2.2. трудовые книжки: порядок ведения и оформления записей по фактам прохождения государственной службы, замещения работниками должностей

2.2. трудовые книжки: порядок ведения и оформления записей по фактам прохождения государственной службы, замещения работниками должностей

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановлением от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» утвердило новую форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (утверждены Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Госкомтрудом СССР от 20 июня 1974 г., постановление Госкомтруда СССР «О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек» от 31 марта 1987 г.) действительны и обмену на новые не подлежат.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовой книжке производятся без каких либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать учреждения, предприятия.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

На последующих страницах трудовой книжки запись начинается с написания от руки наименования учреждения (или проставляется штамп государственного органа (или другой организации), например, «Аппарат Правительства Российской Федерации», «Министерство труда и социального развития РФ», «Московский государственный социальный университет», ОАО «Электрон», фирма «ПлэйСтофф»).

Если учреждение изменило свое название, то делается запись отдельной строкой (например: «Российская академия управления с 06.06.94 г. переименована в Российскую академию государственной службы при Президенте Российской Федерации»).

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 — дата приема (09.06.2003), в графе 3 — указание действия и должность (принят на должность главного специалиста; уволен по расторжению трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию); переведен на должность начальника отдела информации), в графе 4 — основание (приказ от 09.06.2003 № 15 л/с или № 15-к).

Все записи должны точно соответствовать приказам (распоряжениям) о приеме, переводе или увольнении. При неправильной записи или допущенной мелкой неточности (например, ошибка в дате приема на работу) исправление оговаривается и заверяется подписью должностного лица (начальника отдела кадров) и печатью.

Образец заполнения раздела «Сведения о работе» новой трудовой книжки

После внесения очередной записи в трудовую книжку ответственный работник кадровой службы знакомит с ней владельца. В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «сведения о работе», вводится вкладыш к ней.

В соответствии со ст. 524 Перечня документов с указанием сроков хранения невостребованные трудовые книжки хранятся не менее 50 лет. С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в отделе кадров в специальных сейфах.

В трудовую книжку работника вносятся записи только о постоянных назначениях, переводах, перемещениях работников.

Рассмотрим некоторые варианты записей, которые следует заносить в трудовую книжку работника.

1. При заключении трудового договора.

В трудовой книжке делается следующая запись о приеме на работу сотрудника:

или

В трудовой книжке в соответствии со ст. 93 ТК РФ отметка о работе с неполным рабочим временем не делается.

2. При расторжении трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию), ст. 80 ТК РФ.

Право работника расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе (собственному желанию) предусмотрено в ст. 80 ТК РФ. Работники имеют право расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом работодателя (администрацию) в письменной форме за две недели. Факт прекращения (расторжения) трудового договора по инициативе работника оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации.

В трудовой книжке об увольнении по инициативе работника (по собственному желанию) делается запись:

При прекращении (расторжении) трудового договора по уважительной причине (перевод мужа или жены на работу в другую местность, болезнь, препятствующая продолжению работы, необходимость ухода за больными членами семьи (при наличии медицинского заключения), необходимость ухода за детьми и др.) в трудовой книжке должна быть сделана запись об этой конкретной причине:

При расторжении срочного трудового договора в связи с истечением срока в трудовую книжку делается запись:

3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ).

Например, в трудовой книжке делаются следующие записи в случаях:

1) ликвидации организации:

2) сокращения численности или штата работников организации:

3) несоответствия работника занимаемой

должности или выполняемой работе вследствие: а) состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением; б) недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации:

а)

б)

4) смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);

5) неоднократного неисполнения без уважительных причин трудовых обязанностей и имеющий ранее дисциплинарное взыскание:

6) однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей:

а) прогула (отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня):

б) появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения:

в) разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей:

г) совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий:

д) нарушения работником требований по охране труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий:

7) совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя:

8) совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы:

9) принятия необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации:

10) однократного грубого нарушения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей:

11) представления работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора:

12) прекращения допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует допуска к государственной тайне:

13) предусмотренных трудовым договором с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации:

При прекращении государственной службы работником государственного органа в трудовой книжке производятся, например, следующие записи:

1. В связи с выходом государственного служащего на пенсию по достижении им предельного возраста. При этом государственный служащий считается находящимся в отставке с сохранением при этом присвоенного ему квалификационного разряда:

2. В связи с прекращением гражданства Российской Федерации:

3. В связи с несоблюдением обязанностей и ограничений, установленных для государственного служащего Российской Федерации федеральным законодательством:

4. В связи с разглашением сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну:

Немалые сложности, по мнению многих работников кадровых служб, вызывает вопрос о последнем дне работы, дата которого вносится в трудовую книжку. Здесь возникает немало ошибок, споров и ситуаций, требующих уточнений.

Допустим, работник расторгает трудовой договор по собственной инициативе (собственному желанию) и увольняется с 5 мая 2003 г., а фактически последний день работы был 30 апреля, поскольку дни с 1 по 4 мая являются нерабочими. В этом случае в соответствии с п. 2.26 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях «днем увольнения считается последний день работы», в данном случае день увольнения, т.е. 5 мая 2003 г. Именно эта дата и должна быть занесена в трудовую книжку как последний день работы. Работнику достаточно прийти на работу 5 мая, чтобы получить трудовую книжку, и этот день будет считаться его «последним днем работы».

Как отмечалось выше, в тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, заполняется вкладыш трудовой книжки. Вкладыш — документ, являющийся дополнением к трудовой книжке работника.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией учреждения (предприятия) в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки считается недействительным. О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.

Действительными являются трудовые книжки и вкладыши к ним нового или старого (установленного в 1938 г.) образца. При необходимости дополнения трудовой книжки выдается вкладыш нового образца независимо от того, новую или старую трудовую книжку имеет работник.

В трудовую книжку или вкладыш вносятся записи на основании приказа о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении.

Отдел кадров (администрация) организации (учреждения, предприятия) обязан о каждой записи проинформировать владельца трудовой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке формы № Т-2, в которой должна быть повторена точная формулировка из трудовой книжки (вкладыша).

В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается работодателем. При утрате трудовой книжки работника организацией по причинам стихийного бедствия или по другим причинам стоимость испорченных бланков оплачивается организацией.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Отделом кадров или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.