16.3. книги покупок и продаж

16.3. книги покупок и продаж

16.3.1. Как заполнить книгу покупок

В книге покупок регистрируются счета-фактуры, выставленные продавцами. На основании книги покупок бухгалтер определяет сумму НДС, которую можно поставить к вычету в соответствующем налоговом периоде (месяце или квартале). Форма книги покупок приведена в Приложении N 2 к Правилам. Книга покупок может вестись в электронном виде или на бумаге.

Сразу предупредим: наказать за несоответствие формы книги покупок налоговики не могут. За такое нарушение просто нет ответственности. Впрочем, за отсутствие книг покупок также нельзя наказать по ст. 120 (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 6 августа 2004 г. N А56-37983/03, ФАС Поволжского округа от 3 июля 2001 г. N А55-2319/01-1).

Ведение книги покупок во многом облегчает формирование налоговой декларации по НДС за конкретный налоговый период, ведь суммы НДС, указанные в книге покупок, должны совпадать с суммами НДС, предъявляемыми к вычету по данным налоговой декларации.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок производится налогоплательщиком при одновременном выполнении следующих условий:

- приобретаемые товары (работы, услуги) предназначены для осуществления операций,

облагаемых НДС, или для перепродажи;

товары (работы, услуги) приняты налогоплательщиком на учет;

счет-фактура, полученный от поставщика товаров, работ, услуг, оформлен в соответствии с требованиями ст. 169 Налогового кодекса РФ.

Счета-фактуры, полученные от продавцов, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере принятия на учет приобретаемых товаров (выполненных работ, оказанных услуг). В отдельных случаях еще одним условием является факт оплаты. Перечислим их:

1) импорт товаров (п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ);

2) применение вычета налоговым агентом по удержанному и уплаченному в качестве налогового агента НДС (п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ);

3) возврат аванса при изменении условий или расторжении договора, а также вычет НДС,

уплаченного по товарам, возвращенным покупателями (п. 5 ст. 172 Налогового кодекса РФ);

4) выполнение строительно-монтажных работ для собственного потребления (п. 6 ст. 171, п.

5 ст. 172 Налогового кодекса РФ);

5) вычет НДС по командировкам и представительским расходам (п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ);

6) вычет НДС правопреемником при реорганизации (ст. 162.1 Налогового кодекса РФ).

Не всегда у организации-покупателя имеется возможность произвести оплату в этих случаях полностью. Погашать задолженность перед поставщиком покупатель может в несколько этапов. Глава 21 Налогового кодекса РФ не содержит требований о том, чтобы оплата производилась сразу в размере 100 процентов. Поэтому при частичной оплате товаров и при выполнении других обязательных условий налогоплательщик вправе зачесть сумму налога в размере, фактически перечисленном продавцу.

При частичной оплате принятых на учет товаров (выполненных работ, оказанных услуг) регистрация счета-фактуры в книге покупок производится по каждой сумме, перечисленной продавцу в порядке частичной оплаты. В этом случае в книге покупок у каждой суммы необходимо сделать пометку "частичная оплата". Следовательно, регистрировать такой счет-фактуру в книге покупок необходимо столько раз, сколько раз по нему была произведена оплата до его полной оплаты. Отметим, что регистрация в книге покупок счетов-фактур с одинаковыми реквизитами допускается только в случаях перечисления средств в порядке частичной оплаты и только в случаях, когда для применения налогового вычета необходимо выполнить условие фактической оплаты товаров (работ, услуг) (п. 9 Правил).

Для того чтобы организация могла зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок,

необходимо проверить правильность заполнения счета-фактуры в соответствии со ст. 169

Налогового кодекса РФ, так как именно в этой статье предусмотрены все необходимые сведения, позволяющие налогоплательщику воспользоваться правом на применение налогового вычета по НДС. Кроме того, не подлежат регистрации в книге покупок счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки. Любые исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.

Также в книге покупок при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) будут зарегистрированы счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные продавцами в книге продаж

при получении предоплаты, относящейся к указанным товарам (работам, услугам), и счетафактуры, составленные налогоплательщиком, исполняющим обязанность налогового агента в соответствии со ст. 161 Налогового кодекса РФ.

Помимо счетов-фактур в книге покупок регистрируются грузовые таможенные декларации на ввозимые товары и платежные документы, подтверждающие фактическую уплату таможенному органу налога на добавленную стоимость. Достаточно часто таможенная стоимость подлежит корректировке, что влечет за собой увеличение таможенной стоимости товара, которая и положена в основу исчисления пошлин и налогов, взимаемых таможенными органами. А это означает, что увеличивается и сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая уплате в бюджет.

При ввозе товаров из Республики Беларусь в книге покупок надо регистрировать заявление о ввозе товаров с отметкой налоговых органов об уплате НДС и реквизитами документов, подтверждающих фактическую уплату налога на добавленную стоимость (п. 10 Правил).

Нередки случаи, когда происходят изменения условий или полное расторжение договора. Как следствие, возникает возврат соответствующих сумм, полученных в счет предстоящих поставок товаров. В этом случае счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные продавцами в книге продаж, регистрируются ими в книге покупок после отражения в учете соответствующих операций по корректировке в связи с отказом от товаров. Однако сделать это нужно не позднее одного года с момента отказа (п. 13 Правил).

В книге покупок не регистрируются счета-фактуры:

с одинаковыми реквизитами;

полученные при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг),

включая основные средства и нематериальные активы;

полученные участником биржи (брокером) при осуществлении операций купли-продажи иностранной валюты, ценных бумаг;

полученные комиссионером (агентом) от комитента (принципала) по переданным для реализации товарам либо от продавца товаров, выписанные на имя комиссионера (агента);

по денежным средствам, перечисленным продавцу в виде оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

не соответствующие установленным нормам их заполнения (п. п. 9, 11, 13, 14 Правил).

Допускается ведение книги покупок в электронном виде. В этом случае по истечении налогового периода - календарного месяца или квартала - книга покупок (вместе с дополнительными листами) распечатывается, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. Причем оформить книгу покупок налогоплательщику рекомендуется не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом.

Контроль над правильностью ведения книги покупок осуществляет руководитель организации или уполномоченное им лицо. Книга покупок хранится пять лет считая с момента последней записи (п. 15 Правил).

16.3.2. Внесение исправлений в книгу покупок

При необходимости внесения изменений в книгу покупок запись об аннулировании счетафактуры производится в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений. Дополнительные листы книги покупок, составленные покупателем, являются неотъемлемой частью. Получается, что теперь любое исправление влечет за собой обязанность заполнения дополнительного листа.

Пункт 28 позволяет вести дополнительные листы в электронном виде. В этом случае они распечатываются и прикладываются соответственно к книге покупок или книге продаж за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений. И затем приложенные дополнительные листы пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц книги покупок или книги продаж, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Форма дополнительного листа к книге покупок приведена в Приложении 4 к Постановлению

Правительства N 914.

Итак, если обнаружена ошибка в счете-фактуре, нужно заполнить дополнительный лист к книге покупок. По мнению чиновников Минфина России, высказанному в Письме от 27 июля 2006 г. N 03-04-09/14, при этом неважно, какой реквизит счета-фактуры заполнен неверно или отсутствует.

Обратите внимание: в дополнительном листе книги покупок делается только одна запись: аннулируется счет-фактура, который содержит неточные или неправильные сведения. Делается это в том периоде, когда документ с ошибкой был зарегистрирован в книге покупок.

В каком же периоде тогда регистрировать исправленный счет-фактуру? В самой книге покупок в том месяце или квартале, когда он получен от продавца. Так считают чиновники (Письмо

ФНС России от 6 сентября 2006 г. N ММ-6-03/896@). Получается, что право на вычет появляется только в том периоде, когда внесены исправления в счет-фактуру. То есть, скажем, вычет НДС по неправильному счету-фактуре произвели в июне, а исправили ошибку только в сентябре. По логике фискалов, неправильный счет-фактура аннулирован в дополнительном листе за июнь, а новый счет-фактура зарегистрирован только в книге покупок за сентябрь. Получается, что в июне покупатель занизил НДС, подлежащий уплате в бюджет. А раз так, то фирме придется платить пени за период с июня по сентябрь.

Такая позиция чиновников представляется достаточно спорной. Во-первых, Налоговый кодекс РФ не запрещает принимать к вычету НДС по исправленному счету-фактуре в том периоде, в котором он был выписан изначально. Во-вторых, согласно п. 8 ст. 169 Налогового кодекса РФ Правительство РФ может только разрабатывать порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж. Определять, когда организация может принимать налог к вычету, не в его компетенции.

То есть покупатель, так же как и продавец, вправе исправить ошибку в том периоде, к которому относится исправленный счет-фактура. Для этого в дополнительный лист к книге покупок сначала вносятся данные о счете-фактуре, подлежащем аннулированию, а следом показатели правильного счета-фактуры. Однако не исключено, что отстаивать такую точку зрения придется в арбитражном суде.

Итак, при заполнении дополнительных листов книги покупок необходимо сначала внести итоговые данные по графам 7, 8а, 8б, 9а, 9б, 10, 11а, 11б и 12 из книги покупок за соответствующий налоговый период (месяц, квартал), в котором был зарегистрирован счетфактура до внесения в него исправлений, в строку "Итого". В случае последующих внесений исправлений, в книгу покупок за один и тот же налоговый период в строку "Итого" переносятся итоговые данные по графам 7, 8а, 8б, 9а, 9б, 10, 11а, 11б и 12 из предыдущего дополнительного листа книги покупок.

Затем в графах с 7 по 12 производятся записи по счетам-фактурам, подлежащие аннулированию. А графы с 1 по 6 заполняются аналогично оформлению книги покупок.

В строке "Всего" подводятся итоги по графам 7, 8а, 8б, 9а, 9б, 10, 11а, 11б и 12. Из показателей по строке "Итого" вычитают показатели подлежащих аннулированию записей по счетам-фактурам. Показатели по строке "Всего" используют для внесения изменений в налоговую декларацию по налогу на добавленную стоимость при обнаружении в текущем налоговом периоде ошибок, допущенных в истекшем налоговом периоде.

Пример. ЗАО "Полиграф" отчитывается по НДС ежемесячно. В июне 2008 г. организация обнаружила, что неправомерно приняла к вычету НДС по счету-фактуре, который был выставлен ей продавцом ООО "Буквица" и датирован 13 марта 2008 г. N 153. Чтобы исправить ситуацию, бухгалтер фирмы заполнил дополнительный лист к книге покупок за март 2008 г. Кроме того, подал уточненную декларацию по НДС за этот месяц.

Всего сумма покупок за март 2008 г. равна 1 054 920 руб., в том числе сумма, заявленная к вычету, составляет 160 920 руб. В счете-фактуре ООО "Буквица" сумма покупок равна 105 020 руб., а сумма НДС равна 16 020 руб.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ КНИГИ ПОКУПОК N 1

ЗАО "Полиграф"

Покупатель ------------------------Идентификационный номер и код причины постановки на учет

7715232385/771501001

налогоплательщика-покупателя ------------------------------------Налоговый период (месяц, квартал), год, в котором зарегистрирован

март 2008 г.

счет-фактура до внесения в него исправления, --------------------5 июня 2008 г.

Дополнительный лист оформлен ------------------------------------ 

Орлова В.С. Орлова

Главный бухгалтер ----------- ----------------------(подпись) (ф.и.о.)

Индивидуальный предприниматель

(подпись) (ф.и.о.)

Реквизиты свидетельства о государственной

регистрации индивидуального предпринимателя

Может случиться, что организация или предприниматель обнаружат незарегистрированный счет-фактуру за прошедший налоговый период. В этом случае возникает вопрос: как же заполнять дополнительный лист книги покупок? Ведь, по сути, аннулировать ничего не нужно. Чиновники предлагают решить проблему так: оформить дополнительный лист книги покупок нужно за тот налоговый период, в котором такой счет-фактура был получен (Письмо ФНС России N ММ-603/896@). Также необходимо будет подать уточненную налоговую декларацию.

16.3.3. Порядок заполнения книги продаж

Обязанность по ведению книги продаж возложена на продавцов товаров (работ, услуг). Форма книги продаж приведена в Приложении N 3 к Постановлению Правительства РФ N 914, где и определены порядок и правила ее оформления.

Книге продаж соответствует журнал учета выставленных счетов-фактур. Книга продаж предназначена для регистрации счетов-фактур, а также лент контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, составляемых продавцом при совершении операций, признаваемых объектом обложения НДС. Регистрации в книге продаж подлежат также счета-фактуры, выставленные по операциям, не подлежащим налогообложению или освобождаемым от налогообложения.

Книга продаж служит основанием для заполнения налоговой декларации по НДС за соответствующий налоговый период, ведь суммы, указанные в книге продаж, должны соответствовать суммам, отраженным в налоговой декларации.

Записи в книге продаж отражаются в момент возникновения обязательств у налогоплательщика исчислить и уплатить сумму налога на добавленную стоимость в бюджет.

В одном экземпляре в книге продаж регистрируются счета-фактуры, составляемые продавцами на сумму процентов по векселям, товарному кредиту в части, превышающей размер процента, рассчитанного в соответствии со ставкой рефинансирования Банка России, штрафных санкций и т.д.; счет-фактура на указанные суммы выписывается в одном экземпляре, так как у покупателя отсутствует необходимость в получении счета-фактуры (ведь зачесть НДС с этих сумм он не сможет).

Кроме того, в книге продаж подлежат регистрации счета-фактуры, выписанные получателем финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специального назначения, в счет увеличения доходов либо иначе связанных с оплатой товаров (выполнения работ, оказания услуг), а также страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения договорных

обязательств.

Продавцы, выполняющие работы и оказывающие платные услуги непосредственно населению без применения контрольно-кассовой техники, но с выдачей документов строгой отчетности, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, регистрируют в книге продаж вместо счетов-фактур документы строгой отчетности. Правилами ведения книги продаж предусмотрена регистрация суммарных данных документов строгой отчетности на основании описи, составленной по итогам продаж за календарный месяц.

При реализации товаров (работ, услуг) в книге продаж регистрируются ленты контрольнокассовой техники. Если реализуются товары (работы, услуги) населению за наличный расчет, то ленты ККТ служат основанием для исчисления сумм НДС. Если реализуются товары (работы, услуги) за наличный расчет организациям или индивидуальным предпринимателям, то в книге продаж регистрируются и счет-фактура, и чек ККТ, причем НДС дважды не выделяется.

Организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие посреднические

операции в интересах другого лица по договорам поручения, комиссии либо агентским договорам, регистрируют в книге продаж счета-фактуры только на сумму своего вознаграждения. Счетафактуры, выставляемые покупателям при реализации товаров в рамках посреднических договоров, в книге продаж не регистрируются. В то же время собственники товара (комитент, принципал), реализующие товары через посредников, регистрируют в книге продаж выданные комиссионеру (агенту) счета-фактуры, в которых отражены показатели счетов-фактур, выставленных комиссионером (агентом) покупателю. Доверители (принципалы), реализующие товары по договору поручения (агентскому договору), предусматривающему продажу товаров от имени доверителя (принципала), регистрируют в книге продаж счета-фактуры, выставленные покупателю.

Счета-фактуры по строительно-монтажным работам, выполненным организацией для

собственного потребления, составляются в момент определения налоговой базы в соответствии с правилами п. 10 ст. 167 Налогового кодекса РФ. Эти счета-фактуры следует регистрировать в книге продаж в последний день месяца каждого налогового периода (п. 25 Правил).

При необходимости восстановить сумму НДС по построенному объекту недвижимости (напомним, что ее согласно п. 6 ст. 171 Налогового кодекса РФ восстанавливают в течение десяти лет ежегодно в размере 1/10) в книге продаж НДС нужно указать в декабре, собрав суммы налога за весь календарный год (п. 16 Правил).

Отметим, что счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки, не регистрируются в книге продаж. Все внесенные изменения и исправления в счетах-фактурах должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.

16.3.4. Порядок внесения изменений в книгу продаж

Так же как и в случае с книгой покупок, любые исправления в книге продаж оформляются на отдельном листе. Формы таких листов приведены соответственно в Приложениях 4 и 5 к Правилам.

В дополнительном листе книги продаж за тот месяц или квартал, когда был выписан счетфактура с ошибкой, делаются две записи. Сначала аннулируют неправильный счет-фактуру, а следом регистрируют исправленный вариант. Тем более что так же написано и в Составе показателей дополнительного листа книги продаж. Если неправильно подсчитан НДС, нужно будет подать уточненную декларацию. А если сумма налога увеличилась, то заплатить в бюджет недоимку и пени.

Пример. ЗАО "Полиграф" отгрузило ООО "Компакт" партию на сумму 141 600 руб. (в том числе НДС 21 600 руб.). Поставщик выписал счет-фактуру за N 54, датированный 11 апреля 2008 г. Согласно условиям договора покупатель может рассчитывать на 15-процентную скидку, если оплатит товар в течение двух месяцев с момента отгрузки. Что и было сделано 23 мая 2008 г. В этом случае ЗАО "Полиграф" должно переделать отгрузочные документы, где указать новую цену с учетом скидки на товар.

Также в мае надо заполнить дополнительный лист книги продаж за апрель 2008 г.

Добавим, что всего в книге продаж за апрель 2008 г. было зарегистрировано счетов-фактур на общую сумму 1 463 200 руб. (в том числе НДС 223 200 руб.)

Дополнительный лист книги продаж выглядит так:

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ КНИГИ ПРОДАЖ N 1

ЗАО "Полиграф"

Продавец ------------------------Идентификационный номер и код причины постановки на учет

7715232385/771501001

налогоплательщика-покупателя ------------------------------------Налоговый период (месяц, квартал), год, в котором зарегистрирован

апрель 2008 г.

счет-фактура до внесения в него исправления, --------------------23 мая 2008 г.

Дополнительный лист оформлен ------------------------------------ 

Орлова В.С. Орлова

Главный бухгалтер ----------- ----------------------(подпись) (ф.и.о.)

Индивидуальный предприниматель

(подпись) (ф.и.о.)

Реквизиты свидетельства о государственной

регистрации индивидуального предпринимателя