5. защита информации
5. защита информации
Защита информации – постоянно актуальная функция бухгалтерии на любом ее участке, на любом этапе учетных процедур. На уровне первичных документов защита информации достигается несколькими способами.
Форма документа. Размер документа, набор реквизитов и их размещение – элементы защиты информации.
Материал и цвет бланка документа. В ряде случаев установлено, из какой именно бумаги должен быть изготовлен бланк документа: полукартон, гербовая, с водяными знаками, с красной полосой и т.д.
Экземплярность. Практически почти все документы составляют в нескольких экземплярах. Это делают потому, что каждому пользователю удобнее иметь собственный экземпляр. Вместе с тем наличие нескольких экземпляров очевидно существенно уменьшает риск утраты информации.
Идентификация. Она достигается наличием ранее упомянутых реквизитов, идентифицирующих документ: наименование, номер, дата составления и т.д. Идентифицирует
документ также физическая принадлежность к общему носителю информации; например, чек и корешок чековой книжки, приходный кассовый ордер и квитанция к нему, облигация и купон к ней.
Кстати, если подпись ответственного лица свидетельствует о достоверности содержания
документа, то оттиск печати удостоверяет подлинность подписи. Полномочием удостоверять подлинность подписи оттиском печати облечен начальник канцелярии предприятия.
Регламентация отношения к ошибкам. В денежных документах вообще недопустимы никакие исправления. В других случаях исправляют согласно правилам.
Регистрация документов. Каждый документ подлежит регистрации. Это значит, что основные реквизиты каждого первичного документа при появлении его на предприятии заносят в специальный журнал.
Описи документов. С целью предотвращения утраты документов при передаче их от одного пользователя другому составляют опись документов в двух экземплярах: по одному для каждого участника операции.
Обсуждение Основы теории бухгалтерского учета
Комментарии, рецензии и отзывы