6. кадровый аудит: сущность и технологии осуществления

6. кадровый аудит: сущность и технологии осуществления

Своеобразным инструментом повышения качества управления кадровыми процессами является кадровый аудит, аудит персонала (от англ. audit — проверка или ревизия отчетности). Для российского рынка труда и кадровой практики это новая форма регулирования кадровых отношений и процессов.

Аудит в сфере управления персоналом в какой-то мере подобен финансовому или бухгалтерскому аудиту. Сущность деятельности фирм, занимающихся кадровым аудитом, сводится к диагностике причин появления проблем, возникающих по вине персонала (так называемый человеческий фактор), анализу факторов, влияющих на возникновение производственных рисков, связанных с неправильными подбором и профессиональным использованием персонала, оценке их важности, выработке конкретных предложений и рекомендаций для руководства организаций и кадровых служб по снижению их воздействия, формулированию конкретных рекомендаций по устранению данных причин и факторов.

Фирмы, занимающиеся кадровым аудитом, выполняют целый ряд контрольно-проверочных и аналитико-оценочных функций применительно к кадровой структуре организаций. К ним относятся следующие:

расчет потребности в рабочей силе (персонале), эффективности планирования численности персонала, его соответствия целям, характеру, масштабам и специфике выполнения задач организацией;

составление оптимального штатного расписания, его соответствие функциям организации и трудовому законодательству;

поиск, подбор (отбор), вербовка и наем работников, в том числе привлечение в сферу профессиональной занятости граждан иностранных государств;

определение эффективности применения технологий административного и корпоративного управления персоналом;

осуществление технологий выработки и реализации политики профессионального роста работников, а также решения социальных вопросов (установление пенсии; социальная защита работников; социальное страхование; управление доходами); регулирование потоков восходящей и нисходящей кадровой и управленческой информации;

совершенствование условий труда, рабочих мест, техники безопасности, развитие комплекса рекреационных (восстановительных), релаксационных (снимающих напряжение) и оздоровительных мероприятий в организации (на производстве);

формирование служебно-кадровых, социальных, нравственно-психологических и корпоративных отношений в коллективе;

определение качества контактов (производственных связей) с внешними организациями (инспекцией по труду, юридическими органами и адвокатурой, вышестоящими организациями,

организациями-смежниками и конкурентами, отраслевыми профсоюзами, учреждениями образования, органами местного самоуправления и т.д.) и др.

Существенное увеличение и усложнение объема кадровой работы вызывают все более широкое применение кадрового аудита, чем и определяется специфика применяемых в процессе его осуществления методов. Как известно, область человеческих, трудовых, кадровых ресурсов описывается в основном качественными характеристиками. Поэтому чаще всего для возмещения недостающей количественной информации используются методы и техника, свойственные гуманитарным наукам.

Такой подход позволяет выявить способность организации разрешать социально-кадровые проблемы, оказывающие непосредственное влияние на трудовую (профессиональную) деятельность индивидуума. Выделяют кадровый аудит согласованности, кадровый аудит эффективности и стратегический кадровый аудит.

Кадровый аудит согласованности определяет адекватность действий кадровых служб нормам и предписаниям, принятым в сфере управления персоналом, а также качество информационного обеспечения кадровых процессов. Для управления человеческими ресурсами в учреждении разрабатывается комплекс процедур, которые формализуются в справочниках, методиках, пособиях и других нормативных документах.

В ходе кадрового аудита, направленного на выявление эффективности кадрово-управленческой деятельности, оценивается соответствие методов кадровой работы целям организации, в том числе стимулирование служебно-трудовой активности работников, смена позиций мотивации персонала в интересах достижения наивысших результатов и рациональность выбора путей совершенствования деятельности персонала организации.

Стратегический кадровый аудит позволяет выявить степень соответствия политики развития и управления кадровым потенциалом целям организации, ее глобальной (приоритетной) экономической и социальной стратегиям, а также степень связи кадровой политики со спецификой организации (учреждения, предприятия, фирмы, компании) и внешними условиями, установления равновесия между выгодой организации (учреждения, предприятия, фирмы, компании) и ожиданиями персонала.

Технологии кадрового и общего аудита мало отличаются друг от друга. Примерная схема оказания аудиторских услуг в области кадрово-управленческой деятельности такова. Руководство (администрация) обращается к кадровой аудиторской фирме с приглашением провести экспертизу проблем, затрагивающих полностью или частично кадровую сферу организации (например, при внедрении новых производственных и социальных технологий, перепрофилировании производства, структурной реорганизации, создании временных или оперативных творческих групп, разрешении конфликтных ситуаций между работниками, работниками и работодателем). Эксперт, осуществляющий кадровый аудит, должен хорошо ориентироваться в управленческих и кадровых вопросах, профессиональной этике, этике труда, социально-психологических аспектах управления, знать трудовое и административное право. Специалисты кадрового аудита определяют границы своих действий, изучают кадровую структуру, документацию кадровой службы предприятия и нормативные документы, разрабатывают вопросники и анкеты, готовят детальную рабочую программу встреч с руководством и персоналом предприятия, составляют отчет о проделанной работе, предлагают заказчику рекомендации для последующих действий. После этого составляется поэтапный план исследований, включающий три направления — характеристику персонала организации, кадровую политику (технологию управления персоналом), постановку общего диагноза (выявление несоответствие проводимой кадровой политики специфике организации, особенностям (своеобразию) персонала и его ожиданиям). Специалисты по кадровому аудиту также анализируют кадровую стратегию учреждения, действия которого в социальной области в значительной степени регламентируются законом и подзаконными актами, начиная с Трудового кодекса РФ и кончая трудовыми договорами и правилами внутреннего распорядка. При описании кадровой политики устанавливаются наиболее значимые показатели:

направленность развития персонала (использование — увольнение;

непрерывное профессиональное обучение (переподготовка) — послепенсионное материально-бытовое обеспечение);

занятость персонала (ее уровень и качество);

обеспечение стабильности состава работников (уровень текучести кадров), половозрастная структура кадров организации;

практика продвижения по службе персонала (какие принципы лежат в основе развития карьеры работников и перечень каких профессиональных заслуг является приоритетным);

занятость женщин (степень служебной феминизации);

профессиональное самочувствие работников предпенсионного возраста и других уязвимых категорий работников;

оплата, мотивация и стимулирование труда (относительный уровень вознаграждений, их виды, динамика и структура, нижний уровень заработной платы, премии, бонусы и т.д.);

безопасность и улучшение условий труда (вложение финансовых средств в эту область и оценка полученных результатов);

профессиональное обучение, подготовка, переподготовка, повышение квалификации, стажировка (содержание, продолжительность, стоимость) и др.

Деятельность группы по проведению кадрового аудита, как правило, завершается составлением отчета, где анализируются причины социально-кадровой нестабильности, идентифицируется ответственность персонала и предлагаются стимулирующие меры. Особое внимание при этом уделяется правильности ведения документов общего и кадрового делопроизводства (степень интегрированности системы управления документацией), данным учета персонала, а также расходам на его содержание. Обычно экспертиза, проводимая двумя-тремя экспертами, занимает от полутора до трех недель, а эффект от рекомендаций аудиторских служб наступает примерно через два-три месяца.

В качестве примера осуществления кадрового аудита ниже приводится вариант плана мероприятий по оценке кадровой ситуации и выработке рекомендаций по оптимальной численности персонала, изменению штатного расписания функциональных подразделений (на примере одной из нефтяных компаний).

I. Получение первичной информации:

— анализ бизнес-процесса, показателей выполнения планов по труду за 1999-2001 гг., базирующихся на прогрессивных показателях, достигнутых в профильных (2-3 смежных) компаниях за аналогичный период;

— анализ суммированного учета рабочего времени при работе вахтовым методом за месяц, квартал, полугодие, год, его соответствия трудовому

законодательству;

— фактическое состояние, методика организации работы по совершенствованию организационно-штатной структуры компании (управления и администрации холдинга, управления подразделений нефтедобычи, исследований и разведки, транспорта);

— организация работы по планированию профессиональной и служебной (деловой) карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение (географическая мобильность) руководителей и специалистов;

— анализ содержания положений о службе управления персоналом, о персонале, структурных подразделениях компании, должностных инструкций работников, графиков работы на вахте;

— внедрение современных передовых технологий по оптимизации численности персонала, наличие банка данных персонала, порядок обработки и использования кадровой информации;

— изучение существующей системы оплаты труда, тарифных ставок и расценок, выплаты надбавок за вахтовый метод работы, установления разрядов оплаты труда и окладов рабочих-сдельщиков, рабочих-повременщиков, мастеров, прорабов, другого линейного персонала, а также иных руководителей, специалистов, служащих за фактически отработанное время;

— определение величины соотношения административно-управленческого персонала к работникам подразделений компании;

— содержание функций лиц, принимающих кадрово-управленческие решения (номенклатура менеджмента компании; линейных руководителей; состава работников организации);

— наличие и функционирование информационного репозитария принятия управленческих и кадровых решений в компании;

— осуществление мероприятий по устранению потерь рабочего времени и улучшению его использования;

— система организации работы по обучению на специальных курсах, переобучению, повышению квалификации, стажировке на соответствующих должностях работников компании.

II. Обработка предварительной информации:

— сравнение достигнутых результатов (показателей производства) с аналогичными компаниями за 3-4 года (идентификация компании);

— определение качественного состава менеджмента и работников с учетом ситуации на рынке труда, уровней оплаты труда в нефтедобывающем секторе;

— анализ основных показателей по труду (производительности труда) с расчетом на одного работника компании в целом и по ее подразделениям;

— выявление показателей объема капитала компании, приводимого в движение одним работником;

— расчет эффективности деятельности административно-управленческого персонала, работников подразделений в зависимости от уровня капитализации компании;

— анализ эффективности применения действующих форм и систем оплаты труда, материального и морального стимулирования;

— выявление степени интегрированности систем кадровой и управленческой документации, эффективности сопряженности информационной системы «АСУ-Кадры» и финансовой информационной системы компании;

— порядок (правильность) применения форм и систем заработной платы, тарифных ставок и расценок, установления разрядов оплаты труда и окладов.

III. Выезд на места с целью получения объективной информации по вопросам:

— выявления латентных (скрытых) негативных закономерностей и аномалий, возможно, имеющих место в компании по причине человеческого фактора (управленческого и производственного профилей);

— изучения и анализа трудовых процессов, организационных структур управления, условий труда в компании, выявления резервов роста производительности труда;

— определения качества проведения мероприятий по развитию коллективных форм организации и оплаты труда, улучшения использования рабочего времени, повышения мобильности (сменности) кадров;

— совершенствования организации и обслуживания рабочих мест, приемов и методов труда, сокращения применения неквалифицированного ручного (физического) труда, создания благоприятных условий труда;

— определения экономической эффективности мероприятий по росту или необоснованному сокращению численности и штата работников компании;

— эффективности практики использования персонала при изменении объемов производства: а) регулирование рабочего времени; б) перемещение персонала на другие участки работы;

в) введение увеличенной (сокращенной) рабочей недели; г) ранний выход на пенсию и др.;

— эффективности использования фондов оплаты труда структурных подразделений в зависимости от условий работы и структуры заработной платы, запланированного роста объемов производства в компании;

— организации работы по снижению трудоемкости работ подразделений нефтедобычи компании;

— организации контроля за расходованием фондов оплаты труда и материального стимулирования;

— изучения штатного и фактического состава работников:

а) административно-управленческого звена; б) подразделений нефтедобычи, бурения, исследования и разведки;

— определения эффективности работы кадровых служб (служб управления персоналом) по применению технологий работы с рабочими-вахтовиками.

IV. Анализ сопоставления данных по кадровой ситуации в компании:

— корреляция предварительного анализа эффективности использования персонала с результатами, полученными на местах;

— выявление факторов, влияющих на динамику (тренд изменений) кадровой структуры компании;

— корреляция и взаимосвязь между данными об объемах производства, кадровых потребностях и расходах компании на содержание персонала, кадровом резерве, (рынке труда).

Выводы и предложения по повышению оптимизации и эффективности функционирования кадровой структуры компании:

— разработка прогнозов развития кадрового потенциала работников компании, идентификация внешних и внутренних угроз, влияющих на снижение эффективности работы персонала;

— разработка предложений по внедрению прогрессивных форм оплаты, мотивации и стимулирования труда. Порядок премирования работников компании применительно к условиям, связанным с нефтедобычей вахтовым методом;

— разработка системы мероприятий по оптимизации организационно-штатной структуры компании, рабочего времени и времени отдыха, графиков работы на вахте, повышению эффективности работы с персоналом;

— выведение коэффициента административной нагрузки в компании и организация мониторинга за соблюдением его оптимальной величины на перспективу;

— предложения по оптимизации организационно-штатной структуры компании и штатного расписания кадровой службы (служб управления персоналом);

— рекомендации по продвижению бренда компании как надежного партнера и работодателя с целью привлечения эффективного персонала, а также развитию сотрудничества с международными и ведущими отечественными консалтинговыми и кадровыми агентствами;

— предложения по усилению интегрированности информационных систем «АСУ-Кадры», управленческого и финансового менеджмента, управления кадровой и управленческой документацией компании и др.