планом счетов Инструкцией по его применению банковские карточные счета относятся к специальным и учитываются на отдельном субсчете счета 55 «Специальные счета в банках».

При открытии банковской карты в валюте необходимо иметь в виду, что иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, должна переоцениваться на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности. Возникшие курсовые разницы учитываются в налоговом учете как внереализационные доходы (расходы). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются по счету 91 «Прочие доходы и расходы».

Количество держателей карты согласовывается между руководством организации и обслуживающим банком. Выдача банковской карты работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов.

Все полученные аудиторские доказательства подлежат документированию. Выявленные ошибки влияют на выражаемое в заключении мнение аудитора. В то же время бывает сложно дать рекомендации по исправлению ошибок по данному разделу учета, особенно в части первичной документации, более реальным представляется внесение исправлений в порядок ведения хозяйственных операций.

Продолжение табл. 21.1