2.4. учет расчетов с подотчетными лицами

2.4. учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные нужды.

При выдаче денежных средств организация обязана:

1. Определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается.

2. Получить от подочетного лица отчет о расходах в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства.

3. Выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам.

4. Запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

54 Раздел II. финансовый учет

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на активно-пассивном, сальдовом, расчетном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты или приобретенные ценности. Остатки подотчетных сумм, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (т. е. удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

2.4.1. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИПАМИ ПО СЛУЖЕБНЫМ КОМАНДИРОВКАМ

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете

71 «Расчеты с подотчетными лицами». При этом на сумму денежных средств, выданных под отчет, делается запись:

Д-тсч. 71, К-тсч. 50.

Для целей налогообложения размер отдельных видов командировочных расходов принимается в пределах установленных законодательством норм.

Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России (по заграничным командировкам — по согласованию с Министерством иностранных дел России).

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

• по найму жилого помещения;

• по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

Учет денежных средств и расчетных операций 55

• по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

• по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

• по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

• по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

• суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);

• по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.

Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. По утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете используемых сумм.

Порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения имеет следующие особенности:

• налогооблагаемая прибыль корректируется (уменьшается) на сумму превышения применяемой в организации нормы суточных (фактических расходов) над ее размером, установленным Минфином России. При этом сумма превышения суточных, выплаченная командированному работнику, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц;

• сумма расходов работника по оплате услуг по найму помещения при отнесении на затраты подлежит уменьшению на сумму НДС, приходящуюся на них, при наличии счета-фактуры;

• расходы по найму жилого помещения принимаются для целей налогообложения прибыли предприятия без ограничений, в полном объеме, по фактическим расходам, подтвержденным документами.

56 Раздел II. Финансовый учет

Пример

ООО «Полет» 1.02 направило Семенова С. В. в командировку сроком на

14 дней. Цель командировки — заключение договора о поставке сырья. ООО

«Полет» установило, что суточные для командировок по России составляют 150 рублей в день. Перед командировкой Семенов получил из кассы

9100, в том числе суточные 2100 руб. (14 дн. х 150 руб.). После возвращения из командировки Семенов С. В. представил авансовый отчет, автобусные билеты на проезд туда и обратно стоимостью 300 руб., счет гостиницы на сумму 5600 руб. и счет-фактуру. В бухгалтерском учете ООО «Полет» будут сделаны проводки:

Д-т 71 К-т 50 — 9100 руб. — выдан аванс на командировочные расходы; Д-т 26 К-т 71 — 2100 руб. — в расходы включены суточные;

Д-т 26 К-т 71 — 300 руб. — в расходы включены затраты на проезд;

Д-т 26 К-т 71 — 4746 руб. (5600 5600 х 18\% : 118\%) — в расходы включены затраты на проживание без НДС;

Д-т 19 К-т 71 — 854 руб. — учтен НДС по проживанию согласно счетуфактуре.

В налоговом учете в состав расходов войдут суточные в пределах норм, установленных Правительством РФ — 1400 руб. (14 дн. х 100 руб.).

Из денег, выданных под отчет, работник не израсходовал: 9100 руб. 5600 руб. 2100 руб. 300 руб. = 1100 руб.

Д-т 50 К-т 71 — 1100 руб. — возвращена в кассу неиспользованная сумма аванса.

С суточных, превышающих 100 руб. в день, необходимо удержать налог на доходы физических лиц:

Д-т 70 К-т 68 — 91 руб., т. е. (2100 1400) х 13\% — удержан налог на доходы со сверхнормативных суточных.

Нормы возмещения работнику командировочных расходов на территории РФ в 2007 г.

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, на представительские нужды.

Учет денежных средств и расчетных операций 5 7

2.4.2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ПО ХОЗЯЙСТВЕННО-ОПЕРАЦИОННЫМ РАСХОДАМ

Под хозяйственно-операционными понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом необходимо учитывать, что:

• наличные денежные средства выдаются работникам в размере

10-дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;

• платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными между юридическими лицами, — 10 000 руб.;

• лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в день по нескольким документам;

• при покупке у физического лица сделка оформляется договором купли-продажи, который содержит данные физического лица — продавца товара;

• при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, местожительство продавца, наименование продуктов и т. п.).

Дебет Кредит

5 8 РазделII.Финансовый учет

Нарушение указанного правила может привести к уплате организацией штрафа в двукратном размере суммы произведенного платежа.

При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

Д-тсч. 71, К-тсч. 50 выданы денежные средства под отчет;

Д-т сч. 10, 19, 20, 26 и др., К-т сч. 71 оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному отчету и предъявленным приходным документам;

Д-тсч. 41, К-тсч. 71 —

оприходованы ценности, купленные в торговых розничных организациях (Примечание: согласно главе 21 НК РФ суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций, освобожденных от уплаты НДС, к зачету у покупателей не принимаются и расчетным путем не выделяются);

Д-тсч. 50, К-тсч 71 —

возвращен неиспользованный аванс;

Д-тсч. 71, К-тсч. 50 —

выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечивать правильность и своевременность расчетов, поэтому он ведется по каждой выданной под отчет сумме и каждому подотчетному лицу в журнале-ордере № 7, который имеет линейно-позиционную форму построения, позволяет вести синтетический и аналитический учет по каждому подотчетному лицу.

*} Вопросы для самоконтроля

•

1. На какие цели из кассы могут выдаваться наличные деньги и кто их имеет право получить ?

2. Что называется служебной командировкой ?

3. Как оформляется авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах?

4. Какой счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами? Дайте характеристику счета.

5. Как можно организовать аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ?

Учет денежных средств и расчетных операций 59