5.5. контроль за исполнением документов

5.5. контроль за исполнением документов: Бухгалтерское дело, Н.Л. Маренков, 2005 читать онлайн, скачать pdf, djvu, fb2 скачать на телефон В пособии рассматриваются основы организации бухгалтерского дела с древних времен до трансформации его в международные стандарты финансовой отчетности. Рассмотрены вопросы, поставленные в общепрофессиональных стандартах высшего образования...

5.5. контроль за исполнением документов

Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения – это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки Контроль исполнения документов охватывает три группы

 ■ контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;

контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами.

Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов, как:

■ предложения, заявления и жалобы граждан — в срок до

1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее 15 дней;

103

заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей — не позднее 7 дней со дня поступления;

запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ — в срок до 20 дней;

Поручения Президента РФ и Правительства РФ — в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой «срочно» — в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения — в 10-дневный срок;

письма предприятий и учреждений — 30 дней;

приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ — согласно указанному сроку или в течение 30 дней. Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего, и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса как лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов:

распорядительные документы высших органов государственной власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области);

распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся:

■ протоколы совещаний при руководителе органа управления;

■ поручения руководителя;

104

входящая корреспонденция;

письменные и устные обращения граждан.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

а постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;

■ снятие исполненных документов с контроля..

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны.

Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий

и более экономичны. К простейшим организационным формам

контроля исполнения можно отнести:

контрольные журналы;

регистрационно-контрольные карточки (картотека);

письменные отчеты;

проверки.

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование — не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Бухгалтерское дело

Бухгалтерское дело

Обсуждение Бухгалтерское дело

Комментарии, рецензии и отзывы

5.5. контроль за исполнением документов: Бухгалтерское дело, Н.Л. Маренков, 2005 читать онлайн, скачать pdf, djvu, fb2 скачать на телефон В пособии рассматриваются основы организации бухгалтерского дела с древних времен до трансформации его в международные стандарты финансовой отчетности. Рассмотрены вопросы, поставленные в общепрофессиональных стандартах высшего образования...