В.4.21 у сотрудника в течение 2008 года поменялась фамилия. фамилия, которую надо указывать в форме № 2-ндфл

В.4.21 у сотрудника в течение 2008 года поменялась фамилия. фамилия, которую надо указывать в форме № 2-ндфл

Когда сотрудница выходит замуж и меняет в связи с этим фамилию, в справке нужно указать новую. Если у женщины есть ИНН и она уже сообщила о смене фамилии в свою налоговую инспекцию, никаких вопросов у налоговиков не возникнет. Если же в базе налоговой службы нет сведений о новой фамилии сотрудницы, инспекторы обнаружат нестыковку. В этом случае они могут потребовать представить копию паспорта женщины.

В.4.22 В налоговом периоде у сотрудницы не было налогооблагаемых доходов

В.4.23 Справки по форме № 2-НДФЛ подготовлены на дискете. Возможность отправки в ИФНС

по почте

Организации, численность которых превышает 10 человек, обязаны представлять справки по форме

№ 2-НДФЛ на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций (п. 2 ст. 230

Налогового кодекса РФ). А в пункте 6.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583, говорилось, что инспекторам нужно убедиться в том, что в файлах нет вирусов, а состав и структура данных не нарушены.

Указанный Порядок инспекторы будут применять до тех пор, пока законодатели не утвердят новый. И на сегодняшний день лучше следовать такому порядку: не отправлять в налоговую инспекцию сведения по форме № 2-НДФЛ на магнитных носителях по почте. Такие разъяснения даны в письме ФНС России от 9 января 2008 г. № 18-0-09/0001.

Если же организация не согласится с этой точкой зрения, то, вероятнее всего, ей придется отстаивать свою позицию в суде. В арбитражной практике есть судебные решения, в которых суды не отрицали возможности представления сведений о доходах граждан на магнитных носителях по почте (см., например, постановления ФАС Московского округа от 27 января 2004 г. № КА-А40/11421-03).

B.11.7

В.4.24 В компании работают иностранцы, налоговый статус которых в течение года изменится

Если работник с января по декабрь включительно провел на территории РФ 183 дня и более, то он резидент. Тогда в строке 2.3 формы № 2-НДФЛ надо поставить статус 1. В строке 3 отражаем ставку

13 процентов.

Если в России работник находился менее 183 дней, то он нерезидент. Тогда в строке 2.3 ставим статус 2, в строке 3 – ставку 30 процентов.

Таким образом, несмотря на то, что в течение года доходы сотрудника могут облагаться по разным ставкам, бухгалтеру следует составлять по каждому работнику только одну справку формы № 2НДФЛ.

Напомним ситуации, когда составляют несколько форм № 2-НДФЛ. Во-первых, это ситуация, когда сотрудник помимо зарплаты получил в 2008 году от своей компании дивиденды. По этим доходам необходимо составить отдельные справки № 2-НДФЛ, в которых нужно указать соответствующие доходы (то есть сумму дивидендов) и ставку – 9 или 30 процентов.

Во-вторых, возможна ситуация, когда сотрудник получил доход в виде материальной выгоды по займу. В таких случаях на сотрудника нужно еще составить справку по доходу, облагаемому по ставке 35 процентов.

И в-третьих, нельзя забывать, что если сотрудник работал в головном отделении и в обособленном подразделении (или в нескольких подразделениях), то на него также нужно составлять две (или несколько) справки № 2-НДФЛ.

В.4.25 В компании работают иностранцы, налоговый статус которых в течение года изменится.

Сложности в заполнении раздела 3, строки 5.3

В разделе 3 в поле, предназначенном для реквизита «Доходы, облагаемые по ставке, \%» проставляем

13. А все потому, что, если по истечении 183 дней пребывания в России сотрудник приобрел статус резидента, НДФЛ следует пересчитать. В этом случае всю сумму налога, удержанного с сотрудника по ставке 30 процентов, нужно пересчитать с учетом 13-процентной

ставки.

Соответственно в строке 5.3 бухгалтер отразит сумму налога, исчисленного за год, применяя ставку

13 процентов ко всем доходам налогового периода.

В.4.26 Компания выплатила доходы нерезидентам и иностранным гражданам. Сложность в заполнении пункта 2.8 формы № 2-НДФЛ

В.4.27 Сотрудник в 2008 году стал резидентом, но ему пока не вернули излишне удержанный налог. Сложность в заполнении строки 5.9

В этой ситуации бухгалтер должен указать сумму излишне удержанного налога в строке 5.9 справки.

В.4.28 Сотрудник в 2008 году стал резидентом, но ему вернули не всю сумму излишне удержанного налога. Сложность в заполнении строки 5.9

Оставшуюся сумму налога «к возврату» отражаем в строке 5.9 справки.

В.4.29 Сотрудник в 2008 году стал резидентом, ему вернули весь излишне удержанный налог.

Сложность в заполнении строки 5.9

В этой ситуации строку 5.9 заполнять в форме № 2-НДФЛ за 2008 год не нужно.

В.4.30 Компания выплатила доходы лицам без гражданства. Сложности в заполнении пункта

2.5

Заполняя справку по форме № 2-НДФЛ в отношении доходов, выплачиваемых лицам без гражданства, в пункте 2.5 укажите код 999. Об этом сказано в разделе III приложения 1 к приказу ФНС России от 13 октября 2006 г. № САЭ-3-04/706@.

В.4.31 С сотрудника, который перестал быть резидентом по итогам года, компания не взыскала весь долг

Сумму задолженности сотрудника по НДФЛ нужно отразить в строке 5.8 формы.

В.4.32 С сотрудника, который перестал быть резидентом по итогам года, компания не может взыскать весь долг

Например, возможна такая ситуация. У иностранного сотрудника-резидента в первой половине 2008 года закончился контракт на работу в России. Так как его рабочая виза тоже закончилась, он уехал к себе на родину.

По итогам года такой сотрудник будет признан нерезидентом, и, по идее, компания должна будет взыскать с него неудержанный налог. Однако очевидно, что сделать это будет невозможно. В этой ситуации компания в течение месяца после увольнения работника должна будет подать в инспекцию заявление о том, что налог с него взыскать невозможно (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Это

заявление можно составить в произвольной форме. При этом сумму налога, которую невозможно взыскать, надо будет отразить в строке 5.10 справки по форме № 2-НДФЛ.

В.4.33 Сотрудник компании получил имущественный вычет. Сложности в заполнении строк

4.2, 4.3, 4.6

Для имущественных налоговых вычетов по НДФЛ предназначен раздел 4 справки. Если сотруднику предоставлен имущественный вычет, то по строке 4.2 бухгалтеру нужно указать номер уведомления, которое подтверждает право на вычет, а по строке 4.3 – дату его выдачи. В строку 4.4 заносится код налогового органа, выдавшего уведомление. Общая сумма имущественных налоговых вычетов показывается по строке 4.6 справки.

В.4.34 Сотрудникам компании полагаются профессиональные налоговые вычеты,

предусмотренные статьей 221 Налогового кодекса РФ. Сложности в заполнении раздела 3

Если работники организации имеют право на профессиональные налоговые вычеты, то отразить соответствующие суммы нужно будет в разделе 3 в графах «Код вычета» и «Сумма вычета».

В.4.35 В 2008 году компания начислила зарплату, которую выплатила в 2009 году. Сложности в заполнении строк 5.3 и 5.4

В пункте 5.3 справки № 2-НДФЛ нужно отразить сумму исчисленного за год НДФЛ. А в пункте 5.4 –

сумму удержанного налога. Налог с зарплаты считают удержанным в момент начисления.

Допустим, компания начислила зарплату в конце декабря 2008 года, а выплатила ее 13 января 2009 года. НДФЛ бухгалтер рассчитал в декабре. Делать это налоговое законодательство требует в день начисления работнику соответствующих выплат. Для зарплаты этим днем является последний день месяца, за который она причитается (п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ).

Удержать же налог надо в тот момент, когда сотрудник получает деньги на руки (п. 4 ст. 226

Налогового кодекса РФ). Тем не менее сумма налога с зарплаты должна попасть не только в пункт 5.3, но и в пункт 5.4 справки № 2-НДФЛ. Таково требование налоговиков.

В.4.36 В 2008 году компания начислила дивиденды, которые выплатила в 2009 году

Выплаченные в 2009 году дивиденды в справку не включайте. Так же как и все «незарплатные» доходы (отпускные, непроизводственные премии, выплаты по гражданско-правовым договорам и т. п.), которые начислены в 2008 году, а выплачены в 2009 году. Указывать их в справке формы № 2НДФЛ за 2008 год не нужно. В ней отражаются только фактически полученные доходы. Об этом сказано в Рекомендациях по ее заполнению. А любой «денежный» доход (кроме оплаты труда) считается полученным в день его выплаты.

Обратите внимание, что код дохода для дивидендов – 1010, в графе «Код вычета» ставим прочерк. Раздел 4 в данном случае заполнять не нужно, так как стандартные и имущественные вычеты применяют только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13 процентов. В разделе 5 указывают сумму начисленных дивидендов и соответствующий ей НДФЛ.

В.4.37 Отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом

Например, сотрудник получил отпускные в декабре 2008 года. При этом часть его отпуска приходится на декабрь, а часть – на январь. Какую сумму отпускных включать в состав доходов за декабрь? Всю сумму отпускных, которая выдана сотруднику в декабре. Распределять ее между декабрем и январем при заполнении справки № 2-НДФЛ не надо (письма ФНС России от 9 января

2008 г. № 18-0-09/0001, Минфина России от 6 марта 2008 г. № 03-04-06-01/49).

Логика здесь такова. В справке № 2-НДФЛ указывают доходы, которые выдали сотруднику в действительности. То есть ориентиром является дата фактического получения дохода, которую нужно определять в соответствии со статьей 223 Налогового кодекса РФ. Это следует из раздела III Рекомендаций по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме № 2-НДФЛ, утвержденных приказом ФНС России от 13 октября 2006 г. № САЭ-3-04/706@.

В приказе сказано, что отпускные являются фактически полученными в день их выплаты (в отличие от зарплаты, официальная дата получения которой – последний день месяца). Отпускные к доходам за выполнение трудовых обязанностей не относятся. То есть определяют дату их фактического получения в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ – в день выдачи денег сотруднику.

A.8.10

В.4.38 Компания удержала не всю сумму НДФЛ с сотрудника, который уволился. Сложность в заполнении раздела 5

Если сотрудник уволился и при окончательном расчете бухгалтер не смог удержать весь НДФЛ,

недоимкой будет заниматься ИФНС. В этом случае сумму задолженности нужно указать по строке

5.10 формы № 2-НДФЛ. Получив справку, местная налоговая инспекция самостоятельно направит человеку уведомление об уплате налога на доходы физических лиц.

В.4.39 Компания удержала не всю сумму НДФЛ с сотрудника, который продолжает работать в компании. Сложность в заполнении раздела 5

Этот вариант возможен, если задолженность по налогу за 2008 год организация удержит с сотрудника в 2009 году (до момента подачи в налоговую инспекцию справки по форме № 2НДФЛ). В этом случае в разделе 5 справки о доходах нужно указать не только операции, совершенные в предыдущем году, но и операции, связанные с НДФЛ предыдущего года, произведенные в I квартале текущего года.

В.4.40 НДФЛ, излишне удержанный компанией с иностранца в 2008 году, организация зачла (вернула) работнику до сдачи справок в ИФНС. Сложность в заполнении раздела 5 формы № 2НДФЛ

Такая ситуация возможна, если иностранный сотрудник стал налоговым резидентом в 2008 году. То есть в начале года фирма удерживала налог по 30 процентов. Но по итогам налогового периода НДФЛ следует рассчитать по ставке 13 процентов. И тогда может оказаться, что налог, удержанный по повышенной ставке, превысил сумму НДФЛ, который следует перечислить в бюджет по итогам года. Если в такой ситуации до сдачи справок о доходах за 2008 год компания вернет работнику излишне удержанную сумму живыми деньгами или зачтет при расчете зарплаты в первые месяцы

2009 года, то отражать задолженность фирмы в текущей отчетности не нужно. А вот в справке за

2009 год сумму, излишне удержанную в 2008 году, нужно будет отразить по строке 5.5 (если организация вернула ее живыми деньгами) или 5.6 (если произведен зачет в счет будущих платежей).

В.4.41 Компания не успевает до сдачи справок за 2008 год зачесть (вернуть) сотруднику сумму НДФЛ, которая была излишне удержана до 1 января 2009 года. Сложность в заполнении раздела 5

В этом случае по строке 5.9 «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» справки за отчетный год нужно указать сумму НДФЛ, не зачтенную (не возвращенную сотруднику) к моменту подачи справки.

После заключительных расчетов с сотрудником в инспекцию придется подать уточненную форму

№ 2-НДФЛ. В справке о доходах за следующий налоговый период сумму возврата (зачета) нужно будет отразить соответственно по строкам 5.5 или 5.6.

В.4.42 Компания выплачивала компенсацию за неиспользованный отпуск. Сложность в заполнении раздела 3

Для компенсаций за неиспользованный отпуск отдельный код доходов не предусмотрен. Поэтому возникает вопрос: какой код использовать в справке № 2-НДФЛ? Код 2000 (вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей), код 2012 (отпускные выплаты) или код 4800 (иные доходы)?

По мнению налоговых инспекторов, правильный вариант – код 2012. Поэтому указывайте именно его. Серьезной ошибкой будет, если вы укажете код 2000. Причислив «отпускную» компенсацию к зарплате, бухгалтер уплатит с нее НДФЛ не раньше, чем закончится месяц. Но так как налоговые инспекторы считают этот подход неправильным, это может привести к пеням.

В.4.43 Компания выплачивала сотрудникам премии к праздникам и юбилеям. Сложность в заполнении раздела 3

Премии к праздникам и юбилеям указывайте как «иные доходы». Не всегда просто определить, какой код дохода присвоить той или иной премии, выданной сотруднику. Тут надо применять следующий принцип. Если премия начислена за производственные результаты, она относится к вознаграждениям за выполнение трудовых или иных обязанностей (код 2000). А если премия выдана, например, к празднику или юбилею, это «иные доходы» (код 4800).

A.8.15

A.8.18

В.4.44 В составе компании есть филиалы

Справки формы № 2-НДФЛ за всех сотрудников организации необходимо подавать в инспекцию по местонахождению головного отделения. Причем даже за тех работников, которым доход выплачивали обособленные подразделения, находящиеся в других регионах (письмо ФНС России от

21 февраля 2007 г. № ГИ-6-04/135@).

Но филиал может и сам сдавать справки № 2-НДФЛ в инспекцию, где состоит на учете головное отделение. При условии, что подразделение самостоятельно выплачивает зарплату сотрудникам. А также если у руководителя филиала есть доверенность на сдачу отчетности, копия которой подается в инспекцию.

B.1.1

В.4.45 Сотрудник компании в течение года работал в нескольких обособленных подразделениях, которые имеют разные коды по ОКАТО. Сложность в заполнении строки 1.3

Необходимо составить столько справок, в скольких подразделениях работал сотрудник.

В форме № 2-НДФЛ, которая представляется по доходам 2008 года, предусмотрена только одна строка для того, чтобы указать код ОКАТО. В форме указывается код того административного образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение, где работал сотрудник.

Если же в течение года работник получал доходы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то по его доходам заполняется несколько справок. В каждой из которых указывается определенный код ОКАТО. Такие указания содержатся в Рекомендациях по заполнению сведений о доходах физических лиц, которые утверждены приказом ФНС России от 13 октября 2006 г. № САЭ-304/706@. B.1.1

В.4.46 Сотрудник компании прописан в другом субъекте РФ

В.4.47 Компания выплачивает доходы предпринимателям

Если организация выплачивает доход предпринимателю (например, закупает у него товар), удерживать с этих выплат налог на доходы физлиц не нужно. Дело в том, что, согласно пункту 2 статьи 227 Налогового кодекса РФ, предприниматели самостоятельно исчисляют и платят НДФЛ. Следовательно, представлять по предпринимателям сведения по форме № 2-НДФЛ не надо. Такой подход подтверждают и налоговики (см. письмо МНС России от 19 апреля 2004 г. № 04-3-01/217).

Но тут возникает вопрос: а как компания узнает, что физлицо – предприниматель? В соответствии с пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ для этого человек должен предъявить документы, подтверждающие государственную регистрацию и постановку на учет в налоговых органах. Подчеркнем, именно предъявить. Таким образом, у организации нет необходимости снимать с этих документов ксерокопии или переписывать их номера. Подтвердить, что доход выплачен предпринимателю, организация может и другими документами, например договором, счетомфактурой, накладной или товарным чеком.

А вот одного кассового чека с указанием фамилии и ИНН индивидуального предпринимателя, по мнению налоговиков, недостаточно. Об этом сказано в уже упоминавшемся письме МНС России от

19 апреля 2004 г. № 04-3-01/217. Но судьи придерживаются другой позиции, утверждая, что указанный в чеке ИНН может доказать, что гражданин – предприниматель (постановление ФАС Поволжского округа от 10 февраля 2006 г. № А65-24774/2004-СА1-37). Ведь физические лица, которые предпринимателями не являются, контрольно-кассовую технику от своего имени применять не вправе.

В.4.48 Компания покупает имущество у граждан

Представим такую ситуацию. Компания приобрела у своего сотрудника автомобиль. Удерживать в таком случае НДФЛ не надо. В пункте 2 статьи 226 Налогового кодекса РФ указано, что организации не обязаны удерживать налог из доходов, которые они выплачивают физическим лицам при приобретении у них имущества. Граждане самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в бюджет, и представляют налоговую декларацию (ст. 228 Налогового кодекса РФ). А раз нет обязанности удерживать налог, то не нужно и представлять справки по форме № 2НДФЛ. Такой вывод, в частности, подтверждает письмо УФНС России по г. Москве от 26 октября

2006 г. № 28-11/94267.

В.4.49 Компания раздает подарки своим сотрудникам

С 1 января 2008 года исчислять и платить НДФЛ с подарков, полученных после Нового года, должны сами физические лица. Такой вывод следует из подпункта 7 пункта 1 статьи 228 Налогового кодекса РФ. То, что в 2008 году юридические лица не должны удерживать НДФЛ с подарков, подтвердил и Минфин России в письме от 8 октября 2008 г. № 03-04-06-01/295. То есть у работодателей с 2008 года стало меньше работы.

При этом подарки общей стоимостью не более 4000 руб. в год НДФЛ не облагаются. Это правило распространяется в том числе и на денежные подарки. В Налоговом кодексе РФ не определено понятие «подарок». В то же время, согласно пункту 1 статьи 572 и статье 128 Гражданского кодекса РФ, предметом дарения могут быть и деньги.

Следовательно, при выдаче работникам подарков денежными средствами налогом облагается только сумма, превышающая установленный лимит. Этот вывод подтверждают и чиновники (письмо Минфина России от 8 июля 2004 г. № 03-05-06/176), и арбитраж (постановление ФАС СевероЗападного округа от 7 ноября 2006 г. № А56-37100/2005).

А.8.29

В.4.50 Компания раздала подарки физическим лицам, которые не являются сотрудниками

Компания раздает подарки не своим работникам, а посторонним лицам, например покупателям во время рекламной акции. С одной стороны, они получают доход в натуральной форме. Но с другой стороны, организация не сможет удержать налог на доходы физлиц, так как подарок выдан не деньгами, а вещью. А перечислить НДФЛ за одаряемого предприятие не вправе (п. 9 ст. 226

Налогового кодекса РФ).

В этом случае Налоговый кодекс РФ предписывает организации в месячный срок после вручения подарка уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Однако НДФЛ относится к адресным или персональным налогам. Это означает, что удержать его можно только в том случае, если удастся установить конкретного получателя дохода. В то же время при рекламной раздаче подарков это, как правило, сделать затруднительно. А раз так, то и сообщать налоговикам просто не о ком. Соответственно не нужно и подавать сведения по форме

№ 2-НДФЛ.

Увы, но у налоговиков иная точка зрения. Они считают, что отчитываться о таких выплатах все же нужно. Для этого у каждого человека, получившего подарок, следовало взять паспортные данные. О том, что это далеко не всегда возможно на практике, чиновники умалчивают. Правда, стоимость подарков крайне редко превышает 4000 руб., а в такой ситуации удерживать налог и соответственно отчитываться перед налоговиками не нужно.

А.8.30

В.4.51 Компания раздавала в налоговом периоде призы

Допустим, всем желающим предлагают прислать несколько эмблем, вырезанных с упаковок определенного товара, а затем определяют победителей и вручают им призы. Такую рекламную акцию, как розыгрыш призов среди покупателей, называют стимулирующей лотереей.

Глава 23 Налогового кодекса РФ не требует, чтобы организация – организатор лотереи удерживала налог и сообщала о денежном выигрыше в налоговую инспекцию. Учитывать выплаченные доходы и сообщать о них в инспекцию обязаны только налоговые агенты. Это следует из пункта 2 статьи 230

Налогового кодекса РФ. А компания в данном случае таковым не является. Рассчитать и заплатить налог на доходы физических лиц должен человек, получивший приз или выигрыш. Таковы требования подпункта 5 пункта 1 статьи 228 Налогового кодекса РФ.

Между тем чиновники настаивают, что организаторы рекламных конкурсов обязаны сообщать в налоговые органы сведения о призах, полученных гражданами. По их мнению, стимулирующая лотерея не относится к играм, основанным на риске. А следовательно, правила подпункта 5 пункта 1

статьи 228 Налогового кодекса РФ на такие ситуации не распространяются. То есть организация, проводящая розыгрыш, должна как налоговый агент удержать НДФЛ у победителя (см., например, письмо Минфина России от 14 ноября 2007 г. № 03-04-06-01/392). И спорить с этим скорее всего придется в суде. Отметим в этой связи постановление ФАС Волго-Вятского округа от 5 апреля 2006 г. № А28-16053/2005-526/28, в котором судьи поддержали организацию.

А.8.30