5.3.7. вывод и сохранение данных электронных таблиц

5.3.7. вывод и сохранение данных электронных таблиц

Созданные и заполненные электронные таблицы используются в двух направлениях:

1. Как табличные документы самостоятельного значения, требующие оформления в виде твердой копии на бумаге и выполнения операции вывода на печать.

2. Как составные компоненты других документов, или способ оперативного хранения данных, что предполагает сохранение таблиц в виде файлов различного формата на соответствующих накопителях информации.

Вывод электронных таблиц на печать. Подготовка табличных документов для вывода на печать включает в себя задание соответствующих параметров страничного оформления, которые содержат:

ориентацию (размещение таблицы вдоль листа или поперек);

масштаб изображения на листе (изменение размера изображения на бумаге относительно размера изображения на экране);

размер листа бумаги (либо выбирается из предлагаемого множества стандартных размеров, либо указывается нестандартный размер);

качество печати (для тех принтеров, у которых возможен выбор);

размер отступов от края листа (верхнего, нижнего, правого, левого) и полей для верхнего и нижнего колонтитулов;

содержание верхнего и нижнего колонтитулов;

режимы центрирования таблицы относительно краев листа (по горизонтали и вертикали);

строки и столбцы, используемые в качестве заголовков, т.е. повторяющиеся на каждой странице печатаемого документа;

при необходимости — вывод на каждой странице имен столбцов и номеров строк;

порядок вывода примечаний (либо по месту расположения, либо в конце документа).

Для правильной установки параметров страничного оформления табличный процессор предлагает режим предварительного просмотра, в котором на экране отображаются страницы, формируемые для вывода на печать.

При реализации самой процедуры вывода на печать можно указать тип используемого устройства (принтера) и определить его свойства (с привлечением соответствующих средств операционной среды), задать диапазон выводимых страниц и число копий печатаемого документа.

При отсутствии или неисправности печатающего устройства допускается сохранение табличного документа в виде файла соответствующего формата, содержимое которого может быть распечатано при появлении возможностей.

Сохранение электронных таблиц. Для сохранения подготовленных и заполненных электронных таблиц на накопителе информации следует установить следующие параметры:

имя накопителя информации (имя накопителя на гибких магнитных дисках, имя логического устройства в рамках накопителя на жестких магнитных дисках, имя другого накопителя);

имя каталога или папки файловой системы выбранного накопителя информации;

имя файла, в котором сохраняется электронная таблица (точнее, книга или блокнот, в состав которого включена сохраняемая таблица);

формат сохранения (документ данного табличного процессора, документ более ранних версий того же табличного процессора, документ другого табличного процессора, текстовый документ, документ формата базы данных, другие стандартизированные форматы обмена информацией);

условия последующего доступа (пароль при открытии файла, режим внесения изменений).