2.3. документальное оформление основных средств
2.3. документальное оформление основных средств
Документирование хозяйственных операций регламентируется статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и пунктами 12-18
Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п.1 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете»).
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены в форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной документации.
Если по отдельным операциям форма документа не предусмотрена в этих альбомах, то
организация самостоятельно разрабатывает и утверждает соответствующую форму. Разрабатываемые организацией формы первичных документов должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п.2 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете», а именно:
• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции и пр.
Новые унифицированные формы были утверждены в марте 2003 г. (табл. 2.1).
Таблица 2.1
Унифицированные формы по учету основных средств
Номер | Наименование | Назначение |
ОС-1 | Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зда- ний, сооружений) | Применяется для оформления приема-передачи от- дельных объектов основных средств, их включения в состав основных средств и учета их ввода в эксплуа- тацию, а также для исключения объектов из состава основных средств при их передаче (продаже, обмене и пр.) другой организации |
ОС-1а | Акт о приеме-сдаче здания, сооружения | Имеет ту же структуру, что и акт ОС-1, но предназначен исключительно для приема-передачи достроенных или приобретённых организацией зданий и сооружений и фиксаций момента их ввода в эксплуатацию |
ОС-1б | Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) | Имеет ту же структуру, что и акт ОС-1, но предназна- чен для передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) |
ОС-2 | Накладная на внутреннее пе- ремещение объектов основных средств | Применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой |
ОС-3 | Акт о приемке-передаче отре- монтированных, реконструи- рованных, модернизирован- ных объектов основных средств | Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструк- ции, модернизации. |
ОС-4 | Акт о списании объекта основ- ных средств (кроме автотранс- портных средств) | Применяются для списания единичных объектов ос- новных средств, пришедших в негодность |
ОС-4а | Акт о списании автотранс- портных средств | Применяются для оформления полного или частич- ного списания автотранспортных средств, пришед- ших в негодность |
ОС-4б | Акт о списании групп объектов основных средств (кроме авто- транспортных) | Применяются для списания группы объектов основ- ных средств (кроме автотранспортных) пришедших в негодность |
ОС-6 | Инвентарная карточка учета объекта основных средств | Применяется для учета наличия единичных объектов основных средств и их движения внутри организации |
ОС-6а | Инвентарная карточка группо- вого учета объектов основных средств | Применяется для учета наличия групп однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуа- тацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость и их дви- жения внутри организации |
ОС-6б | Инвентарная книга учета объ- ектов основных средств | Представляет собой сокращённый вариант формы №ОС-6а, но используется для ведения инвентарного учёта объектов основных средств на малых предпри- ятиях |
ОС-14 | Акт о приеме (поступлении) оборудования | Применяется для учета оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования в качестве объекта основных средств |
ОС-15 | Акт о приеме-передаче обору- дования в монтаж | Применяется при передаче оборудования в монтаж |
ОС-16 | Акт о выявленных дефектах оборудования | Составляется при обнаружении дефектов оборудова- ния, выявленных в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля |
Акт по форме ОС-1 составляется в том случае, когда организация передает или получает объекты основных средств (кроме зданий, сооружений) по договору куплипродажи, мены, дарения или лизинга. Таким образом, при составлении акта осуществляется:
а) включение объекта в состав основных средств и учет его ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, в момент приобретения, и для объектов, требующих монтажа, – в момент сдачи в эксплуатацию);
б) выбытие объекта из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.
Для оформления приема-передачи однотипных объектов основных средств дорогостоящего хозяйственного инвентаря, инструментов, оборудования и т.п. теперь применяется форма ОС-1б, которая по сравнению с формами ОС-1 и ОС-1а имеет некоторые специфические реквизиты. Например, графа «Цель передачи (назначение принимаемых объектов основных средств)» введена в связи с тем, что объекты основных средств, приобретаемые оптом, могут быть предназначены как для эксплуатации, так и для дальнейшей перепродажи. В зависимости от цели приобретения они должны по-разному отражаться в учете.
Акт (формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б) после его оформления и подписания членами комиссии передается в бухгалтерию, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К акту должна прилагаться техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.
Накладная на внутреннее перемещения объектов основных средств (форма №ОС-2) выписывается передающей стороной в трех экземплярах, подписывается ответственным лицом структурного подразделения получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку учета объектов основных средств (формы №ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма №ОС-3) составляется в двух экземплярах, если работы по восстановлению объекта производятся сторонней организацией: первый остается в организации, второй – передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Акт подписывает работник структурного подразделения, уполномоченный на приемку основных средств, и представитель организации, производившей работы.
При выполнении работ хозяйственным способом форма №ОС-3 составляется в
одном экземпляре. Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. При этом в технический паспорт
соответствующего объекта основных средств вносятся необходимые изменения характеристики объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.
Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)
(форма №ОС-4) составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. Первый
экземпляр акта передается в бухгалтерию, где определяется результат от списания. Второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запасных частей, материалов, металлолома и т.п.
В аналогичном порядке составляется акт о списании автотранспортных средств
(форма №ОС-4а). При этом к первому экземпляру акта, подлежащему передаче в бухгалтерию, прикладывается документ, подтверждающий снятие автотранспортного средства
с учета в ГИБДД.
Акт о списании по форме №ОС-4б применяется при списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных). Документ состоит из двух разделов и представляет собой упрощенный вариант формы ОС-4. Его реквизиты расположены ком-
пактнее, что удобно для получения информации сразу о группе списываемых объектов основных средств.
Для оформления операций с оборудованием, требующим монтажа, Постановлением №7 предусмотрены три первичных документа. При поступлении оборудования к установке на склад приемной комиссией составляется в двух экземплярах Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14). Передача оборудования монтажным организациям оформляется Актом о приеме-передачи оборудования в монтаж (форма
№ОС-15). Если при поступлении оборудования на склад в состав комиссии входит представитель подрядной монтажной организации, он расписывается в получении оборудования на ответственное хранение непосредственно в Акте о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14), и ему передается копия акта.
Если в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования выявлены дефекты, не установленные при его поступлении на склад, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16. В этом случае Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру.
Пообъектный (аналитический) учет основных средств ведется бухгалтерией в инвентарной карточке учета объекта основных средств (форма №ОС-6).
Записи в инвентарные карточки производятся на основании документов на зачислении объекта (формы №ОС-1, ОС-1а, ОС-1б), его перемещение (форма №ОС-3) и списанию (формы №ОС-4, ОС-4а, ОС4-б), а также на основании технических паспортов и других документов.
В инвентарных карточках приводятся основные данные по объекту: первоначальная стоимость, срок полезного использования, способ начисления амортизации.
В случае группового учета основных средств, краткая индивидуальная характеристика дается не каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.
Инвентарные карточки хранятся в бухгалтерии в картотеке. Группировка инвентарных карточек в картотеке может производиться применительно к Общероссийскому
классификатору основных фондов, а внутри разделов, подразделов, классов и подкласссов – по местам эксплуатации (структурным подразделениям). Инвентарные карточки
суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.
Аналитический учет основных средств на предприятии ведется в бухгалтерии по
классификационным группам, а внутри групп – по инвентарным объектам и месту нахождения (эксплуатации) объектов у лиц, ответственных за их сохранность.
Основным регистром аналитического учета основных средств является инвентарная карточка (форма №ОС-6). На лицевой стороне инвентарных карточек указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (постройки), дату и номер акта о
приемке, местонахождение, первоначальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат (для отнесения сумм амортизации), сумму начисленной амортизации, внутреннее перемещение и причину выбытия.
На оборотной стороне указывают сведения о дате и затратах по достройке, дооборудовании, реконструкции и модернизации объекта, выполненных ремонтных работах,
а также краткую индивидуальную характеристику объекта.
Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Они могут использоваться для группового учета однотипных
предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость,
одинаковое производственно-хозяйственное назначение и поступивших в эксплуатацию
в одном календарном месяце.
При размещении в одном здании нескольких структурных подразделений (цехов,
отделов и т.п.), по которым затраты планируются отдельно, в дополнение к общей инвентарной карточке следует открыть справочные инвентарные карточки отдельно по каждому направлению (коду) затрат с пометкой «для начисления амортизации» в соответствии с утвержденным распределением площади и первоначальной стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями.
Инвентарные карточки заполняют на основе первичных документов (актов приемки-передачи, технических паспортов и др.) и передают затем под расписку в соответствующий отдел организации.
По месту нахождения (эксплуатации) основных средств для контроля за их сохранностью можно вести инвентарные списки основных средств. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии (перемещении) – дату и номер документа и причину выбытия. Разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписывают в двух экземплярах и второй экземпляр передают по месту нахождения объекта. Учет объектов основных средств по месту нахождения осуществляют в разрезе лиц, ответственных за сохранность этих средств.
В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, построенную в разрезе классификационных групп по видам основных средств.
Инвентарный объект основных средств – это законченное устройство со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет (например: станок, холодильник и т.п.), выполняющий самостоятельные функции, либо комплекс конструктивно сочлененных предметов (например, поточная линия), представляющих собой единое целое и вместе выполняющих определенную работу.
Согласно «Типовой классификации» выделяют следующие виды инвентарных объектов:
– Инвентарный объект по группе зданий – каждое отдельно стоящее здание. Если здания имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами. Постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие здание, составляют вместе с ним отдельный инвентарный объект. Наружные надстройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки являются самостоятельными инвентарными объектами.
– Инвентарный объект сооружений и передаточных устройств – отдельное сооружение
(передаточное устройство) со всеми устройствами, составляющими с ним одно целое.
– Инвентарный объект силовых и рабочих машин и оборудования – отдельная машина,
аппарат, агрегат, установка, прибор и т.д., включая относящиеся к ним приспособления,
принадлежности, приборы, инструменты, электрооборудование, а также индивидуальное ограждение и фундамент.
– Инвентарный объект инструментов – это только те предметы, которые не входят в
состав машины, станка, аппарата и т.п. и имеют самостоятельное значение.
– Инвентарный объект вычислительной техники – счетные машины и устройства
(компьютеры, мониторы, принтеры и т.п.), которые не относятся к составным частям другой машины.
– Инвентарный объект прочих машин и оборудования – единица оборудования, включая относящиеся к ней принадлежности приборы и инструменты.
– Инвентарный объект транспортных средств (локомотивы, машины, прицепы и полуприцепы и т.п.) – объект с относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями (набор инструментов, магнитола и др.). Для магистральных трубопроводов таким
объектом будет их отрезок в границах установленных участков.
– Инвентарный объект многолетних насаждений – зелёные насаждения независимо от
их количества, возраста и породы в пределах отдельного парка, сквера и пр.
– Инвентарный объект капитальных вложений в коренное улучшение земель – сданные в
эксплуатацию площади.
– Инвентарный объект природопользования – площади, находящиеся в собственности
организации и рассматриваемые как единое целое или раздельно. В последнем случае
каждая такая часть должна учитываться как самостоятельный инвентарный объект.
– Инвентарный объект рабочего и продуктивного скота и других животных – каждое взрослое животное.
– Инвентарный объект измерительных и регулирующих приборов и устройств лабораторного оборудования – предметы, выполняющие самостоятельные функции и не являющиеся составной частью другого инвентарного объекта.
Также выделяют: инвентарный объект измерительных и регулирующих приборов и устройств лабораторного оборудования; объекты производственного инвентаря и принадлежностей, объекты хозяйственного инвентаря; инвентарный объект прочих основных средств.
Для учета и контроля сохранности основных средств каждому инвентарному объекту присваивают определенный инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время его нахождения в эксплуатации, запасе или консервации. Инвентарный номер прикрепляется или обозначается на учитываемом предмете и обязательно указывается в документах, связанных с движением основных средств.
Применительно к сложным инвентарным объектам, т.е. включающим те или иные
приспособления, обособленные элементы, составляющим вместе с ним одно целое, как
правило, на каждом элементе обозначают тот же номер, что и на основном, объединяющем их объекте.
Инвентарные номера выбывших объектов могут присваиваться другим, вновь поступившим основным средствам не ранее чем через пять лет после выбытия.
Арендуемые основные средства могут учитываться у арендатора под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.
Обсуждение Бухгалтерский учет
Комментарии, рецензии и отзывы