4. организация документооборота

4. организация документооборота

Организация документооборота включает составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых и число работников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены требования: и первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией должны иметь все обязательные реквизиты;

при приеме документов должна осуществляться проверка правильности арифметических вычислений;

ш документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;

ш все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием исправления;

по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная, акт выполнения работ, смета, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за продажи (маркетологи). В официальном порядке до них доводятся сведения о правилах оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Следует заметить, что очень часто это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов-фактур достигает нескольких месяцев. Рекомендуется оформить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит правильность отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Возможны ситуации, когда некоторые документы учитываются два раза. Так, например, по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем передан на другой без оприходования через склад и вновь списан на расходы. В данном случае нарушены правила документооборота о необходимости отражения движения всех материалов через склад.

Задачей главного бухгалтера является оптимизация (или разработка) собственно документооборота и технологии обработки получаемой информации. В структуре документооборота выделяют две составляющих: документооборот внутри организации и документооборот внутри бухгалтерии. При этом устанавливается:

перечень первичных документов, применяемых в организации;

список работников, имеющих право подписывать данные документы и нести ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);

рабочая схема действующих отделов организации;

порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок их представления конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);

график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать исчисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

После составления и утверждения графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота При этом график документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерий за работой организации, повышает эффективность учетной работы.

На рис. 6 представлен общий вид графика документооборота.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерия не только принимает и обрабатывает различные документы, но и обеспечивает их хранение. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

Технология обработки получаемой информации базируется на анализе количества и качества первичных учетных документов, выявлении стандартных фактов хозяйственной деятельности, подлежащих отражению на счетах бухгалтерского учета и регистрах налогового учета, а также на многих других факторах.

Технология обработки учетных данных и система применяемых регистров зависят от форм и методов бухгалтерского учета, которые формируются учетной политикой организации. Исходя из объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов главный б)тсгалтер выбирает одну из следующих форм бухгалтерского учета:

т мемориально-ордерную форму (с использованием мемориальных ордеров и регистров аналитического учета);

журнально-ордерную форму (с использованием журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц, регистров аналитического учета, Главной книги);

упрощенную форму учета;

компьютеризированное ведение учета с использованием компьютерной обработки

Таким образом, различают ручную и автоматическую обработку получаемой информации.

Бесспорным лидером среди разработчиков автоматизированного учета является фирма 1С. Оболочка программы «1С. Предприятие» может наполняться метаданными. Для коммерческих организаций предназначены следующие программы фирмы 1С:

1С: Бухгалтерия;

1С: Зарплата и кадры (автоматизация расчета зарплаты и кадрового учета);

1С: Налогоплательщик (программа подготовки данных на магнитных носителях для передачи в Инспекцию МС России);

1С: Платежные документы (программа формирования, учета и вывода на печать первичных документов: платежных поручений и требований, приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, счетов-фактур и т. п.).

Выводы

Автоматизированная форма бухгалтерского учета для обработки учетной информации на всех участках учета предполагает использование компьютерных технологий.

Технология обработки информации характеризуется законченным циклом движения информации от момента ее возникновения (первичный учет) до формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности и анализа финансово-хозяйственной деятельности.

Используемые в настоящее время информационные системы бухгалтерского учета весьма разнообразны по охвату реализуемых функций, принципам построения, составу сервисных услуг, техническому и методологическому сопровождению, отраслевой ориентации.

Нормативное регулирование автоматизированной формы бухгалтерского учета практически отсутствует, поэтому многочисленные программные решения не похожи друг на друга, как по представлению данных, так и по выходным формам.

При организации автоматизированной формы бухгалтерского учета целесообразно обратить внимание на следующие аспекты:

ввод, хранение и первичную обработку исходных учетных данных;

■ получение и представление результатной информации; ш обеспечение выполнения учетных процедур;

способы настройки компьютерных программ на особенности учета конкретного экономического субъекта.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета реализуется по нескольким уровням.

На первом уровне происходят сбор, регистрация и ввод первичной информации структурных подразделений. Здесь же пре/гусматривается инструментарий для подготовки различных справок и документов.

Данные, сформированные на первом уровне, подвергаются обработке на втором уровне. Помимо этого, используется информация справочного и нормативного характера.

На третьем уровне формируются учетные регистры, в которых аккумулируются хронологические и систематические записи, текущие хозяйственные операции. В любой момент, заинтересованный пользователь по запросу может оперативно получить с требуемой степенью детализации информацию о наличии имущества, состоянии расчетов и т. п., различные экономические и бухгалтерские показатели, справочные данные, а также проследить динамику их изменения.

в На завершающем четвертом уровне происходит формирование отчетных форм, в результате чего пользователи получают бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также возможность сформировать различные аналитические данные.

Таким образом, автоматизированная форма бухгалтерского учёта предоставляет пользователю удобный инструмент контроля и управления деятельностью экономического субъекта.

Вопросы и задания для повторения

Назовите известные вам бухгалтерские информационные системы, используемые на крупных и средних предприятиях, и охарактеризуйте их функциональные возможности.

Каковы особенности автоматизации бухгалтерского учета малых предприятий?

Чем обусловлены место w роль бухгалтерской информационной системы в системе управления предприятием?

Какова информационная взаимосвязь бухгалтерской системы с информационными системами внешних пользователей?

Определите комплекс задач автоматизированной системы бухгалтерского учета.

Назовите общие принципы автоматизации аудита.

Тесты

№1

При проверке документов по форме устанавливают:

необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей;

правильность подсчетов;

3) законность и целесообразность хозяйственных операций.

№2

Этапами обработки первичных документов являются:

проверка по форме, проверка по существу;

проверка по форме, проверка по существу, таксировка, группировка, котировка;

таксировка, группировка, контировка.

№3

По источникам составления бухгалтерские балансы бывают:

вступительными, текущими, разделительными, объединительными, ликвидационными;

инвентарными, книжными, генеральными;

самостоятельными, отдельными, сводными, консолидированными;

основными, неосновными;

балансами-брутто, балансами-нетто.

№4

Бухгалтерская информационная система состоит из:

финансового и управленческого учета;

финансового, управленческого и оперативного учета;

управленческого и оперативного учета.