4.2. документальное оформление операций, связанных с движением материалов

4.2. документальное оформление операций, связанных с движением материалов

В соответствии с требованиями нормативных документов по бухгалтерскому учету, все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) производственных запасов должны оформляться первичными учетными документами.

Таблица 4.2

Формы первичной учетной документации по учету материально-производственных запасов организации

Однако исходя из специфики своей деятельности организации могут помимо форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, применять самостоятельно разработанные

формы первичных учетных документов по движению материально-производственных запасов при условии соблюдения общих требований к первичным учетным документам.

Первичные документы по учету материально-производственных запасов могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер).

Все учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи. При отсутствии показателей по отдельным реквизитам в указанных первичных учетных документах соответствующие строки или графы прочеркиваются.

Первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации документа, при этом необходимо обеспечить индивидуальность номеров в течение одного отчетного года.

Документы по учету материально-производственных запасов могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим

аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации,

сертификаты, качественные удостоверения и др.). Эти документы регистрируются работником, занимающимся снабжением, и проверяются с точки зрения их соответствия

условиям поставки, предусмотренным договором: по ассортименту, ценам, количеству

материалов, способу и сроку отправки и др. Проверенные расчетные документы организация акцептует. Одновременно делают отметку о выполнении договора поставки, после

чего расчетные документы передают в бухгалтерию организации для оплаты.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации

бухгалтерия выписывает экспедитору (агенту, товароведу) доверенность по форме №М-2.

Доверенность подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, заверяется печатью. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает

заведующему складом, который проверяет соответствие их фактического количества

данным документа поставщика. При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах. Если расхождений нет, то выписывают приходный ордер (форма №М-4) на все количество поступившего груза. Приходный ордер

подписывает заведующий складом и экспедитор. Материальные ценности приходуются в

соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если

материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения. На массовые однородные грузы, прибывающие

от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление

одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня

подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера.

Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщиков, приемку материалов производит комиссия и

оформляет акт о приемке материалов (форма №М-7), который служит основанием для

предъявления претензий поставщику. В составе комиссии должен быть представитель

поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также

при приемке материалов, поступивших на склад организации без счета поставщика (неотфактурованные поставки). В случае составления приемного акта приходный ордер не

оформляется. Приемный акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру – при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом, являющийся материально-ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит назначения материалов.

Для рациональной организации учета производственных запасов на предприятиях, ведущих учет материалов по планово-расчетным ценам, применяют номенклатуру-ценник. Как правило, номенклатура-ценник составляется в разрезе субсчетов счета 10

«Материалы». Внутри субсчетов они подразделяются по группам (видам). Наименования

материалов записываются с указанием марки, сорта, размера, других отличительных

признаков. Каждому такому наименованию присваивается номенклатурный номер

(шифр). Далее указываются единица измерения, учетная цена и ее последующие изменения (новая цена и с какого времени она действует).

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов

(форма №М-12). На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой

записи выводят остаток материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего,

от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг) или для

управленческих нужд организации.

Стоимость материалов, отпускаемых со складов организации в подразделения в

аналитическом учете, как правило, определяется по учетным ценам.

При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерений (весовых, объемных, линейных, поштучно).

Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным

для их получения работникам подразделения организации.

В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов в подразделения организации указываются наименование материала, количество, цена (учетная цена),

сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или)

наименование затрат.

На фактически израсходованные материалы подразделение-получатель материалов составляет акт расхода, в котором указывается наименование, количество, учетная

цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа

(изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр)

и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество

изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Отпуск материалов со складов (кладовых) организации на производство (участкам, бригадам, на рабочие места), как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению руководителя организации на основе разработанных норм расхода материалов.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма №М-8), требование-накладная (типовая межотраслевая форма №М-11), накладная (типовая межотраслевая форма №М-15).

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, систематически оформляют лимитно-заборными картами.

Лимитно-заборные карты выписываются подразделениями организации, выполняющими снабженческие или планирующие функции, в двух или трех экземплярах сроком на один месяц. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца ее действия передается подразделению организации-получателю материалов, второй экземпляр –

складу. Третий экземпляр (если он оформляется) остается в подразделениях, выполняющих снабженческие или плановые функции, для контроля.

Сотрудник, осуществляющий отпуск материалов, отмечает в обоих экземплярах

лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов, которые подтверждаются подписями получателя и заведующего складом (кладовщика). Отпускаются

только те материалы, которые указаны в лимитно-заборной карте, и в пределах установленных лимитов.

В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) «Сверх

лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины

сверхлимитного отпуска материалов.

В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую

службу организации.

При замене материала, предусмотренного установленной для данного изделия

(продукции) технологией, другим материалом оформляется требование на замену.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют однои

многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя, – у кладовщика.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

− продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

− осуществляется возврат подразделениями организации на склад;

− производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции

(выполнения работ), а также сдача брака;

− осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;

− в других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое

также оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов.

Подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей, которые вместе с другими документами по учету затрат на

производство передаются в бухгалтерскую службу согласно утвержденному порядку документооборота.