8.3. методы учета и сокращения документооборота

8.3. методы учета и сокращения документооборота

8.3.1. Учет количества и качества документов

организации

Подсчет объема документооборота может проводиться как в целом по отрасли народного хозяйства, так и в отдельных звеньях управления: производственном объединении, отдельной организации, структурном подразделении или службе.

Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота может показать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течение года и другую интересующую статистику.

Для того чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения и прогнозирования эффективности проведения этих мероприятий. Такой подход предопределяет некоторое усложнение параметров, по которым возможен учет количества документов, и ставит методику проведения подсчета в зависимость от его целей, но дает, в конечном счете, возможность многократного подведения итогов по каждому из параметров.

Количество размноженных документов и их тиражи служат основными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы

Объемы выполняемых машинописных работ при сопоставлении с типовыми нормами времени на машинописные работы позволяют определить необходимое количество технического персонала. г

Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архива, необходимость и целесообразность проведения работ по микрофильмированию документов.

Объем документооборота основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.

Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени; например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета принимается как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется документ, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять документов.

Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организациях следует проводить один раз в год специально выделенной группой сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении табеля документов организации. При этом:

подсчет количества документов производится в местах их регистрации по регистрационным формам;

нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;

количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ;

подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;

если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;

самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;

также самостоятельно, по учетным карточкам и журналам, следует учитывать и документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы документационного обеспечения.

Учет количества документов организации в соответствии С выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы документационного обеспечения. Результаты проведенной работы обобщаются по заранее определенным показателям и предоставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.

Включение при подсчете количества документов смысловых показателей даст сведения для анализа эффективности работы всей организации и ее взаимоотношений с корреспондентами, например:

количество сопроводительных документов, не несущих смысловой нагрузки;

количество документов, присланных для сведения «на всякий

случай»; , количество повторных обращений по тому же вопросу и т.д.

Так, выборочный в течение года учет количества документов дает сведения о ритмичности работы не только службы документационного обеспечения управления, но и, в какой-то мере, всей организации.

Подсчет документооборота целесообразно, особенно при больших объемах документов, проводить раздельно по каждому структурному подразделению, а внутри подразделений — по системам (группам) документации как общеуправленческим, так и специфичным для данной организации (отрасли). Результаты проводимых подсчетов должны суммироваться так, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Выбор конкретной методики подсчета документооборота, учетных и торговых форм должен исходить из целей изучения этого вопроса.

Для удобства последующего анализа и многостороннего обобщения полученных результатов наиболее эффективным является запись на специальных карточках формата А5, листах формата А4 или в экранные таблицы нескольких характеристик документов, таких, например, как количество листов в документах, тираж, срок хранения, инициативный документ или ответ на запрос, формат бумаги, уточненных при выборе конкретной методики проведения подсчета документооборота. В первой графе учетной формы для получения более полных характеристик структуры документооборота целесообразно указать наименования (можно сокращенные) или номиналы документов (и коды по ОКУД), например протоколы заседаний дирекции, приказы о перемещениях сотрудников, докладные записки и т.д. Для заполнения этих показателей следует использовать табель документов организации. В конце каждой учетной формы следует предусмотреть возможность подведения итоговых данных по каждому показателю. В зависимости от количества документов на каждое структурное подразделение может быть заполнена одна или несколько подобных форм.

В том случае, если в одном структурном подразделении функционируют документы, относящиеся к нескольким системам или различным специфическим группам документации, на каждую из них целесообразно составлять самостоятельную форму. В дальнейшем сведения могут быть сгруппированы по любому из отраженных в них признаков.

Зафиксированные результаты подсчета документооборота могут быть использованы для проведения как количественного, так и качественного анализа документов структурных подразделений и организации в целом.

При подсчете общего количества документов возможно применение усредненных показателей в пересчете на единый, наиболее употребимый в организации формат бумаги, например формат А4, а также, исходя из конкретной практики, на единый листаж документов, например в 3 — 5 листов.

Итоговые данные подсчета документооборота могут представляться в графической форме. В графической форме для большей наглядности целесообразно показывать динамику изменения количества создаваемых (получаемых) организацией документов в течение, например, года или сопоставление этих данных за несколько лет.

Для определения загруженности структурных подразделений работой с документами целесообразно составление итоговых таблиц, в которых итоговые данные сгруппированы по признакам, выделенным в соответствии с конкретными целями проведения анализа, например по системам документов, используемым в работе; по адресам рассылки (в подведомственные и вышестоящие органы управления); по корреспондентам и т. д.

Составление итоговых диаграмм и таблиц позволяет более четко распределить обязанности, связанные с обработкой и созданием документов, между структурными подразделениями и между сотрудниками в рамках самого структурного подразделения.

8.3.2. Сокращение объема документооборота

Документооборот или движение, прохождение документа между его составителями и потребителями — неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения. Документооборот можно рассматривать как «функционирование», «деятельность» форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт и в установленное время.

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно.

Существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции.

Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв «документационной активности» общества приходится на 1960—1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции. Рост документации связан с целым комплексом причин. Это рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая доминирующая причина возрастания количества циркулирующей в аппарате управления документации внедрение технических средств в управленческий труд: в 60-х гг. множительной техники, а с 70-х гг. электронно-вычислительной. Соблазнительная возможность легкого тиражирования, а затем и создания документов дала свои плоды объем документации и соответственно расходования бумаги резко увеличился.

Следующая объективная причина заключается в свойстве документации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это свойственно материально-техническим ресурсам. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит и использует, что приводит к возникновению новой информации и т.п.

Имеется еще ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела «бумаготворчеством»; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в «бумажную» бюрократическую деятельность все большего числа работающих.

Документы в аппарате управления нередко создаются как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки также из-за несвоевременного выполнения поручений и заданий, из-за введения новых форм отчетного и справочного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. Наконец, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутствует орган, который бы нес ответственность за состояние документации и ее объемы.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них несвоевременное или некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению значительного количества дополнительных документов: напоминаний, претензий, рекламаций, корректировок, жалоб, докладных и объяснительных записок и т.д. Преодоление этих явлений возможно при помощи организации эффективной системы контроля исполнения документов и поручений и повышения исполнительской дисциплины.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Главное условие сокращения объемов документов упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет: значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул; исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замены ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки).

Основные правила изложения текста изложены в разработанной ВНИИДАД «Методике унификации текстов управленческих документов».

Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому Может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.

Бумажный документооборот может в ряде случаев быть заменен использованием телефонной связи и личной договоренности. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, за высказанную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, показывающего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции «честного купеческого слова».

Уменьшение физического размера документов существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п.

По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5\%. Объемные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливать с заменяемыми страницами, что позволит не перепечатывать весь текст при внесении изменений. При подготовке документов оперативного характера рекомендуется использовать телеграфный стиль, писать ответы на самом запросе, не писать дополнительной избыточной информации, увеличивая информационный шум, и т.д.

Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Основной смысл его заключается в том, что технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

Важное значение имеет соблюдение ГОСТа 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.

Литература к главе 8

1. Богатырев Р.Х. Основы делопроизводства в государственном ' аппарате. Учебное пособие. Казань, Из-во Казанского Университета, 1989. 183 с.

2. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1985. 6 с.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., Главархив СССР, 1991. 76 с.

4. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных ор-1 ганизационно-распорядительных документов. М., ВНИИДАД, 1991. 24 с.

5. Деловое досье фирмы. М., ИВЦ Маркетинг, 1993. 85 с.

6. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы I по документационному обеспечению управления.-М., Министерство труда,1995-27 с.

7. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования кдокументам. М., Из-во «Юр. колледж МГУ», 1994. 87 с.

8. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе. Пер. с англ. М., Сол Систем; Финансы и статистика. 1997.176 с.

9. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., Росархив,1995. — 67 с.

10. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. Киев, ВЫЩА ШКОЛА, 1988. 314 с.