3.2. организация и учет кассовых операций и денежных документов

3.2. организация и учет кассовых операций и денежных документов

Основными задачами учета денежных средств являются: обеспечение их сохранности и правильного использования; строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых и банковских операций; правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета. Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых книжках и т.д.

План счетов имеет специальный раздел, предназначенный для учета всех денежных средств, в который входят счета: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути».

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1); расходный кассовый ордер (форма № КО-2); журнал регистрации приходный и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3); кассовая книга (форма № КО-4); отчет кассира (форма № КО-4); книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

Все организации обязаны хранить деньги в банке, а для приема, хранения и расходования наличных денег в организации имеется касса. Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит устанавливается банком по согласованию с организацией.

Для того чтобы банк установил лимит остатка денег в кассе, нужно представить расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу». А учреждение банка письменно сообщает каждому предприятию установленный ему лимит остатка наличных денег в кассе. Обычно для этого используются вторые экземпляры представленных расчетов по форме № 0408020.

Если экономический субъект имеет в своем составе подразделения, у которых нет самостоятельного баланса и счетов в банках, то банк устанавливает единый лимит остатка кассы для всего предприятия, включая эти подразделения, а руководитель должен оповестить структурные подразделения о лимите остатка кассы.

Представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям, которые составляют отдельный баланс и имеют счета в банках, лимит остатка кассы устанавливают обслуживающие банки.

Если у организации есть несколько счетов в разных банках, она по своему усмотрению обращается в один из них с расчетом на установление лимита остатка кассы. После того как банк его установит, организация уведомляет об этом все другие банки, в которых ей открыты счета. Если организация не представила расчет лимита ни в один из обслуживающих банков, то лимит остатка кассы считается нулевым. При этом все наличные деньги, не сданные в банк, рассматриваются как сверхлимитная наличность.

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только в дни выдачи заработной платы (в течение трех дней, включая день получения денег в банке). Суммы, не использованные в течение этого срока по назначению, нужно сдать в банк.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером.

Приходные и расходные кассовые ордера должны иметь раздельную нумерацию без пропусков и регистрироваться в специальном журнале. Кассовые ордера и приложенные к ним документы подписываются кассиром после осуществления операции и гасятся штампом или надписью «получено», «оплачено» с указанием даты с целью недопущения их повторного использования. Заполнение приходных и расходных кассовых документов лицом, получающим или сдающим деньги в кассу, не допускается, такие документы должны заполняться бухгалтером собственноручно, без подчисток и исправлений.

Заработная плата выплачивается по платежной ведомости. По истечении трех дней, отведенных на выдачу заработной платы, на общую сумму выданной заработной платы выписывается расходный кассовый ордер. При выдаче денег по доверенности кассир в ведомости делает надпись «По доверенности». Доверенность прикрепляется к платежной ведомости. Остаток заработной платы, по каким-либо причинам недополученный работниками предприятия, сдается в банк и депонируется до дня выплаты заработной платы за следующий месяц. На депонированные суммы (не полученные работниками), которые сдаются в банк, составляется расходный кассовый ордер. На деньги, полученные с расчетного счета в банке, выписывается приходный кассовый ордер, датированный днем получения денег в банке.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

В соответствии с правилами ведения кассовых операций проводится ежемесячная внезапная ревизия наличия денежных средств в кассе в присутствии кассира. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается. В случае обнаружения таких средств ревизионная комиссия должна их оприходовать, и эта сумма в течение трех дней перечисляется в бюджет. Сумма недостачи подлежит взысканию с кассира на основании приказа руководителя предприятия.

При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира».

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности. В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.

Второй экземпляр кассовой книги называется отчетом кассира. В нем рассчитываются итоги прихода и расхода денежных сумм за день и выводится остаток на конец дня. Отчет кассира, в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов, служит основанием для заполнения журнала-ордера 01 «Касса». Каждому отчету кассира в журнале-ордере 01 отводится одна строка, поэтому количество занятых в нем строк должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и операций по валютному счету. Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса. Кассам устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не принимаются.

Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.

При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается. Для обособленного учета наличия и движения наличной иностранной валюты к счету 50 «Касса» открывают соответствующие субсчета.

Учет денежных документов. Находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на их приобретение.

Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета, который ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Важное значение при организации и учете кассовых операций и денежных документов следует уделить соблюдению кассовой дисциплины в магазинах. Продавая товары населению, любая организация обязана использовать ККМ.

Торговое предприятие может иметь только одну главную кассу и в зависимости от количества ККМ — несколько операционных. Для того чтобы применять ККМ, ее нужно зарегистрировать в налоговых органах по местонахождению предприятия. ККМ ставят на учет в региональных центрах технического обслуживания ККМ или непосредственно на предприятиях-изготовителях.

Следует отметить, что можно использовать ККМ только с фискальной памятью, а на территории Российской Федерации применять только те модели, которые включены в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, утвержденный Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам.

Вместе с покупкой торговое предприятие обязано выдать покупателю чек, отпечатанный контрольно-кассовой машиной.

Паспорт кассовой машины, журнал кассира-операциониста, контрольные ленты и другие документы должны храниться у директора магазина или у главного бухгалтера не менее пяти лет. Перед тем как начать работать на ККМ, кассир получает у администрации магазина все необходимое для работы: ключи от кассовой кабины; ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика; разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями; принадлежности для работы и обслуживания машины.

В начале рабочего дня кассир обязан:

включить машину в электросеть и проверить ее работу от электропривода;

проверить исправность блокирующих устройств;

заправить чековую и контрольную ленты;

установить текущую дату;

перевести нумератор на нули;

напечатать два-три чека без обозначения суммы для того, чтобы проверить, четко ли печатаются реквизиты на чековой и контрольной ленте и правильно ли установлены дататор и нумератор (нулевые чеки прикладывают в конце дня к кассовому отчету);

протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией;

разместить необходимый для работы инвентарь (микрокалькулятор).

Представитель администрации (директор или главный бухгалтер) в начале смены должен снять показания контрольных счетчиков машины и сверить их с данными, записанными в журнале кассира-операциониста за предыдущий день. Убедившись в совпадении показаний, их нужно занести в журнал на начало текущего дня и заверить подписью.

Получая от покупателя деньги за товар, кассир обязан: четко назвать сумму полученных денег и положить их отдельно на виду у покупателя, напечатать чек, назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно). Если кассир-операционист ошибся, выдавая сдачу покупателю, то покупатель может потребовать у администрации снятия кассы.

Кассир-операционист не имеет право иметь в кассе личные деньги, снимать кассу без разрешения администрации, не выдать кассовый чек покупателю. Кассирам запрещено работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва. К кассовой машине нельзя допускать посторонних лиц, кроме представителей администрации (директора или его заместителя, главного бухгалтера и т.п.). Технический специалист или налоговый инспектор могут быть допущены к кассе только с разрешения администрации.

Если кассир-операционист покидает кассовую кабину, то он обязан уведомить об этом администрацию и отключить ККМ. При этом кассовую кабину и кассовую машину нужно закрыть. Все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира.

Кассир не должен самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала. Для этого терминал нужно оснастить защитой от несанкционированного доступа.

Если в течение рабочей смены возникла неисправность ККМ, кассир обязан: выключить кассовую машину; вызвать представителя администрации; вместе с директором или главным бухгалтером определить характер неисправности. Бывает, что из-за неисправности кассовой машины ее дальнейшая работа невозможна. В этом случае администрация должна вызвать технического специалиста. Об этом делается запись в журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ.

В конце рабочего дня кассир-операционист обязан подготовить наличную выручку за день, сдать ее по приходному кассовому ордеру старшему кассиру или главному бухгалтеру. А представитель администрации в конце дня в присутствии кассира снимает показания контрольных счетчиков ККМ; получает распечатку или вынимает из кассовой машины контрольную ленту, использованную в течение дня.

Директор или главный бухгалтер подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания счетчиков, сумму дневной выручки, дату и время окончания работы.

Фактическая сумма выручки должна совпадать с итоговыми данными контрольной кассовой ленты (за вычетом сумм, возвращенных по неиспользованным кассовым чекам). При расхождении фактической суммы денег с данными контрольной ленты представитель администрации и кассир должны выяснить его причину. Если обнаружена недостача денег, администрация должна принять меры к ее взысканию с виновных лиц. А если выявлены излишки, их нужно оприходовать в кассу. В бухгалтерском учете суммы излишков относят на финансовый результат.

С 1 июля 2002 г. вступил в силу новый Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, утвержденный Федеральным законом от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ. К административной ответственности могут быть привлечены рядовые сотрудники (продавец, кассир); должностные лица; сама организация (ст. 2.1 КоАП РФ). Величина штрафа за неприменение ККМ предусмотрена ст. 14.5

КоАП РФ.

Требования к ККМ установлены в п. 7 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 1993 г. № 745. Если хотя бы одно из этих требований не выполнено, то использовать машину нельзя. Значит, нарушение даже одного из них может быть приравнено к неприменению ККМ.

Кроме того, не допускается использовать аппараты, на которых отсутствует либо повреждена пломба центра технического обслуживания, нет маркировки предприятия-изготовителя. Нарушение этих условий также может трактоваться налоговыми органами как неприменение ККМ.

Предельный размер расчетов наличными относится к расчетам, осуществляемым в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Нельзя превышать этот размер, рассчитываясь как по одному, так и по нескольким денежным документам. Независимо от того, на какой срок заключен договор, максимальный платеж наличными деньгами по нему равен 60 000 руб. Причем эту сумму можно выплатить (получить) как по одному приходному кассовому ордеру, так и по нескольким. Если же расчеты наличными деньгами осуществляются между предпринимателями без образования юридического лица (ПБОЮЛ) либо между юридическим лицом и ПБОЮЛ, то какие-либо ограничения по размеру таких расчетов законодательством не предусмотрены.

При работе на ККМ в обязательном порядке применяется и оформляется контрольно-кассовая лента. Контрольно-кассовые ленты — это документы, подтверждающие сумму принятых наличных денег.

В межинвентаризационный период они хранятся в упакованном (свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат уничтожению в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. При этом для снятия фискального отчета необходимо пригласить налогового инспектора.

Контрольно-кассовые ленты уничтожают по акту. В акте находят отражение: наименование организации; состав комиссии; показания счетчиков контрольно-кассовых машин; марка ККМ, год выпуска и заводской номер; регистрационный номер ККМ; период инвентаризации; номера чеков; показания счетчиков на начало и конец ленты; сумма выручки по ленте; подтверждение того, что выручка зафиксирована в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой книге организации.

В конце акта записывают: «В ходе выборочной проверки соответствия данных контрольно-кассовых лент, кассовых отчетов, журнала кассира-операциониста, кассовой книги организации и снятия фискального отчета по паролю налогового инспектора за указанный период расхождений не установлено». Акт подписывают все члены комиссии. В ее состав должны входить представитель администрации торговой организации, главный бухгалтер, кассир и налоговый инспектор. Эти подписи заверяются печатью организации и штампом налоговой инспекции. Акт составляют в двух экземплярах: один для налоговой инспекции, другой — для торговой организации.

Снятие фискального отчета по паролю налогового инспектора оформляют актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ.

Все операции, связанные с проведением расчетов с населением через ККМ, а также с эксплуатацией и обслуживанием ККМ, оформляются документами унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

На каждую ККМ администрация торговой организации должна завести журнал кассираоперациониста по унифицированной форме МКМ-4.

Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине торговой организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Он должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.

Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой, помарки не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

В графах журнала кассира-операциониста записывают следующие показатели: дата; Ф.И.О. кассира-операциониста; номер счетчика; показания контрольного счетчика; показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) и подписи кассира и администратора, подтверждающие эти показания; показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) и подписи кассира и администратора, подтверждающие эти показания; сумма выручки за день по показаниям суммирующих денежных счетчиков; сумма денежной наличности, сданной в кассу организации; сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупателем товаров расчетными чеками и другими платежными средствами); общая сумма выручки; денежный остаток на конец дня в кассе; сумма недостачи (излишков), выявленной в результате проверки; сумма возвращенных покупателям денег по неиспользованным чекам в случае возврата товаров или ошибочно пробитого кассиром-операционистом чека. В подтверждение указанного факта к отчету кассира-операциониста прилагается акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, составленный по форме № КМ-3.

В конце рабочего дня кассир-операционист сдает старшему кассиру выручку и справку-отчет по форме № КМ-6. Поступление торговой выручки в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером по форме № КО-3. Старший кассир выдает кассиру-операционисту квитанцию к приходному ордеру.

Если торговая организация работает без кассира-операциониста, т.е. ККМ установлена на прилавке отдела, а выручку от покупателей принимает продавец, то ведется журналрегистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовыхмашин, работающих без кассира-операциониста по форме № КМ-5. Он также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.

Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и специалиста, работающего на ККМ. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

В конце рабочего дня старший кассир составляет сводный отчет о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации за текущий рабочий день. Этот отчет составляется по унифицированной форме № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации». Он является приложением к справке кассира-операциониста (форма № КМ-6).

Старший кассир составляет отчет (сведения) по форме № КМ-7 ежедневно и вместе с актами, справками формы № КМ-6, приходными и расходными кассовыми ордерами передает в бухгалтерию до начала работы следующей смены. В форме по показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой ККМ рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех ККМ и итоговая выручка организации с распределением по отделам (секциям).