А.9.21 покупка в офис телевизора. налог на прибыль

А.9.21 покупка в офис телевизора. налог на прибыль

Обоснуйте покупку телевизора одним из указанных способов. Во-первых, производственными или управленческими нуждами предприятия. Если фирма занимается рекламой или организацией каких-либо мероприятий, то укажите, что телевизор необходим для просмотра рекламных роликов или показа презентационных материалов. Арбитражная практика в таких ситуациях на стороне налогоплательщиков. В постановлении ФАС Уральского округа от 24 сентября 2004 г. № Ф09-7797/07-С3 судьи отметили, что телевизор относится к основным средствам, соответствует критериям амортизируемого имущества и используется для управленческих нужд организации. Второй способ – сослаться на обеспечение нормальных условий труда и отдыха сотрудников. В статье 223 Трудового кодекса РФ сказано, что работодатель должен обеспечить санитарно-бытовое обслуживание сотрудников. Помимо прочего, фирма должна организовать помещение для отдыха и психологической разгрузки. О том, как должно быть оформлено это помещение, нигде не сказано. Поэтому ничто не запрещает фирме установить там телевизор. При этом в коллективном договоре должна быть прописана обязанность работодателя создать сотрудникам нормальные условия труда со ссылкой на статью 223 Трудового кодекса РФ. Также необходимо будет позаботиться о наличии всех необходимых документов, в частности карточки учета основных средств. Такой подход подтверждает арбитражная практика – постановление ФАС Поволжского округа от 27 апреля 2007 г. № А55-11750/06-3.

A.8.36

A.8.39

А.9.22 Покупка в офис кухонных бытовых приборов (чайник, холодильник, СВЧ и т. д.). Налог на прибыль

При составлении трудового договора ориентируйтесь не только на нормы трудового и налогового законодательства, но и на

СНиПы и СанПиНы. В частности, СНиП 2.09.04-87, утвержденный постановлением Госстроя СССР от 30 декабря 1987 г.

№ 313, устанавливает следующие требования. Организация должна иметь либо столовую, либо в зависимости от количества работников комнату для приема пищи, оборудованную умывальником, холодильником, плитой (п. 2.49 СНиП 2.09.04-87). В современных условиях плиту можно заменить на СВЧ и электрочайник. Предусмотрев такое условие в коллективном договоре, фирма вправе списать расходы на кухонные бытовые приборы по статье 264 Налогового кодекса РФ. Такой подход подтверждает арбитражная практика. Например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 21 апреля 2006 г. № А567747/2005, ФАС Центрального округа от 12 января 2006 г. № А62-817/2005.

A.8.36

A.8.39

C.5.57

А.9.23 Покупка в офис кондиционеров, обогревателей, ионизаторов. Налог на прибыль

СанПиН 2.2.4.1294-03, утвержденный постановлением Главного санитарного врача РФ от 22 апреля 2003 г. № 64, требует устанавливать ионизатор воздуха в каждом помещении, где установлены компьютеры. Для обогревателей и кондиционеров тоже есть свой СанПиН – 2.4.548-96, утвержденный постановлением Госсанэпиднадзора России от 1 октября 1996 г. № 21. Эти правила устанавливают требования к температурному режиму помещений в зависимости от нагрузок персонала и времени года. Таким образом, расходы на покупку кондиционеров, обогревателей и ионизаторов можно учесть, указав, что они приобретены, как того требуют вышеуказанные правила обеспечения нормальных условий труда. Ведь за несоблюдение правил СанПиНов предусмотрено наказание, установленное в Кодексе РФ об административных правонарушениях. Согласно статье 6.3 указанного кодекса, максимальный штраф за нарушение составит: для должностных лиц – от 500 до 1000 руб., для фирмы – от

10 000 до 20 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

A.8.36

A.8.39

А.9.24 Расходы на питьевую воду в офисе. Налог на прибыль

Статья 223 Трудового кодекса РФ обязывает фирму устанавливать аппараты с водой только для определенных категорий сотрудников, работающих в горячих цехах. Минфин России дополнительно позволяет списывать расходы на приобретение кулера и бутилированной воды, если по заключению санитарно-эпидемиологической службы вода в водопроводе непригодна для питья. Такой подход отражен в письме от 2 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/408. Поэтому если ваш офис находится в старом здании, где давно не было ремонта и не меняли трубы, то фирма может вызвать сотрудников СЭС и получить нужное заключение. А если помещение новое, то признавайте расходы на питьевую воду как связанные с нормальными, а не только безопасными условиями труда. Но все это нужно прописать в трудовом договоре со ссылкой на статьи 22, 163, 223 Трудового кодекса РФ, где речь идет об обязанности работодателя создать нормальные и безопасные условия труда своим сотрудникам. Такую позицию поддерживает арбитражная практика в постановлениях ФАС Московского округа от 18 декабря 2007 г. № КАА40/13151-07, ФАС Волго-Вятского округа от 29 октября 2007 г. № А29-1926/2007, ФАС Уральского округа от 30 мая 2007 г.

№ Ф09-4088/07-С3.

A.8.36

B.2.10

А.9.25 Расходы на чай, кофе, сахар в офисе. Налог на прибыль и НДФЛ

Чиновники выступают против учета в расходах для целей налогообложения стоимости чая, кофе, сахара и т.д. Однако их покупка напрямую связана с обеспечением нормальных условий труда и отдыха. Обязанность работодателя эти условия создать содержится в статьях 22, 163 и 223 Трудового кодекса РФ. Прописывайте это в коллективных и трудовых договорах и списывайте такие затраты как прочие расходы на оплату труда. Правильность такой позиции подтверждает судебная практика, например постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 марта 2007 г. № А56-44849/2005. Начислять НДФЛ на стоимость бесплатного чая и кофе для сотрудников, если их передача обезличена, не надо, поскольку в данном случае определить стоимость дохода в натуральной форме невозможно.

A.8.36

A.8.39

А.9.26 Компания выдает сотрудникам бесплатно продукты питания, поскольку этого требует законодательство

A.8.36

A.8.39

Правила хранения документов

А.9.36 Период, в течение которого надо хранить документы согласно Налоговому кодексу РФ

Документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23

Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ).

Четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. В качестве примера возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2004 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2005 года, а окончанием – 31 декабря 2008 года. Получается, что в 2009 году можно уже не хранить документы 2004 года.

А.9.37 Период, в течение которого надо хранить документы согласно бухгалтерскому законодательству

Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 17 Федерального закона от 21

ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» следует, что:

– первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет;

– документы учетной политики и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

А.9.38 Период, в течение которого надо хранить «первичку» по приобретенному имуществу

Из любого правила есть исключения. Это одно из них. Пока объект основных средств числится в учете, документы на его приобретение нужно хранить обязательно. Бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества (письмо Минфина России от 15 сентября

2005 г. № 03-03-02/84).

A.1.1

А.9.39 Специальное требование для убыточных компаний

Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать за 10 предшествующих лет. Поскольку глава 25 Налогового кодекса действует с 2002 года, убыток этого года можно использовать для уменьшения налоговой нагрузки компании вплоть до 2012 года включительно. Более того, статья 10 Федерального закона от 6 августа 2001 г. № 110-ФЗ допускает признание убытков, выявленных на конец 2001 года.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат. Это первичные учетные документы, аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы (ст. 313 Налогового кодекса РФ).

Правда, объем убытков может быть установлен ранее проведенными налоговыми проверками, в ходе которых уже исследовалась относящаяся к ним «первичка». В этом случае повторной документальной проверки не требуется. К такому выводу пришел ВАС РФ в определении от 6 июня 2008 г. № 6899/08.

Добавим, что требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

A.1.31

А.9.40 Списание безнадежной дебиторской задолженности

В этом случае хранить документы придется дольше пяти лет.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, одновременно будут являться и «первичкой» для ее списания. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет обосновать их сумму.

A.5.1

A.5.8

А.9.41 Срок, в течение которого должны хранить документы акционерные общества

Акционерные общества при хранении документов должны руководствоваться положением, утвержденным постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. В частности, согласно этому нормативному документу, устав и годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно. То есть в течение всего срока работы компании. А в случае ликвидации общества документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный архив. Это если с ним был заключен договор. Если соглашения с архивом нет, то он обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

А.9.42 Отчеты по налогам

Годовые налоговые отчеты компания должна хранить не менее 10 лет, а квартальные при наличии годовых – пять лет. Это определяет пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года во взаимосвязи с пунктом 2.4.2 Указаний по применению Перечня. Не менее 10 лет нужно хранить и квартальные отчеты, если нет годовых (например, по НДС). А вот месячные отчеты при отсутствии квартальных нужно хранить 5 лет.

А.9.43 Счета-фактуры, книги покупок и продаж

Согласно пунктам 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж… утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, книги покупок и книги продаж следует хранить в течение полных пяти лет с даты последней записи. То есть эти бумаги за IV квартал 2004 года должны храниться и на протяжении 2009 года.

Пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание – пункт 150 Перечня типовых управленческих документов.

Вместе с тем налоговые органы хотя и вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления налогов и подтверждающие их уплату, но лишь в соответствии с законодательством о налогах и сборах. А вышеназванный Перечень типовых управленческих документов нормативным правовым актом о налогах и сборах не считается. Следовательно, например, в 2009 году запрос налоговиков о предоставлении счета-фактуры за 2004 год можно оставить без внимания.

А.9.44 Срок хранения ряда других документов

Сроки хранения ряда других документов установлены специальным федеральным органом исполнительной власти –

Росархивом (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, постановление Правительства РФ от 17 июня 2004

г. № 290). И они зачастую могут быть больше пяти лет. Обратимся к уже упомянутому нами Перечню типовых управленческих документов.

Бухгалтера в первую очередь касается раздел 4 «Учет и отчетность», а также разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Мы свели отдельные позиции Перечня в таблицу, представленную ниже.

Сроки хранения отдельных документов

В таблице есть документы со сроком хранения один год. Но если эти бумаги относятся к «первичке», то в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете их нужно хранить не менее пяти лет. Считать сроки хранения документов нужно с 1 января года, следующего за тем годом, когда они выписаны.