3.2. аудит учета основных средств и нематериальных активов

3.2. аудит учета основных средств и нематериальных активов

87

имеется ли обязательство кассира о материальной ответственности установленной формы, предусмотренной порядком ведения кассовых операций;

соответствует ли помещение кассы нормальным условиям работы кассира, обеспечена ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка;

не находится ли в кассе на отдельные даты денежная наличность, значительно превышающая установленные лимиты;

проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты таких проверок.

Направления проверки кассы аудитором показаны на схеме (рис. 4).

При обнаружении недостач на значительные суммы или злоупотреблений следует потребовать отстранения кассира от должности и рекомендовать руководству предприятия передать дело следственным органам.

Проверяющий устанавливает соблюдение сроков обычных инвентаризаций, которые предусматривает руководитель предприятия, но не реже одного раза в квартал. Такая операция должна проводиться внезапно с участием представителя администрации.

Образец

(предприятие, организация)

АКТ №

инвентаризации наличия наличных денежных средств

« » 200_ г.,

находящихся

Расписка

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо

(должность, Ф., и., о., подпись)

На основании приказа (распоряжения) № от «_» 200_ г. проведена инвентаризация денежных средств по состоянию на «_» 200_ г.

При инвентаризации установлено следующее:

Наличных денег руб. коп.

Почтовых марок руб. коп.

3. руб. коп.

4. " руб. коп.

Итого фактическое наличие руб. коп.

(прописью)

По учтенным данным руб. коп.

Результаты инвентаризации: излишек, недостача

Последние номера кассовых ордеров:

Приходного № , расходного №

Председатель комиссии

(должность, Ф.И.О., подпись)

Члены комиссии:

(должность, Ф., и., о., подпись)

(должность, Ф., и., о., подпись) Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении.

Материально ответственное лицо

(должность, Ф., и., о., подпись)

200 г.

Объяснение причин излишков или недостач

Материально ответственное лицо

(подпись)

Решение руководителя предприятия

Направление проверки

Наличие обязательств кассира о материальной от-ветственности установленной формы

Соответствие помещения кассы нормативным условиям работы кассира, надежность охраны кассы и сохранности денег

Наличие в кассе на отдельные даты денежных сумм, значительно превышающих установленные лимиты

Проведение периодических внезапных проверок кассы и наличие актов таких проверок

Рис. 4. Проверка работы кассы аудитором

Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств

Кассы предприятия и фирм принимают наличные деньги по приходным кассовым ордерам. Эти деньги могут поступать из банков, от работников в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками неиспользованных авансов и др. Особое внимание следует обратить на полноту и своевременность денег, полученных по каждому чеку из банка. Некоторые допускают ошибку, когда просматривают толъко корешки чеков. Необходимо проверять также выписки банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Если на выписках есть следы подчисток, исправлений, а также при расхождении остатков, аудитор должен получить выписку в банке из текущего счета или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии ревизуемой организации с данными выписки. В процессе проверки иногда выяснялось, что для сокрытия фактов присвоения наличных денег работники бухгалтерии исправляли шифры в выписках банка (шифр, соответствующий получению наличных денег, исправлялся на шифр, обозначающий безналичные расчеты), уничтожали корешки чеков, по которым были получены деньги, а на соответствующие суммы прилагали фиктивные платежные поручения. Необходимо тщательно проверять не только полноту оприходования сумм, полученных из банка, но и другие поступления: от родителей за содержание детей в детских учреждениях, квартирную плату и др. ч

Проверяя полноту и своевременность оприходования денег, полученных с расчетного счета в банке, аудитору следует применить метод взаимного контроля. При этом сравнивают суммы, отраженные в ведомости № 1 по дебету сч. 50 и суммы по журналу-ордеру № 2 по кредиту сч. 51. Эти суммы должны совпадать.

Действенным методом контроля является проверка книг регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, которые не должны вести кассиры предприятия. В результате этой проверки могут быть выявлены неоприходованные суммы. Неоприходование денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций.

Правильность списания денег в расход

Кассовые операции по списанию денег в расход проверяются по документам, приложенным к кассовым отчетам.

Прежде всего нужно знать, что наличные деньги выдаются из кассы фирмы только по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и др.).

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

Кассовые операции по списанию денег в расход изучают по документам, приложенным к кассовым отчетам за весь период, подлежащий проверке.

При аудите используют следующие формы учетной документации по кассовым операциям:

КО-1 — приходный кассовый ордер; КО-2 — расходный кассовый ордер;

КО-3 — журнал регистрации приходных и расходных документов;

КО-4 — кассовая книга;

КО-5 — книга учета принятых и выданных кассиром денег; Главная книга, балансы на соответствующие даты и др. Необходимо обращать внимание на оформление кассовых документов:

имеется ли подпись руководителя, разрешающая выдачу денег из кассы;

имеется ли на каждом документе расписка получателя;

погашаются ли кассовые документы (приходные — штампом «получено» и расходные — штампом «оплачено» с указанием даты);

имеется ли доверенность на получение денег от других организаций.

В процессе проверки необходимо убедиться в документальной обоснованности записей в книге, которые должны подтверждаться правильно оформленными приходными и расходными ордерами или заменяющими их документами. Последние бухгалтерия обязана записывать в журнале регистрации ордеров, что делается не всегда. Отсутствие такого журнала создает возможность для злоупотреблений путем уничтожения кассовых ордеров. Таким образом, возникают неучтенные деньги.

Наиболее распространенной и опасной формой злоупотреблений является повторное списание сумм по кассе по одним и тем же документам. С целью выявления этого необходимо внимательно проверить полноту приложений к кассовым отчетам, а сами приложенные документы (ведомости, ордера) — на наличие подчисток, исправлений и т. д. Выборочным путем можно проверить, получал ли отдельный работник фактически указанную в ведомости сумму.

Аудитор должен тщательным образом проверить соблюдение в организации порядка ведения кассовых операций в соответствии с нормативными документами.

Аудитор должен удостовериться в следующем:

обслуживается клиентура одним кассиром или несколькими;

работает ли кассир только в проверяемом предприятии или совмещает свои обязанности с другими;

имеется ли обязательство кассира о полной материальной ответственности и ознакомлен ли он с правилами ведения кассовых операций;

имеется ли расписка об этом.

К сожалению, не во всех организациях кассовые помещения изолированы, некоторые не имеют сигнализации. Наличные деньги и другие денежные документы должны храниться в несгораемом шкафу. В помещении для пересчета денег клиентами обязательно должны находиться представители предприятия.

Аудиторам необходимо проконтролировать, проводились ли внезапные проверки кассы, проводилась ли ежедневная сдача в бухгалтерию кассовых документов кассиром и есть ли на них расписка главного бухгалтера или его заместителя, имелись ли случаи подписи руководителем или главным бухгалтером незаполненных чеков и выдача их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

Обращается внимание на записи в кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью, а все листы — заверены подписями руководителя и главного бухгалтера.

Следует иметь в виду, что в кассовой работе не может быть неточностей и ошибок. Даже мелкий просчет в кассе приносит помимо материальных потерь моральный ущерб их допустившим. К большому сожалению, аудиторами выявляются многочисленные нарушения в кассовой работе: хранение денег в неисправных шкафах, которые по окончании работы не опечатываются, отсутствие охранной сигнализации, дубликатов к ключам от сейфов, всевозможные подчистки в кассовых книгах. Выявлены факты, когда к работе с ценностями на предприятиях допускались лица, находящиеся в родственных отношениях. Ревизия кассовых операций предусматривает контроль:

злоупотреблений (включение в ведомости подставных лиц, завышение итоговых сумм к выдаче и др.) по оплате труда, особенно депонированной зарплате и при выдаче подотчетных сумм;

использования не по целевому назначению полученных из банка денег на зарплату, командировки и хозяйственные нужды и соответствие их остаткам лимита, установленного банком;

своевременной сдачи в банк остатков средств по невыдан-ной заработной плате, выручке от реализации материальных ценностей за наличный расчет, путевок, других поступлений в кассу;

выдачи наличных денег посторонним лицам без доверенностей. При наличии таких факторов аудитор должен уточнить их причины, установить, по чьему распоряжению они были выданы и не скрываются ли за этим злоупотребления;

подписей в расходных кассовых документах, нет ли фактов подписей только одним руководителем или главным бухгалтером;

незаполненных чеков с подписями руководителя и главного бухгалтера и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения;

за хранением денежных чековых книжек, которые должны находиться в сейфе у главного бухгалтера;

наличия и подлинности на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег;

законности произведенных из кассы выплат денежных средств, списываемых на расходы без последующего'пред-ставления отчетов по этим операциям;

аудитору необходимо выборочно проконтролировать итоги страниц кассовой книги и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

аудитор сопоставляет балансовые данные по счету «Касса» с главной книгой, журналами-ордерами и кассовой книгой;

за правильностью корреспонденции счетов по кассовым документам;

за своевременностью депонирования невыплаченных сумм.

результаты ревизии кассы оформляются актом.

Проверка банковских операций

Направления проверки банковских операций показаны на схеме (рис. 5).

При проверке банковских операций по расчетному и валютному счетам в учреждениях банка необходимо установить:

в каких учреждениях банка открыты счета организации;

сопоставить сальдо по счетам 51, 52, 55 с данными выписок банка. Они должны быть тождественными;

в соответствии с действующим порядком остатки средств предприятия на валютных счетах, ценные бумаги, дебиторскую и кредиторскую задолженность в иностранных валютах отражают в балансе, главной книге и других учетных регистрах в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранных валют по курсу ЦБ РФ, действующему на последнюю дату перед фиксированием учетных данных в отчетных формах и регистрах. Возникающие при этом курсовые разницы относят на счет 91 «Доходы и расходы»;

соответствуют ли суммы по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;

не допускалось ли в этих случаях неправильное отражение в бухгалтерском учете банковских операций (например, отнесение полученных наличных денег на другие балансовые счета вместо отражения по счету «Касса».

Направления проверки банковских операций

по расчетному и валютному счетам в учреждениях банка

Учреждения банка, где открываются расчетный и валютный счета

Соответствие суммы по выпискам банка суммам, указанным в приложении к ним первичных документов

Правильность отражения банковских операций в бухгалтерском учете

Рис. 5. Проверка банковских операций по направлениям

Каждая операция, отраженная в выписке банка, должна быть подтверждена соответствующим документом: счетом, платежным поручением, требованием.

Приложенные к выписке банка первичные документы группируются в определенном порядке: сначала прилагаются к выписке все приходные документы, а за ними — все расходные. Такая проверка банковских выписок должна сочетаться с изучением банковских документов — по существу произведенных операций, при этом аудитор должен выяснить:

допускаются ли неправильное перечисление авансов и платежей по бестоварным счетам и другие незаконные операции (оплата в качестве услуг счетов организаций, не имеющих отношения к проверяемому предприятию, и др.);

правильно и своевременно ли используются банковские ссуды под сезонное накопление товарно-материальных ценностей, по неоплаченным счетам заказчиков за выполненные работы и др.;

достоверны ли представляемые документы на получение ссуд;

верно ли отражены в учете и законно ли используются полученные из банка лимитированные и нелимитированные чековые книжки; соблюдается ли порядок их учета как документов строгой отчетности; выдаются ли они подотчетному лицу под расписку; составляются ли подотчетными лицами отчеты об использовании чековых книжек;

соответствуют ли обороты и сальдо по отчетам подотчетных лиц оборотам и сальдо банка по спецссудным счетам;

проставляются ли на транспортных документах номера, дата и суммы чеков и т. д.

Тщательной проверке должны быть подвергнуты операции по открываемым на ряде предприятий текущим счетам уполномоченных лиц (производителей работ и других) для выплаты на месте заработной платы и других целевых расходов (законность всех этих операций, а также качество и обоснованность самих документов).

Проверяется реальность сумм, числящихся в бухгалтерском учете на счете 57 «Переводы в пути». На этот счет часто неправильно относят просроченную задолженность заказчиков за выполненные работы и другие суммы, в то время как на нем должны отражаться денежные суммы (выручка), сдаваемые в кассы банка, но еще не зачисленные банком на расчетный счет предприятия, а также суммы, перечисленные проверяемому предприятию другой фирмой, но не поступившие в отчетном месяце на расчетный счет предприятия, т. е. находящиеся к концу месяца в пути. Основанием являются — при сдаче выручки — копия квитанции инкассатора (почты) о сдаче денег, а при перечислении денежных средств — авизо предприятия с указанием номера, даты, суммы, наименования учреждения банка или почтового отделения, принявшего перечисления.

Проверяют перечисления денежных средств в погашение задолженности поставщикам.

Устанавливают правильность и полноту зачисления денежных средств на расчетный и валютный счета. Так, взносы наличных денег должны отмечаться во всех выписках банка в ходе проверки кассовых операций. Особое внимание по списанию денежных средств с расчетного счета и валютных счетов необходимо обращать на своевременность и полноту оприходования и целевого использования наличных денег, полученных из банка.

Правильно и законно ли совершаются операции с векселями, банковскими картами и аккредитивами. Необходимо определить причину таких расчетов; не вызываются ли они неплатежеспособностью предприятия. Направления проверки банковских операций приведены на схеме (рис. 6).

Направления проверки аудитором реализации банковских операций

Наличие неправильного перечисления авансов и платежей по бестоварным счетам и другие незаконные операции

Правильность и своевременное использование банковских ссуд под сезонное накопление товарно-материальных ценностей, достоверность документов, предоставляемых на получение ссуд

Правильность отражения в учете и законность использования полученных из банка лимитированных и нелимитированных чековых книжек, выдача их подотчетному лицу

Правильность и законность совершения операций с векселями, с аккредитивами и банковскими картами

Рис. 6. Проверка реализации банковских операций

Особое внимание необходимо уделять движению денежных средств на валютных счетах с учетом ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте».

Аудитору необходимо особенно пристально проверить порядок движения средств на транзитном валютном счете, который открывается организациям-экспортерам и на который зачисляется выручка. Часть этой выручки (на момент написания учебника — 25\%) подлежит обязательной продаже. Поэтому необходимо провести расчеты, сверить суммы с выпиской банка на зачисление выручки, ее продажи и перевода с транзитного счета на текущий валютный. Этот порядок отражения операций по валютным счетам определен Положением ЦБ «О валютном регулировании и валютном контроле на территории РФ»

Основные нарушения при проведении кассовых операций рассматриваются в следующих направлениях:

Прямое хищение денежных средств:

ничем не замаскированное;

замаскированное необходимыми документами и расписками.

Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм:

из банка;

от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам.

Излишнее списание денег по кассе:

повторное использование одних и тех же документов;

неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах;

подлог в документах, законно оформленных.

Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям:

присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям;

присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям.

Расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги без применения ККМ и другие ошибки.

При проведении аудиторской проверки расчетного, валютного и других счетов аудитор должен предусмотреть следующее: 1. Банк обязуется принимать и зачислять денежные средства на

счет клиента, выполнять его р-.споряжения о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и другие операции (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).

Банк не вправе контролировать направления использования денежных средств клиента или устанавливать другие ограничения.

Банк обязан заключать договор банковского счета с клиентом. Списание денежных средств со счета осуществляется банком только на основании распоряжения клиента. При недостатке средств на счете списание производится в установленной очередности. Договор банковского счета может быть расторгнут по заявлению клиента в любое время.

В ходе проверки аудитор определяет наличие договора и факта уведомления об открытии счета налоговым органом.

Типичными ошибками при аудите денежных средств на счетах в банках являются:

Отсутствие выписки банка, подчистки и исправления в выписках банка со счетов.

Не полностью представлены оправдательные документы к выпискам.

Отсутствие на документах штампа банка о принятии документов для отработки.

4. Нарушения порядка покупки и продажи иностранной валюты

• на внутреннем рынке РФ и ряд других ошибок.

Вопросы для самопроверки

Как проводится инвентаризация кассы?

Каковы особенности аудита кассовых операций?

Как составляется акт инвентаризации денежных средств и что включается в него?

Каковы направления проверки аудитором условий работы кассы?

Как производится списание денег на расход и какие используются формы учетной документации?

Что включает в себя аудит кассовых операций?

Как осуществляется проверка (ревизия) банковских операций и каковы ее направления?