А.9.45 порядок хранения документов

А.9.45 порядок хранения документов

Хранение документов является элементом документооборота и поэтому должно регламентироваться учетной политикой (п. 5

ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»). При этом следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, далее – Положение). Но в части, не противоречащей действующему законодательству. В пункте 6.1 Положения указано, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения).

Место хранения документов компании определяют самостоятельно. Как правило, это офис компании. Отметим, что хранить бумаги можно и не в офисе – законом это не запрещено. Например, можно воспользоваться услугами специализированных архивных фирм, что нередко бывает и выгоднее, и надежнее. Но акционерные общества ряд документов (например, устав и годовые отчеты) должны хранить исключительно по местонахождению своего исполнительного органа (п. 2 ст. 89

Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Конечно, размещение «бумажного» архива требует офисных площадей, которые постоянно дорожают. Поэтому проще хранить бухгалтерские и налоговые документы в электронном виде. Такая возможность предусмотрена статьями 9 и 10 Закона о бухучете и статьей 314 Налогового кодекса РФ. Что подтвердил и Минфин России в письме от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1314.

Однако чиновники разъяснили, что информацию на машинных носителях следует хранить с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с нормами Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» такая подпись равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе. Для электронного документооборота

фирма создает корпоративную информационную систему. Ее обслуживает удостоверяющий центр, обеспечивающий применение цифровой подписи в электронных документах.

А что делать с документами, если фирма ликвидируется? Тогда документы по личному составу ликвидационная комиссия передает на хранение в государственный или муниципальный архив. А архивные бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, передаются либо также в архив, либо в иное определенное комиссией место.

При реорганизации компании документы передаются организации или организациям-правопреемникам. Если же происходит выделение новой организации, ей передаются дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

А.9.46 Хранение бухгалтерских документов филиала

А.9.47 Порядок уничтожения документов

Уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым руководителем организации.

При этом в акте на утилизацию документов не обязательно указывать реквизиты всех бумаг. Такой вывод следует из пункта

2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. В этих правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение. И в нем можно делать единую запись по группе однородных документов. Какие документы считаются однородными, фирма вправе определить самостоятельно. Например, это могут быть документы с одинаковым названием.

Поэтому если вы решили однородные документы отражать в акте единой записью, то достаточно указать, что уничтожаются, скажем, счета-фактуры. И затем следует написать в графе 3 «Крайние даты» наиболее раннюю и позднюю даты включенных в акт документов, например: «С 1 января по 31 декабря 2001 года».

По закону папки с документами, подлежащие уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию). Например, в компанию, занимающуюся переработкой вторсырья. Передачу бумаг оформляют накладной. В ней указывают дату передачи, количество сдаваемых документов и их вес. Погрузка и вывоз на утилизацию происходит под контролем сотрудника, обеспечивающего сохранность документов в организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 2.4.7 Основных правил работы архивов организации.

Тем не менее на практике организация может подойти к уничтожению документов проще. Скажем, использовать уничтожитель бумаг, сжечь их или просто выбросить. Правда, следует учитывать, что несанкционированное сжигание является нарушением экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно. Например, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных работников. Да и прочие бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.

А.9.48 Ответственность за нарушение правил хранения документов

Согласно статье 120 Налогового кодекса РФ, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетовфактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Такое налоговое правонарушение влечет штраф в размере 5000 руб. Но лишь при условии, что «недостача» названных документов обнаружена только за один налоговый период. В противном случае налогоплательщика ждет штраф в размере не менее 15 000 руб. Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщика ждет штраф в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325

Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказывать такую заинтересованность.

И наконец, как компания соблюдает архивное законодательство, могут проверить работники архивных органов. Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов грозит должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 300 до 500 руб.

А.9.49 Распределение ответственности за хранение документов

За хранение документов отвечают руководитель компании и главный бухгалтер. Причем на основании Закона о бухучете директор отвечает за организацию хранения, в частности, за наличие специальных помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главный бухгалтер обеспечивает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать ответственных лиц. К примеру, с течением времени информация, отраженная на бумажных носителях, может теряться (выцветать). В таком случае нужно позаботиться об изготовлении копий этих документов и заверить их печатью фирмы. Данная рекомендация следует из письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.

Расходы на аренду

А.9.6 Компания использует арендованное помещение не по назначению

Если налоговики установят, что арендатор использует помещение не по назначению, то договор будет признан недействительным. И проверяющие посчитают, что затраты по арендной плате неправомерно учтены при расчете налога на прибыль.

A.1.35

A.1.37

А.9.7 Договор аренды не зарегистрирован

Договор аренды, заключенный на срок больше года, должен быть зарегистрирован (ст. 651 Гражданского кодекса РФ). Если стороны договора это правило нарушили, то налоговики могут посчитать договор не заключенным вовсе. Такого мнения придерживается Минфин России (письмо от 6 марта 2008 г. № 03-03-06/1/152). По мнению финансового ведомства, раз договор считается незаключенным, то учесть затраты по нему при расчете налога на прибыль невозможно. Однако арбитражная практика складывается в пользу налогоплательщиков. Судьи считают, что отсутствие госрегистрации не может служить поводом для отказа в признании расходов по аренде. Главное, что фирма фактически использует имущество в деятельности, направленной на получение дохода (см. постановления ФАС Московского округа от 16 августа 2007 г. № КА-А40/7304-07, ФАС Северо-Западного округа от 14 июня 2007 г. № А05-12472/2006-1). Обратите внимание, что у вас есть возможность не доводить дело до суда: заключить договор аренды на срок менее года, а по истечении срока продлить его.

A.1.35

A.1.37

А.9.8 Арендодатель выставляет счета на коммунальные платежи от своего имени. Налог на добавленную стоимость

В таком случае налоговики запрещают арендаторам принимать НДС к вычету по счетам-фактурам арендодателя за коммунальные платежи. Логика такая. У арендодателя нет прав передавать электроэнергию, воду, отопление, поэтому в этом случае не возникает реализации. Такой подход отражен в письме Минфина России от 3 марта 2006 г. № 03-04-15/52. Проблем с НДС не будет только в том случае, если арендодатель получит лицензию на перераспределение энергии (воды). Только при таком условии он будет являться поставщиком тепла или электроэнергии и сможет выставлять счета-фактуры от своего имени с выделенным НДС. Однако такой способ трудно реализовать.

A.1.35

А.9.9 Арендодатель является посредником по приобретению коммунальных услуг. Налог на добавленную стоимость

Между арендатором и арендодателем может быть заключен агентский договор или договор комиссии. Согласно его условиям арендодатель приобретает коммунальные услуги для арендатора, а тот в свою очередь компенсирует расходы согласно требованиям пункта 1 статьи 1005 Гражданского кодекса РФ. Арендодатель, приобретая от своего имени услуги коммунальных служб по поручению арендатора, имеет право перевыставлять ему счет-фактуру, полученный от продавца. Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 14 ноября 2006 г. № 03-04-09/20. Тогда указанный в счете-фактуре НДС арендатор сможет принять к вычету. Обратите внимание, что, как правило, арендодатель заключает договор с коммунальными службами до того, как начинает сдавать помещение в аренду. В этом случае агентский договор могут признать неисполненным. Такой вывод можно сделать из пункта 6 информационного письма Президиума ВАС РФ от 17 ноября 2004 г. № 85. Поэтому договор с коммунальщиками должен быть заключен после агентского договора. Не забудьте также, что посреднический договор должен быть возмездным. Это означает, что арендатор обязан оплатить арендодателю вознаграждение сверх суммы коммунальных платежей.