Глава 3 формирование бухгалтерской службы на основе функционального и предметного разделения труда

Глава 3 формирование бухгалтерской службы на основе функционального и предметного разделения труда

3.1. Структура бухгалтерского аппарата

Исходя из формы организации учета определяется в основном и структура бухгалтерского аппарата. Под структурой бухгалтерского аппарата понимаются состав и соподчиненноетъ взаимосвязанных организационных единиц или звеньев бухгалтерии, выполняющих различные функции. Иными словами, под структурой бухгалтерского аппарата принято понимать деление его на составные части на основе принципов разделения труда, то есть специализации функций отдельных частей или работников бухгалтерии и кооперации их совместных усилий. Различают два основных вида разделения труда — предметное и функциональное.

Предметное (иногда его называют линейным, или оперативным) разделение труда основывается на принципе обособленности выполняемых работ или операций, при котором весь определенный цикл совершает от начала до конца один работник или определенная часть аппарата бухгалтерии. Например, ~ учет производственных затрат основного производства выполняет одна часть бухгалтерии, вспомогательных производств — другая.

Достоинство предметного разделения труда заключается в приближении учетного аппарата к объектам учета, вследствие чего увеличиваются знание о характере закрепленного за работником (группой работников) участка работы, персональная ответственность за выполнение обязанности и т. д.

Функциональное разделение предполагает централизованное построение учетного аппарата и выполнение каждым работником или определенной частью аппарата однородных совокупностей функций либо операций. Например, учет заработной

56

платы в этом случае выполняется следующим образом: один работник (или группа работников) принимает и проверяет первичные документы, второй исчисляет по этим документам заработную плату, третий составляет учетные регистры и т. д.

Достоинство предметного разделения труда — приближение учетного аппарата к объектам учета, вследствие чего увеличиваются знание о характере закрепленного за работником (группой работников) участка работы, персональная ответственность за выполнение обязанности и т. д.

Применение того или иного принципа разделения труда зависит от объема учетных работ. Часто происходит смешенное разделение труда исходя из преимуществ первого или второго видов в конкретных условиях в работе бухгалтерии.

На структуру бухгалтерского аппарата влияют также численность работников, объем учетно-отчетных и контрольных работ, их значимость и сложность. Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от объектов обрабатываемой информации по каждому из объектов учета. Расчеты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслуживании на работы по бухгалтерскому учету. В соответствии с расчетным количеством бухгалтеров и формируется ее организационно-штатная структура.

Наиболее проста структура бухгалтерии в небольших организациях.-Здесь работы распределяются между исполнителями, как правило, без учета специализации по конкретным участкам. Все работники обычно подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

Бухгалтерии крупных и средних организаций имеют более широкий круг объектов учета. Поэтому возникает необходимость выделить в аппарате бухгалтерии отдельные части. Как правило, такое деление производят по главным участкам работы бухгалтерии. В условиях централизации управления наиболее распространена такая структура аппарата, когда в составе бухгалтерии выделяют части (отделы, секторы или группы), осуществляющие учет:

труда и заработной платы;

материальных ценностей;

затрат на производство;

готовой продукции и ее реализации;

расчетных операций;

всех остальных операций;

а также обобщения всех данных учета и составления отчетности.

57

Рассмотрим структуру на примере схемы бухгалтерии средней по своим размерам промышленной организации (рис. 2).

Первое подразделение (1), часто именуемое расчетным отделом, производит весь цикл работ по учету труда и заработной платы, составляет соответствующую отчетность и осуществляет контроль.

Материальный отдел (2) учитывает и контролирует наличие движения всех видов товарно-материальных ценностей; участвует в инвентаризации этих ценностей и составляет отчетность.

Производственный отдел (3) ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции, контролирует и анализирует трудовые и материальные затраты, участвует в инвентаризации незавершенного производства и составляет отчетность.

К функциям четвертого подразделения обычно относится учет выпуска, наличия, отгрузки и реализации продукции, расчетов с покупателями.

При большом объеме банковских операций их учет, а также учет денежных средств, может получать самостоятельно подразделение. На него обычно возлагаются организация финансовой работы и финансовое планирование в тех организациях, где отсутствует финансовый отдел.

Вся остальная отчетная и контрольная работа входит в функции шестого подразделения. Это — учет финансовых результатов, внутриведомственных и внутрихозяйственных расчетов.

58

Как правило, в составе бухгалтерии выделяют сводное подразделение для обобщения всех данных бухгалтерского учета, составления бухгалтерского баланса и отчетов, координации работы отдельных подразделений бухгалтерии, организации всей информационной системы.

Иногда в бухгалтерии выделяют дополнительное подразделение. Если организация осуществляет капитальное вложение, часть бухгалтерии занимается учетом затрат на строительство и приобретение основных средств и их финансирование, составлением отчетности по капитальным вложениям. При наличии большого жилищно-коммунального хозяйства специальная часть бухгалтерии организует учет операций по этому хозяйству.

Особенности работы организаций, а также различия в объеме учетных работ могут обусловливать и другие варианты структуры бухгалтерского аппарата. В головных бухгалтериях производственных объединений, помимо перечисленных частей, могут формироваться специальные подразделения: служба подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналити-ческая служба и др. Бухгалтерии объединений являются также организаторами и руководителями бухгалтерского учета в системе объединения, они определяют принципы и схемы механизации и автоматизации учета.

Вся работа бухгалтерии должна строиться с использованием принципов научной организации труда, которая основывается на достижениях науки об управлении, обобщении и распространении передового опыта учета и деятельности бухгалтерского аппарата, наилучшем использовании вычислительной и организационной техники, повышении производительности труда, достижении наилучших результатов при наименьших затратах труда. Важными предпосылками этого являются:

ознакомление с особенностями деятельности организации;

определение характера и объема необходимых учетных данных;

изучение действующих законоположений и инструкций по учету и отчетности;

распределение функций между бухгалтерией и другими службами и подразделениями (организации), а внутри бухгалтерии — между группами и отдельными исполнителями.

Немаловажное значение имеет применение в работе бухгалтерии принципов организации управленческого труда, включая: непрерывность и ритмичность в работе, культуру труда, создание здоровой моральной атмосферы в коллективе, воспитание гордости за бухгалтерскую профессию.

59