Глава 2 учет денежных средств и расчетных операций
Глава 2 учет денежных средств и расчетных операций
2.1. УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т. п. В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от заказчиков и др.
Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация создает специальный участок бухгалтерии — кассу. Ее возглавляет кассир — материально ответственное лицо, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.
По приказам руководителя и главного бухгалтера организации кассир выполняет операции по движению денежной наличности.
В небольших организациях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер. При этом главный бухгалтер назначается приказом по предприятию с разрешением выполнять обязанности кассира и с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности кассира.
Общий порядок организации денежного обращения в Российской
Федерации регламентируется Банком России посредством Положе-
18 РазделII. Финансовый учет
вый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека.
Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера (форма № КО-2).
Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.
Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.
Заработная плата, пособия, премии выплачиваются по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов за 200 г.
| Приходные документы | Расходные документы | ||||||
| Дата | Номер | Сумма | Примечание (целевое назначениекод) | Дата | Номер | Сумма | Примечание (целевое назначениекод) |
| Итого за месяц | |||||||
Учет денежных средств и расчетных операций 1 9
Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные, расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом), регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный ордер остается в кассе. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.
По мере выполнения кассовых операций кассир обязан подписать их и, кроме того, приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «оплачено» или «получено» («число, месяц, год»).
До передачи в кассу на исполнение кассовые документы записываются бухгалтером в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с указанием кодов (цифровых обозначений), причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств.
Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организаций, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций, составляется отчетность.
Коды целевого назначения поступления и выдачи из кассы денежных средств разрабатываются организацией самостоятельно.
Представим примерный перечень условных обозначений совершаемых кассовых операций.
| Код целевого назначения | Содержание операций |
| 1 | 2 |
| 01 02 03 04 | Поступило с расчетного счета: На выдачу заработной платы, премий На выплату депонированной заработной платы На выплату средств социального характера и назначения На командировочные и хозяйственные нужды |
2 0 Раздел II. Финансовый учет
| 1 | 2 |
| 05 06 07 11 12 13 15 16 | На прочие выплаты Возврат подотчетных сумм Прочие поступления в результате реализации услуг, матери альных ценностей, готовой продукции и пр. Внесено на расчетный счет: Депонированная заработная плата Сверхлимитный остаток кассовой наличности Выдано на подотчет Выдана заработная плата и прочие платежи Прочие выплаты и перечисления |
2.1.2. КАССОВАЯ КНИГА, ЕЕ СТРОЕНИЕ И ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ
Кассовая книга — это регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются; исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники; регистрация исполнительных кассовых документов в кассовую книгу производится сразу после получения или выдачи денег. По окончании дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре):
а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депониро-
Учет денежных средств и расчетных операции 2 1
ванию суммах, сверить их с общим итогом платежной ведомости и скрепить запись своей подписью.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные ордера должны быть заполнены счетными работниками четко и ясно чернилами, шариковой ручкой. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Кассир обязан независимо от календарного периода сдачи в бухгалтерию отчета (за один, три, пять дней и т. д.) ежедневно подсчитывать обороты за день и остаток на конец дня в кассовой книге.
Фирма «Дон»
Кассовая книга
| Касса за 20 января 20 г. | ||||
| № документа | От кого получено или кому выдано | Номер корреспондирующего счета | Приход | Расход |
| Остаток на начало дня | 800 | X | ||
| РКО № 1 | Иванову А.Н. — перерасход по авансовому отчету | 71 | 50 | |
| ПКО № 2 | От банка по чеку № 036060 | 51 | 9000 | |
| РКО № 2 | Сидорову П.И. — на командировочные расходы | 71 | 1000 | |
| РКО № 3 | Выдана заработная плата | 70 | 7800 | |
| Итого за день | 9000 | 8850 | ||
| Остаток на конец дня в том числе на заработную плату | 950 | X X | ||
Кассир (подпись)
Проверил документы в количестве одного приходного
трех расходных получил
число 20.01.200 г.
Бухгалтер (подпись)
2 2 РазделII.Финансовыйучет
2.1.3. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке приходных кассовых ордеров.
Корреспонденция счетов, указанная в документе, фиксируется в отчете кассира (второй экземпляр кассовой книги), и на его основании информация переносится в соответствующие учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы и др.).
Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие в кассу, оборот по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналахордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости
№ 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности. К денежным документам относятся путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные для работников предприятия, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).
Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т. п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
При осуществлении внешнеэкономической деятельности и ведении переговоров с иностранными партнерами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Отдельного счета для учета ее движения не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 «Касса» следует открыть отдельный субсчет 50/4 «Касса в иностранной валюте».
Рассмотрим корреспонденции счетов по счету 50 «Касса».
учет денежных средств и расчетных операции 2 3
Счет 50 «Касса»
| С кредита счетов | Дебет | Кредит | В дебет счетов |
| С — остаток наличных денежных средств | |||
| 51 | Поступление наличных денег с расчетного счета организации | Выданы наличными зарплата, премии | 70 |
| 71 | Сдан остаток аванса неиспользованных денежных средств подотчетными лицами | Выдана депонированная зарплата | 76/4 |
| 73 | Погашения наличными задолженности по недостачам, растратам, хищениям и прочим платежам | Выдано наличными по исполнительным листам | 76 |
| 62, 76, 90,91 | Оплата наличными реализованной продукции, оказанных услуг, материальных ценностей, основных средств | Выдано под отчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы | 71 |
| 76 | Погашение дебиторской задолженности Возникновение кредиторской задолженности | Выдача материальной помощи,пособий | 91 |
| 91 | Сумма излишков, выявленных при инвентаризации [ревизии) кассы | Выдано единовременных пособий за счет средств фонда социального страхования | 69 |
| 73 | Ззнос наличными в погашение задолженности сотрудников за товары, проданные в кредит, и т д | Сдан сверхлимитный остаток свободных денежных средств кассы | 51 |
| 75 | Взнос учредителей | Суммы недостач, выявленные при инвентаризации кассы | 94 |
Приведем пример практического использования журнально-орДерной формы учета кассовых операций.
24 Раздел II. Финансовый учет
Кассовые операции ЗАО «Дон» за май.
Кассовые операции по приходу за май 20 г.
|
