1.3. информационное обеспечение управленческой деятельности

1.3. информационное обеспечение управленческой деятельности

Итак, мы определили информационное обеспечение как информационное обслуживание управления, как действия по предоставлению нужной для управленческой деятельности информации в требуемое место на основе определенных процедур с заданной периодичностью, как мероприятия по созданию информационной среды управления. В информационную среду управления входят источники информации, информационная система организации (см. компоненты информационной системы на рис. 1.2), сами органы управления как пользователи информационной системы.

Существенная часть информации для управленческой деятельности должна быть задокументирована, т.е. стать документированной информацией, превратиться в документы. Поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации.

Документационная система организации включает в себя документированную информацию и документооборот. Она является частью информационной системы, поскольку документированная информация — это часть информационных ресурсов организации, а процедуры работы с документированной информацией (документооборот) представляют собой одну из совокупностей процедур информационной системы. Действия с информацией для реализации задач информационного обеспечения — это процедуры информационного обеспечения.

Таким образом, информационное обеспечение управленческой деятельности осуществляется на основе информационной системы организации путем использования недокументированной

Рис. 1.5. Информационная среда управленческой деятельности

и документированной информации с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления этой информации (рис. 1.5).

В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1) по наименованию: письма; инструкции;

телеграммы, телефонограммы; заявления;

приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы;

предписания;

записки, акты, расписки;

характеристики;

справки;

удостоверения и т.п.;

2) по типу материального носителя: бумажные (письменные, графические и т.д.); фото-, кинои видеодокументы; фотодокументы; электронные документы;

3) по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности (в процессе развития информационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы — системы документации).

Существуют следующие системы документации: система управленческой документации, система обеспечивающей документации, система документации по основной деятельности и т.п. Приведем примеры.

Система управленческой документации:

распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

документация по планированию;

информационно-справочная и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность;

Система документации по основной (производственной) деятельности:

документация по материально-техническому обеспечению; производственно-технологическая документация.

Множество разнообразных по видам и назначению документов, создаваемых в организации, предназначено, во-первых, для реализации внешних связей, во-вторых, используется сугубо для ее внутренней деятельности во всех разнообразных аспектах.