Учебник: Теория бухгалтерского учета

6.4.  автоматизированная форма  учета

 

Развитие вычислительной техники привело к возникновению  в период  после  1960 г. автоматизированной формы бухгалтерского учета.  Высокая скорость работы  электронновычислительных машин сделала возможным быстрое  преобразование записанной на магнитных носителях информации Журнала учета хозяйственных операций  (в той  или  иной  его форме) в Книгу  Журнал-Главная,  оборотную ведомость и баланс.   Это  позволило снизить трудоемкость работ, выполняемых в конце  отчетного периода по составлению баланса.

За  40 лет своего  развития в прошлом веке  автоматизированная форма  учета прошла два этапа:   неполная автоматизация  учета (обсчет  отдельных показателей на машиносчетных станциях), полная автоматизация учета (обсчет  всех показателей вплоть до получения баланса  непосредственно на предприятии). Неполная автоматизация охватывает  период  примерно  с 1961 по  1980 гг., полная — с 1981 по настоящее время.

 

 

 

 
В   рамках    периода  полной   автоматизации   примерно   с г. выделилась отдельнымнаправлением  учета с  помощью программ составления электронных таблиц.   В

1986 г. появилась наиболее удачная  по сравнению с предшествующими версия  номер  2.01 программы «Lotus  1-2-3»1,О   на позволяла вводить  Журнал  учета хозяйственных операций и на его основе  рассчитывать оборотную ведомость и баланс.

За прошедшие годы это  направление притерпело изменения.   Современные  программы  (Excel   97  для  Windows  95  и Excel  2000)  позволяют создавать  в одном  файле  не  одну, а 255 таблиц.   Количество строк  в каждой  таблице  может  составлять

65536.   Изобразительные  возможности этих  программ сильно

изменились и  позволяют воспроизводить точную  форму  лю 

 

 
Булатов МА  Решение бухгалтерских задач  на персональном компьютере: Практическое пособие. М.: Радио и связь, 1995.

177

бого  первичного документа. Однако организация всех стадий вычислительного   процесса   с   помощью  электронных  таблиц — дело трудоемкое, требующее  хороших  знаний как бухгалтерского учета, так и техники работы  с конкретной программой.  Поэтому с  помощью  электронных таблиц   проводится   неполная  автоматизация  учета  на  больших   предприятиях, либо  полная на малых предприятиях, где учет ведется  с разделением труда  между   1-3   бухгалтерами.

Развитие традиционного направления автоматизации учета путем создания автоматизированных информационных систем  (АИС)  охватило  все уровни  предприятий:

АИС  бухучета для  малых  предприятий, АИС  бухучета для  средних  предприятий, АИС  бухучета для  крупных предприятий,

•                       АИС  корпоративного уровня  (КИС) , включающие кроме подсистем   бухгалтерского  учета   подсистемы  управленческого  учета,  рабочие   места  руководителей подразделений, подсистемы  вспомогательных  цехов  и  отделов   (экспедиция, транспорт, отдел кадров, охрана, архив).

КИ С — информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем  или  соглашением участников1.

Практически на каждом уровне можно  выделить универсальные  и  отраслевые АИС.   Отраслевые АИС,  созданные  с учетом  отраслевой специфики,  например, аптек, школ, жилищных кооперативов,  войсковых частей,  зачастую  являются настолько узкоспециализированными, что не могут быть применены в других отраслях  экономики.

На  каждом  уровне   существуют  локальные (одиночные) и сетевые  АИС.  Установка нескольких одиночных АИС  еще  не

гарантирует  возможности   объединения   их   информации   в

 

 

 
1 Федеральный закон РФ  от 10.01.2002  г. №  .   «Об электронной цифровой подписи» (статья 3).

178

один  общий баланс. Если  это так, то каждому  бухгалтеру приходится работать отдельно. Эффективность автоматизации в этом  случае  заключается в возможности создания на  каждом рабочем месте  присущих ему первичных документов и реестров для передачи в центральную бухгалтерию. Такая  автоматизация получила название «лоскутной», так как  она  к тому же обычно охватывает не  все рабочие места  бухгалтеров.

Сетевые АИС  предполагают объединение компьютеров в сеть (обычно предлагается сеть с выделенным сервером главным компьютером в сети, на котором ведется  общая  база данных  бухгалтерских проводок)  и установку той  или  иной сетевой  операционной системы, а лишь  затем  применение сетевой  версии АИС  ведения бухгалтерского учета.

Например, в качестве дешевого решения проблемы учета на  малых  предприятиях  21  января  1999  г.  компании  IBM, Marvel,   Microsoft  и   «1С»   представили  совместный  проект

«Отличный сервер  для  главного бухгалтера».   В рамках  проекта предлагалась совместная покупка компонентов для  создания  5  компьютерных рабочих  мест  в составе   комплекта под названием «lC:IBM:Microsoft ByxServer-SQL 3000»:

сервер  IBM  Netfmity 3000 по цене  3290 долларов;

Microsoft  Back  Office   Small   Business   Server  4.0  (5  user  Kit)

по  цене   1850 долларов (сетевая операционная  система на

5 пользователей);

 

 

 

 

 

 
•                       SQL.   Бухгалтерский учет» по цене 960 долларов.

Суть проекта состояла в том, что вместо  6100 долларов покупателю предлагалось выплатить за комплект всего  3490 долларов1.

Для  предприятий всех  уровней  получили распространение   «вертикальные» АИС,  которые  предполагают  передачу

накапливающейся в них информации в той  или  иной  элек 

 

 
Журнал «ИнфоБизнес», 02.02.1999 г., №  3, С.  5.

 

 

179

тронной форме  (в виде  файлов на дискетах, в виде  файлов по модему  или  выделенному каналу  связи) в АИС  вышестоящих организаций (например, магазин — торговый центр  — правление  холдинга; буровая  установка — экспедиция — территориальное управление — Газпром).  Вертикальные АИС  обычно  имеют   отраслевую   специфику.  Поэтому их  созданием и распространением занимаются  организации,  близкие  к той или  иной  отрасли  экономики. Они  образуют локальный рынок программного обеспечения для отраслей  экономики.

Универсальные  АИС   бухгалтерского  учета  для   предприятий  всех уровней   имеют  схожую  структуру  (схема  38).   Исторически первой  была немного звенная структура, обработка информации в которой сводилась к регистрации проводок в Журнале   хозяйственных операций,  сводке  данных  в  оборотную ведомость и трансформации их в баланс.

По  мере развития возможностей вычислительной техники и  программного обеспечения структура  усложнилась.

Прежде   всего  выделим звено  для  формирования первичных документов: приходных и расходных  кассовых ордеров, платежных поручений,  счетов,  накладных и других.  Понятно, что  в  разных  АИС число  документов может  быть  неодинаковым также  как  и механизм извлечения данных  из  них для  бухгалтерских проводок.  Например, для  «1С:  Бухгалтерия.  Базовая версия. Типовая конфигурация. Версия  7.7» после  формирования кассового ордера  на экране появляется запрос  о том, следует ли  провести документ.  Утвердительный  ответ  приводит к проводке. Но такой  порядок работы  в этой  программе существует далеко  не для  всех  первичных документов,  перечисленных в пункте  главного меню  «Документы».  После  создания некоторых  из них вопрос  о необходимости проводки не  появляется  на экране. Документ может  быть  отпечатан и существует  в системе.  Но  для  включения его данных  в баланс  неискушенному в настройке системы бухгалтеру приходится делать отдельную  проводку  в Журнале  хозяйственных операций.

180

С возникновением этого звена появились и новые  проблемы.   Например,  не  все  системы позволяют изменять любые данные  кассового ордера  после  проводки.  Очевидно, что не  все  проводки имеют  под  собой  утвержденные формы первичных документов.  Поэтому в каждой  АИС  существуют  свои собственные формы некоторых документов.

 

 

 
Документы (приходные и расходные кассовые накладные, счета-фактуры,

платежные поручения и т.д.)

Схема  38. Автоматизированная форма учета

 

Для  единообразного отражения данных  всех документов с целью    осуществления   проводок   пришлось   создать    некий универсальный документ,  включающий в  себя  только   необходимые  для  проводок данные   — дату, счет по дебету, счет по кредиту,  сумму  и некоторые другие  (свои  у каждого  разработчика АИС).   Этот документ можно  назвать  мемориальным ордером,  так  как  он   имеет   сходное   назначение.   Обычно  его можно  отпечатать, но  его форма  в каждой  бухгалтерской программе  индивидуальна. Название такого  документа также  ин181

 

 
в каждой  программе.  В  программе  «1С:  Бухгалтерия»  он называется «проводка». «Проводка» не может содержать  больше, чем  одну  пару счетов,  один  счет по  дебету и один счет по кредиту.  Понятно, что «проводка» в отличие  от расходного кассового ордера, на основании которого она сформирована, не содержит, например, фамилии лица, получившего деньги,  как  не  содержит и  много  другой  информации, имеющейся на бланке  ордера.

«Проводки» могут иметь  два состояния — проведенные и непроведенные.  Возможность существования непроведенных

«проводок» позволяет  бухгалтеру  отложить решение  о  их проведении. Документы, на основании которых сформированы непроведенные «проводки», называются отложенными. С другой  стороны,  можно   заранее создать  несколько документов, которые неизбежно понадобятся в будущем, но не проводить  их до наступления необходимой календарной даты.

Существование «проводок» как концентрированной, выбранной из  разнотипных документов однотипной  информации  позволяет объединять их в  «операции». Операция -  совокупность проводок. Кроме перечня проводок, она  включает  их  номера,  отражающие  последовательность их  совершения, общую дату, общую СУММУ И название операции. Конечно, у разных  разработчиков АИС  «операции»  могут  иметь  не только  иное  название, но и другие дополняющие перечень проводок характеристики.

Уже  в момент  своего  создания многие   (если  не  все)  документы   получают   автоматически  (наглядно  или   неявно  для пользователя)  или   позволяют  ввести   вручную   на  том   или ином   уровне    (документ,  «проводка»,  «операция»)  признак отнесения их к определенному журналу  (или  сразу к нескольким  журналам).  Поэтому возможность формирования журналов  для   неподготовленного  пользователя  ограничена  лишь перечнем  их   названий  в   меню   программы   (пункт    меню

«Журналы»   в  «1С:   Бухгалтерии»),  да  необходимостью  задать

182

интервал дат, за который происходит выборка информации в журнал.  Сформированный журнал можно  отпечатать,  а в не которых АИС  и сохранить для повторного  обращения  к нему без повторной  выборки документов  из общей базы данных.

Номенклатура и формы журналов далеко не всегда совпадают с имеющимися в ОКУД,  к которым  бухгалтера привыкли при осуществлении  учета без применения ЭВМ.  Понятно, что  при  объединении   в  журнал  разнородных  документов   в журнале оказывается лишь самая общая информация — название  и дата документа.

При формировании журналов  происходит  простая  выборка из  базы данных документов  тех или  иных параметров  каждого документа.   Поэтому  с точки  зрения  обработки  инфор мации этот процесс отличается тем, что разработчик обычно предоставляет в распоряжение пользователя  разнообразные средства для уточнения  параметров  выборки.

Отчеты,  как и журналы,  формируются  на основании  первичных документов.  Однако  их формирование предполагает обработку информации по определенным алгоритмам.  Например, для создания оборотной ведомости требуется суммирование  информации оборотов  по каждому счету.

В  практике   создания  АИС  бухгалтерского  учета разработчики делят отчеты на внутренние,  т.е. создаваемые для внутреннего использования на предприятии, и внешние,  предназначенные  для передачи в другие организации.  Внешние  отчеты имеют утвержденную  вышестоящими организациями форму.  Однако  алгоритм  расчета  каждого  показателя   отчета  каждому разработчику приходится  создавать самостоятельно.   Вот почему на российском  рынке  АИС столь популярны  программы фирмы  «1С» являющейся  дочерним  предприятием Госкомстата РФ  и разрабатывающей для него  альбомы  форм  первичной учетной документации.

Приобретая  программу каждый пользователь надеется, что заложенные  в нее  алгоритмы  расчетов  всех отчетных показате183

лей являются правильными и актуальными на современную отчетную   дату.   В  случае   использования  программы  фирмы

«1С»   это   достигается  бесплатным  распространением   новых версий  «Типовой конфигурации»  (документы,  например,  новая  форма  кассового ордера  в  1999 г.) и «Форм»  (отчеты).

Развитие АИС  бухгалтерского учета не сводится к совершенствованию и расширению числа звеньев  обработки информации от документа к отчету.  Ведь в бухгалтерии имеется разделение труда.  Было  бы неправильно устанавливать на каждое рабочее  место сверхсложную полнофункциональную  программу.   Это  потребовало бы  значительных затрат  на  повышение  квалификации бухгалтера  и техническое оснащение рабочего места.  Поэтому многие  АИС  имеют  подсистемы, которые ориентированы  на   отдельные  рабочие    места   бухгалтеров    в рамках их специализации внутри  бухгалтерии. Это кассовые операции, расчет заработной платы, учет основных средств, расчетные операции, складские операции и т.д. Такие  подсистемы можно  назвать подсистемами аналитического учета, хотя фактически реализованные в них функциональные возможности нередко превышают требования аналитического учета.

Подсистемы  могут  не   содержать  механизма  осуществления  проводок. Однако обычно  они строятся также  на основании  первичных документов.  Информация  документов обобщается  и с той  или  иной  периодичностью передается в главную подсистему. В главной  подсистеме на основании этой информации осуществляются проводки.

Такая  организация движения информации позволяет разгрузить   главную    подсистему   от  детальной  аналитической  информации. Это значительно ускоряет время  составления  отчетов   и  журналов   в  главной   системе.  Но,   с другой стороны, отсутствие  детальной информации аналитического характера   может  не  позволить создавать   некоторые   виды    отчетов,   базирующиеся   на   обработке   именно этой  информации. Ведь часть информации находится в главной  системе,  а часть  осталась  в подсистеме.

184

Связь   подсистем  с  главной   системой  на  уровне   «операций»  может  существовать и  на уровне  «проводок»,  и  на уровне «отчетов».  Причем одновременно, т.е. одна информация передается на уровне  «проводок», другая, — на уровне  «операций», третья  — на уровне  «отчетов».  Неподготовленному пользователю   бывает    особенно  трудно    выявить  как   сами уровни, так и номенклатуру и объемы  передаваемой между подсистемами  информации.   Взаимодействие  подсистем  — это  та область  работы  программы,  которая обычно   наиболее слабо  освещается в документации по программе.

 

 
зрения обобщения данных документов первичного  учета  АИС   имеют   недостатки.  При   автоматизированной форме  учета оборотная ведомость формируется на  основании первоначальных записей  о  бухгалтерских операциях  в  Журнале   учета  хозяйственных  операций.   Поэтому  бухгалтер   не имеет  промежуточных итогов  работы  над  ней,  которые ранее появлялись в результате  группировки и обобщения операций на  отдельных участках   бухгалтерии.  Однако  эти  итоги   необходимы для  составления отчетности и анализа деятельности предприятия.  В результате  единый процесс бухгалтерской работы  разделился  на  две  задачи,  решаемые  отдельно   друг  от друга.  С  одной  стороны, по всем  операциям составляется баланс, с другой  стороны, по  некоторым данным составляется отчетность.

В  результате   выделения  проблемы  составления  отчетности из единого  учетного  процесса в самостоятельную задачу увеличилась вероятность возникновения  ошибок  в  отчетности.  Ошибки могут возникнуть, в частности, вследствие вютючения в тот или  иной  отчет не  всех сумм  отдельных операций, которые должны  быть в нем учтены.

 

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 |