3. особенности ведения учета и аудита в компьютерной среде

3. особенности ведения учета и аудита в компьютерной среде

В современных условиях ведение учета и аудит (как внешний, так и внутренний) без применения ЭВМ практически невозможно. Объясня ется это постоянным ростом объема учетных данных и усложнением учетных процедур. Применение компьютеров позволяет ускорить обработку и систематизацию данных, их анализ оформление стандартных и специфических отчетов, освободит бухгалтера и аудитора от львиной доли рутинных работ.

Все более распросфаняются и системы банковского обслуживания «клиент-банк» с использованием возможностей компьютерных сетей.

В целом программные продукты, автоматизирующие учет в организации, можно разделить по степени охвата на три основные группы: «коробочный» продукт, программный комплекс и интегрированный программный комплекс. К первой группе относятся стандартны программные продукты, не требующие затрат на внедрение он практически не адаптируемы к особенностям хозяйственной деятельности пользователя. Программный комплекс позволяет автоматизировать специфические объекты учета, а также предусматривает возможность настройки под нужды конкретного предприятия.

Наконец, интегрированный программный комплекс обеспечивает автоматизацию всей деятельности организации, построение информационной модели, максимально приближенной к действительности. При подборе программных продуктов следует руководствоваться, прежде всего, принципам целесообразности.

У многих фирм имеется электронный архив учетных документов, необходимый для хранения большого объема информации и быстрого нахождения в нем нужных документов.

Рынок изобилует программами автоматизации бухгалтерского учета, отвечающими разнообразным потребностям организаций. Среди лидеров рынка программы: «1С: Бухгалтерия», «ИНФИН», «Инфо-бух-галтер», «Парус». Каждая проірамма ориентирована на определенный круг потребителей и имеет несколько модификаций в зависимости от численности работников организации и разнообразия ее деятельности.

Так, 1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета: операции по банку и кассе; основные средства и нематериальные активы; материалы и МБП; товары и услуги, выполнение работ; учет производства продукции; учет валютных операций; взаиморасчеты с организациями; расчеты с подотчетными лицами; расчеты по зарплате; расчеты с бюджетом; другие разделы учета.

Программа позволяет использовать нескольких планов счетов одновременно, предусмотрены многоуровневые планы счетов, многомерный аналитический учет, многоуровневый аналитический учет, количественный учет, многовалютный учет по неограниченному числу валют, ведение на одном компьютере учета нескольких фирм, консолидированного учета, учет импортных товаров по ГТД (автоматический подбор необходимых номеров ГТД при выписке счетов-фактур).

Программа «1С: Бухгалтерия» позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов: платежные поручения, счета на оплату и счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, акты, накладные, требования, доверенности, другие документы.

Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

1С: Бухгалтерия включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации.

Отчеты по синтетическому учету:

п оборотно-сальдовая ведомость;

■ шахматная ведомость;

и Глазная книга;

н журнал-ордер и ведомость по счету;

анализ счета {за период и по датам);

карточка счета.

Отчеты по аналитическому учету:

оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета;

Журнал-ордер по объектам аналитики;

анализ счета по объектам аналитики;

отчет «Диаграмма» (позволяет представить бухгалтерскую информацию в графическом виде).

Отчеты по разделам учета:

анализ объекта аналитики по счетам;

карточка операций по объекту аналитики;

Кассовая книга;

книги продаж и покупок;

отчеты по основным средствам и нематериальным активам;

отчеты по заработной плате;

и т. д.

Предусмотрено формирование регламентированной отчетности: ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, а также отчетов в фонды. В «Ручном» режиме заполнения отчетов бухгалтер вводит основные показатели, а программа рассчитыва ет все итоговые и производные показатели, в автоматическом режиме программа заполняет отчеты на основании введенных за период хозяйственных операций; перед формированием отчетов специальный режим позволяет проверить состояние учета и выявить ошибки бухгалтера, не позволяющие правильно составить отчетность; режим расшифровки позволяет получить «обоснование» заполненных автоматически показателей вплоть до каждого первичного документа и хозяйственной операции. Формы отчетности ежеквартально обновляются фирмой «1С» и бесплатно предоставляются зарегистрированным пользователям.

В комплект поставки программы, кроме основной Типовой, входит также «Упрощенная конфигурация». Ее применение целесообразно, когда: в организации ведется достаточно простой учет и не требуется высокого уровня автоматизации ведения учета, предполагается существенно перестраивать структуру учета по отношению к методологии, заложенной в Типовой конфигурации, программа используется в целях освоения, а также для организации учебного процесса ло обучению бухгалтерскому учету и работе с 1С: Бухгалтерия.

1С: Бухгалтерия является готовым решением, позволяющим вести учет без дополнительных доработок и настроек. Кроме того, программа может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет:

настраивать систему на различные виды учета и реализовать любую Методологию учета;

редактировать свойства справочников: изменять состав хранимой информации, количество уровней вложенности, тип кода (числовой, текстовый) и др.;

создавать новые справочники произвольной структуры;

настраивать внешний вид и поведение форм для ввода информации;

редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;

изменять экранные и печатные формы документов;

создавать новые журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам;

редактировать формы и алгоритмы формирования стандартных отчетов;

создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации;

описывать поведение элементов системы на встроенном языке.

В программе имеются средства работы с распределенными информационными базами. Их основное назначение организация единой системы автоматизированного учета в организациях, имеющих территориально удаленные объекты: филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью:

ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;

полная или выборочная синхронизация данных;

настройка состава синхронизируемых данных;

произвольный порядок и способ передачи изменений.

Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации

1С: Бухгалтерия включает разнообразные сервисные возможности:

контроль корректност и вводимых проводок;

табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);

проверка возможности удаления «неиспользуемых» бухгалтерских счетов, объектов аналитики, документов;

вызов правовой системы с диска Информационно-Технологического сопровождения (ИТС) или «1С: ГАРАНТ ПРАВОВАЯ ПОДДЕРЖКА»;

■ управление правилами округления сумм. Пользовательский интерфейс включает:

Путеводитель по конфигурации предназначен для быстрого освоения программы бухгалтером. Он позволяет ознакомиться с поряд ком использования программы по конкретным разделам учета и тут же выполнить необходимые действия.

Режим комментирования проведения документов. В процессе автоматического формирования проводок документами программа информирует пользователя о том, почему были сформированы те или иные бухгалтерские записи.

«Советы дня» подскажут вам эффективные приемы работы и удобные возможности системы.

Настраиваемые панели инструментов позволят вам быстро получать доступ к часто используемым функциям программы.

Подробная контекстно-зависимая помощь сообщит о допустимых действиях во всех режимах работы программы.

1С: Бухгалтерия включает готовые режимы для обмена бухгалтерской информацией с другими программами системы 1С: Предприятие и содержит разнообразные средства для связи с другими программами:

возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой;

встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF;

1С: Бухгалтерия поддерживает современные средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

управлять работой других программ, используя встроенный язык, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel;

ш получать доступ к данным 1С: Бухгалтерии из других программ;

вставлять в документы и отчеты 1С:Бухгалтерии объекты, созданные другими программами, например, помещать в первичные документы логотип фирмы;

размешать в документах и отчетах рисунки и графики.

Для организаций с различным количеством совершаемых хозяйственных операций фирма «1С» предлагает разные версии фограммы «1С: Бухгалтерия»:

однопользовательская версия;

сетевая версия;

версия для SQL (клиент-сервер).

При изменении законодательства и методологии учета выпускаются обновления конфигурации, которые бесплатно распространяются среди зарегистрированных пользователей. Режим обновления позволяет загрузить новые возможности без потери введенных пользователем данных.

Подлинником документа на машинном носителе является первая во времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание на то, что документ является подлинником.

.Подлинником машинограммы является первый, по времени напе чатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание на то, что документ является подлинником.

Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.

Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание на то, что эти документы являются копиями.

В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.

Компьютеризированы и современные аудиторские процедуры Согласно стандартам аудита при его проведении с использованием компьютеров сохраняются цель и основные элементы методологии аудита. Использование аудитором компьютера возможно как при ведении бухгалтерского учета экономическим субъектом вручную, так и при использовании средств автоматизации бухгалтерского учета.

При ведении бухгалтерского учета экономическим субъектом вручную аудитор должен решить проблему наличия необходимого программного обеспечения для анализа базы данных бухгалтерских записей по всем учитываемым хозяйственным операциям или по итоговым записям бухгалтерских регистров.

В том случае если у экономического субъекта весь бухгалтерский учет или отдельные его участки автоматизированы, наличие в распоряжении аудитора базы учетных данных экономического субъекта (отдельных ее компьютерных файлов) позволяет применить для ее анализа эффективные методы современных информационных технологий.

Основное назначение использования компьютеров при аудите организация аудита как последовательности выполняемых аудиторских процедур с целью повышения эффективности при взаимодействии человека с компьютером.

Аудиторской организации целесообразно вести постоянную работу по освоению новых информационных технологий автоматизации аудиторской деятельности.

Информационное обеспечение аудита с применением компьютеров включает два основных источника:

Данные бухгалтерского учета экономического субъекта на бумажных носителях или в виде базы данных бухгалтерии.

Нормативно-справочная база и система форм рабочей документации аудитора.

Возможность использования базы данных экономического субъекта или отдельных ее массивов должна быть обеспечена:

организационно в договоре о проведении аудита желательно отразить согласие экономического субъекта на использование базы данных или ее фрагментов в процессе аудита;

технически в договоре о проведении аудита при необходимости следует отразить состав, форму и срок предоставления аудитору для анализа базы данных или ее фрагментов;

программно система аудита с применением компьютеров при необходимости должна иметь в своем составе блок, обеспечивающий конвертацию (преобразование) базы данных экономического субъекта в данные, обработка которых возможна средствами программного обеспечения, используемого аудитором.

Аудитор для анализа может применять не саму базу данных или фрагменты рабочей базы данных, а ее копию. Сформированная или полу-ченная для анализа копия базы данных должна быть идентична той, на основании которой экономический субъект формирует все бухгалтерские регистры и отчетные документы. Прежде чем приступить к анализу ее содержания, аудитор должен убедиться в таком соответствии или сделать копию базы данных самостоятельно. Дня проверки соответствия должна применяться специальная система тестов.

Нормативно-справочные данные системы, используемой аудитором для проведения аудита, должны соответствовать проверяемому периоду.

Аудитор должен обеспечить конфиденциальность, как полученной информации, так и созданной в ходе аудиторских процедур, а также ее за щиту от несанкционированного доступа.

Программные средства системы, используемой аудитором при проведении аудита, должны обеспечивать:

а) анализ содержания формируемой в бухгалтерии экономического

субъекта базы данных, если таковая существует и доступна;

б) контроль показателей, содержащихся в регистрах бухгалтерского

учета экономического субъекта;

в) тестирование алгоритмов, используемых в автоматизированной

системе бухгалтерского учета;

г) контроль соответствия показателей, содержащихся в формах бухгалтерской отчетности, данным бухгалтерских регистров или базы данных,

формируемой в бухгалтерии при обработке первичных документов;

д) использование возможностей поисково-справочных информационных систем в области нормативных и законодательных актов, регламентирующих бухгалтерский учет и аудит в Российской Федерации,

е) формирование аудиторской документации (рабочей и итоговой).

Эффективность аудиторских процедур может быть повышена благодаря использованию компьютеров при проведении аудита, при получении и оценке некоторых аудиторских доказательств в тех случаях, когда:

проверке подвергаются большие однородные массивы данных по участкам и операциям бухгалтерского учета;

у проверяемого экономического субъекта используется унифицированная стандартная система оформления бухгалтерских операций;

имеется и используется информационно-поисковая система для расшифровки и подтверждения наличия соответствующих первичных документов, регистров бухгалтерского учета;

имеется и используется автоматизированная система контроля исполнения утвержденного регламента решения соответствующих учетных задач.

Применение компьютеров позволяет аудитору провести следующие процедуры:

а тестирование операций и остатков по счетам в компьютерной базе данных;

аналитические процедуры с целью выявления отклонений от обычно принятых параметров в компьютерной базе данных;

тестирование базы данных проверяемого экономического субъекта,

тестирование информационного, математического, программного и технического обеспечения проверяемого экономического субъекта

Процедуры, выполняемые аудиторской организацией при использовании компьютеров для контроля, могут включать:

а) контроль последовательности проверяемых данных, которые

проходят несколько этапов обработки;

б) контроль предварительных данных;

в) прогнозирование и планирование результатов проверки данных

и сопоставление их с контрольными данными для отдельных операций

и в целом по видам деятельности;

г) подтверждение работоспособности и соответствия современным

требованиям программного и аппаратного обеспечения работы аудитора

при проведении аудита с использованием компьютера;

д) подтверждение соответствия используемого компьютерного

обеспечения проверяемого экономического субъекта действующему законодательству;

е) подтверждение использования компьютеров у проверяемого экономического субъекта в период проведения аудита.

Проведение аудитором машинно-ориентированных процедур в отношении копий компьютерных файлов допускается при условии, что имеется достаточная уверенность в том, что они действительно полностью соответствуют оригиналам файлов экономического субъекта.

При использовании для проведения аудита компьютеров повышается эффективность проведения таких аудиторских процедур, как проверка арифметических расчетов и составление альтернативного баланса.

Бухгалтер и аудитор в своей работе активно используют компьютеризированные правовые базы, такие как «Гарант», «Консультант Плюс», позволяющие оперативно отслеживать динімику нормативной базы бухгалтерского учета. Такие системы содержат также комментарии к законодательству, обзоры арбитражной практики, образцы корреспонденции бухгалтерских счетов, тематические подборки журнальных публикаций, справочные сведения и т. д.

Выводы

Бухгалтерский язык язык бизнеса любой организации, на котором общаются бухгалтеры и менеджеры всех уровней. Оперируя понятиями и показателями, они должны понимать под ними одно и то же либо знать методы расчетов этих показателей для обеспечения их сопоставимости при анализе.

Стремление снабдить многочисленные заинтересованные стороны одними и теми же правилами, использовать конкретно определенные подходы к регистрации хозяйственных операций и расчетам показателей означает, что бухгалтерский учет стремится к объективности, для обеспечения которой необходимо выполнять принципы, устанавливающие порядок записи данных о хозяйственных операциях.

Принципы бухгалтерского учета это исходные, базовые положения бухгалтерского учета, которые лежат в основе разработки правил ведения учета и составления отчетности и закреплены в стандартах, положениях, регламентирующих бухгалтерский учет.

На основе базовых принципов разрабатывается учетная политика организации, предназначенная для достижения баланса между принципами и требованиями бухгалтерского учета, и формируются показатели финансовой отчетности.

Переход экономики нашей страны в условия рыночных отношений потребовал известных дополнений, а по некоторым операциям и радикальных изменений в системе бухгалтерского учета.

Реформирование бухгалтерского учета представляет собой процесс преобразований, происходящих в области бухгалтерского учета и вытекающих из общего процесса экономических реформ в России, включая изменение системы общественных отношений, а также гражданско-правовой среды. Реформирование включает разработку правил и норм постановки и ведения бухгалтерского учета хозяйствующими субъектами, адекватных требованиям современной экономики.

Основные направления реформы учеіа в стране определены Концепцией бухгалтерского учета в рыночной экономике России, одобренной методологическим советом по бухгалтерскому учету при Министерстве финансов РФ и Институтом профессиональных бухгалтеров России в декабре 1997 г. и опубликованной в профессиональной печати. В этой Концепции на основе проведенного анализа российской и международной практики, тенденций развития бухгалтерского учета были сформулированы подходы к построению российской системы бухгалтерского учета в ближайшие 10-15 лет.

Концепция бухгалтерского учета, существовавшая в условиях централизованно планируемой экономики, была обусловлена общественным характером собственности. Главным потребителем информации, формирующейся в бухгалтерском учете, выступало государство в лице отраслевых министерств и ведомств, планирующих органов. Действовавшая система государственного контроля решала задачи выявления отклонений от предписанных моделей хозяйственного поведения экономических субъектов.

Целью реформирования системы бухгалтерского учета является приведение национальной системы бухгалтерского учета в соответствие с требованиями рыночной экономики и международными стандартами финансовой отчетности.

Полное перенесение принципов МСФО в неизменном виде в российскую бухгалтерскую практику нецелесообразно, так как при этом оказались бы утерянными отечественные учетные традиции. Осуществление в России реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности свидетельствует о демократизации российского учета, его постепенной адаптации к международной практике.

Сложности, связанные с различиями в системах бухгалтерского учета, могут быть в определенной мере преодолены организациями при использовании тех положений учетной политики, которые согласуются одновременно с российской системой и системой учета, соответствующей международным стандартам.

Вопросы и задания для повторения

Перечислите основные принципы ведения бухгалтерского учета и раскройте их содержание.

Какими нормативными документами регламентируются основные принципы ведения бухгалтерского учета?

По каким основным направлениям проводится реформа бухгалтерского учета согласно Программе реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности?

Какие методы могут быть использованы в соответствии с Концепцией бухгалтерского учета в рыночной экономике России для оценки активов, обязательств, доходов и расходов?

Каковы значение и роль финансовых резервов в организации бухгалтерского дела?

Почему для крупных и средних предприятий характерно внедрение комплексных систем автоматизации или корпоративных систем?

Назовите известные вам бухгалтерские информационные системы, используемые на крупных и средних предприятиях, и охарактери

зуйте их функциональные возможности. Каковы особенности автомати-зации бухгалтерского учета малых предприятий?

Какие пакеты бухгалтерского учета используются на малых предприятиях?* .

Чем обусловлены место и роль бухгалтерской информационной системы в системе управления предприятием? Охарактеризуйте роль справочно правовых систем (СПС) в профессиональной деятельности бухгалтера.

10. Какова информационная взаимосвязь бухгалтерской системы

с информационными системами внешних пользователей?

*

Тесты

Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации состоит из:

двух уровней;

трех уровней;

четырех уровней.

№2

Понятию «принципы бухгалтерского учета» соответствуют:

инструкции, регулирующие порядок ведения учетных записей;

стандарты, разрабатываемые и утверждаемые профессиональными организациями бухгалтеров и аудиторов;

правила, устанавливающие порядок записи данных о хозяйственных операциях.

№3

Элементы финансовой отчетности, которые связаны с изменением финансового положения, подразделяют на:

активы, обязательства, капитал, доходы и расходы;

активы, обязательства и капитал;

доходы и расходы.

№4

Принцип двойственности можно выразить уравнением:

активы = собственный капитал обязательства;

активы = собственный капитал;

активы = собственный капитал + обязательства.

№5

Согласно принципу целостности организации ее имущество:

обособлено от имущества его собственников и других юридических лиц;

не обособлено от имущества его собственников и других юридических лиц.