9.5. выбор состава показателей и содержание внутренней отчетности по затратам и результатам деятельности подразделений

9.5. выбор состава показателей и содержание внутренней отчетности по затратам и результатам деятельности подразделений

В системе управления деятельностью предприятия внутренняя отчетность подразделений является важнейшим инструментом контроля, представляя собой синтезированную и обобщенную информацию.

Внутренняя отчетность подразделений — это система взаимосвязанных экономических показателей, характеризующая результаты деятельности подразделений за определенный промежуток времени (час, сутки, декаду, месяц, квартал, год). Различия функций, выполняемых отдельными подразделениями предприятия, определяют состав и содержание информации, включенной во внутризаводскую отчетность.

В зависимости от целей управления отчетность подразделяется на три типа:

информационную;

об экономических результатах;

результативную о персональной деятельности.

Третий тип отчетности имеет наибольшее значение в управленческом учете, однако только совокупность трех видов отчетности представляет информационную систему предприятия.

Информационная отчетность чаще всего составляется по запросу и используется для информирования руководства о происходящих событиях.

Отчетность об экономических результатах предназначена для оценки деятельности хозяйствешшк подразделений цехов, участков, бригад. Предназначение таких отчетов — быть основанием для принятия краткосрочных управленческих решений и обеспечения коммуникационных связей между цехами и отделами.

Основной отчетной формой является рапорт-отчет об итогах работы за истекший день. Он имеет форму ведомости, его показатели не требуют сопроводительного текста, легко обозреваемы и позволяют оперативно осуществлять процесс управления. Все показатели отчета связаны с планом. Учет по центрам ответственности предполагает отражение в отчетности показателей выработки (доходы) и затрат (расходы), эффективности каждого структурного подразделения. Плановые данные должны быть увязаны с материальным стимулированием работающих. С учетом этого принципа расходы представлены по видам затрат, которые могут возникнуть и возникают в результате планируемой и фактической выработки продукции (работ, услуг). Такого рода отчеты о доходах и расходах используются при установлении трансфертных цен. В качестве отчетного периода по доходам и расходам обычно устанавливается месяц.

Ежедневное оперативное регулирование незавершенного производства (хода производства), обеспечение контроля за наличием и движением деталей, полуфабрикатов в производстве, цехах, кладовых и на рабочих местах осуществляется составлением балансов деталей, жидких масс, металла и т.п.

Наблюдение за численностью работников, количеством явок на работу, неявок по причинам, целосменными и внутрисменными простоями, отработанными человекеили нормо-часами, движением рабочей силы проводят ежедневно по данным табельного учета. Данные за месяц обобщают в балансах рабочего времени.

Повседневный контроль за использованием оборудования в цехах и на участках осуществляют по данным рапортов-отчетов о простое оборудования по видам и причинам. Эти данные за месяц обобщаются в балансах времени работы оборудования.

Использование всех видов энергии (газ» пар, воздух, тепло и электроэнергия) контролируется датчиками и счетчиками, показания которых регистрируются и обобщаются в ежедневных сводках о расходе.

С учетом специфики технологии и организации производства и управления цехам, службам, отделам могут быть установлены другие экономические показатели — фондоотдача, коэффициент использования оборудования, трудоемкость, численность, ритмичность производства, потери от брака, коэффициенты выхода готовой продукции и т.п.

Результативная отчетность о персональной деятельности направлена на обеспечение информацией трех видов; о фактических результатах; о планируемых (смета, стандарт) показателях; о причинах различий между фактическими и ожидаемыми результатами. Основной акцент перечня показателей сконцентрирован на персональной ответственности. При этом перечень показателей не должен быть громоздким, а концентрировать внимание руководства необходимо на небольшом количестве статей, по которым фактические показатели существенно отличаются от установленных. Обеспечению такой отчетности способствует организация управленческого учета по центрам ответственности.

Основной отчетной формой является контрольный отчет, или отчет об исполнении сметы. Выбор системы отчетных показателей базируется на принятой системе контроля, которая должна иметь мотивационное воздействие на предприятие в целом, а не только устанавливать вину руководителя подразделения за результаты хозяйственной деятельности.

Действенность системы контроля реализуется при решении таких проблем, как:

четкое определение целей предприятия, исходя из которых строится комплекс обобщающих показателей оценки деятельности предприятия и его структурных подразделений;

создание такой информационной системы, которая нацеливает менеджеров различных уровней на решение краткосрочных и долгосрочных планов;

оптимальный выбор центров возникновения затрат, ответственности и рентабельности, позволяющий устранить до некоторой степени негативное влияние системы контроля на моральное состояние работников подразделений. Планы и отчеты не должны приводить к конфликтам между управленцами смежных подразделений, между работниками бухгалтерии и менеджерами;

классификация затрат на регулируемые и нерегулируемые для каждого конкретного подразделения. Снижение затрат, зависящих от деятельности лиц, которые отвечают за центры, положительно сказывается на желании управляющих воздействовать на уровень затрат. В противном случае планы и отчеты вместо координации действий работников управления могут привести к дезорганизации хозяйственной деятельности;

формирование системы выявления отклонений, способствующей раскрытию ошибок в учете, ценообразовании и т.п. (иначе утратится доверие к учету в целом, отчетности об исполнении смет, в частности, и в конечном счете приведет к уклонению от ответственности лиц, занятых управленческой деятельностью).

Рассмотрение проблемы требует непосредственного участия менеджеров и всего трудового коллектива в разработке системы оценочных показателей, содержания отчетности. Это создаст условия для понимания принимаемых решений и путей их реализации, координации действий лиц по осуществлению поставленных целей, предотвращения негативного воздействия системы контроля на мотивацию лиц, участвующих в производственном процессе.

Выводы

Связывая классификацию затрат по разным основаниям с их систематизацией в управленческом учете, следует отметить двойственную роль калькулирования в формировании финансовых результатов: при оценке затрат и установлении цен на продукт. В отличие от традиционного взгляда калькулирование решает задачи не только точности исчисления фактической себестоимости единицы продукции, но и контролирует окупаемость продукта, участвует в ценообразовании, решении вопросов об освоении новых и снятии с производства устаревших, нерентабельных видов изделий.

В своем новом проявлении калькулирование становится инструментом управления затратами, ассортиментом и структурой выпуска и продаж. Всесторонне охватывая все стадии производства, оно обеспечивает благоприятные условия для достоверной оценки незавершенной и законченной продукции.

Возникновение косвенных затрат, связанных с организационной деятельностью предприятия, предопределяет необходимость

их контроля. С этой целью затраты классифицируют на общепроизводственные и общехозяйственные; связанные с выполнением целевых функций, по обеспечению функционирования служб и отделов предприятия, общеорганизационной и общеуправленческой деятельности, а также по функциям управления, направления деятельности, по отношению к объектам учета и калькулирования, к объему производства.

Общая стстема контроля — это коммуникационная сеть, с помощью которой обеспечивается соответствие решений, принятых на предприятии, с реализацией их на практике, и основных правильных действий в будущем.

К основным инструментам системы контроля относятся внутренняя отчетность и система ее показателей. Различия в выполняемых функциях отдельными подразделениями определяют состав и содержание информации внутренней отчетности. Типы внутренней отчетности: информационная, результативная и контрольная.

Разрешение проблем формирования показателей внутренней отчетности требует непосредственного участия менеджеров и всего трудового коллектива в разработке системы оценочных показателей. Это необходимое условие для понимания всем коллективом принимаемых администрацией решений и путей их реализации, предотвращения объективного негативного воздействия системы контроля на мотивацию лиц, участвующих в деятельности предприятия.