Оперативный учет

Оперативный учет

Оперативный учет представляет собой процесс наблюдения и регистрации отдельных явлений финансово‑хозяйственной деятельности с целью текущего руководства. С помощью оперативного учета в организациях обеспечивается контроль исполнения определенных операций или производственных заданий. Такая информация необходима для выработки и принятия оперативных управленческих решений.

Для оперативного учета характерна быстрота предоставления данных. В качестве источника информации здесь используются документы – предвестники хозяйственных операций: договоры, счета и пр., а также сведения, полученные устно, по факсу, по электронной почте.

В оперативном учете могут использоваться как денежные, так и натуральные и трудовые измерители.

Информация оперативного учета имеет краткосрочную ценность – до завершения текущих хозяйственных процессов.

Связь между оперативным и бухгалтерским учетом

Для оперативного учета используются разнообразные регистры: журналы, карточки и пр.

Оперативным учетом товаров на складах занимаются материально ответственные лица – кладовщики. Учет товаров ведется на складской карточке.

Оперативным учетом наличных денег организации занимаются кассиры.

Для оперативного учета наличных денег используется кассовая книга.

В отличие от бухгалтерского учета, где отражаются только произошедшие события, в оперативном учете отражаются и ожидаемые события. Часть оперативного учета, предназначенная для отражения ожидаемых событий, называется оперативным планированием.

Оперативный учет пересекается с бухгалтерским учетом в части отражения произошедших событий. В бухгалтерском учете область пересечения называется аналитическим учетом (рис. 1.12):

Рис. 1.12. Связь между бухгалтерским и оперативным учетом

Бухгалтеры не занимаются аналитическим учетом непосредственно – в этой области они выполняют лишь функции контроля.

Напомним, что данные аналитического учета должны совпадать с данными синтетического учета.

Оперативное планирование

Оперативного планирования бухгалтеры не касаются. А между тем это важная область учетной деятельности организации.

Оперативное планирование основывается на текущих прогнозах, а также на документах, предвещающих хозяйственные события.

Для торгового отдела организации такими документами могут быть договоры на поставку или счета, выписанные клиентам. Руководитель торгового отдела должен скоординировать деятельность других подразделений организации таким образом, чтобы к плановому моменту отгрузки заказа необходимые товары были в наличии.

Для финансового отдела такими документами могут быть договоры с поставщиками, выставленные счета, приказы на выплату премий, авансов и т. д. Руководитель финансового отдела (финансовый директор) должен скоординировать работу подразделений, а также деловых партнеров так, чтобы исключить нехватку денежных средств на банковских счетах и в кассе организации.

На языке финансистов временная нехватка денежных средств называется кассовым разрывом.

Управленческий учет

Однозначного определения управленческого учета не существует. В узком смысле управленческий учет рассматривается как часть бухгалтерского учета, направленная на получение максимальной прибыли. Данные бухгалтерского учета используются для учета затрат и калькулирования себестоимости продукции с целью определения прибыльности по направлениям деятельности, видам товаров и готовой продукции.

Управленческий учет трактуется шире, чем просто учет, поскольку включает также планирование, контроль и анализ. Главная цель управленческого учета – обеспечение руководителей необходимой информацией для принятия решений и эффективного управления организацией.

В рамках управленческого учета решаются следующие основные задачи:

• управленческий учет затрат;

• планирование;

• принятие решений.

В отличие от бухгалтерского учета, который направлен в прошлое, управленческий учет направлен в будущеe. Чтобы подчеркнуть это различие, специалисты по управленческому учету называют бухгалтерский учет «посмертным» учетом, имея в виду, что при соблюдении установленных законом сроков подготовки официальных бухгалтерских отчетов информация, содержащаяся в них, является безнадежно устаревшей.

Тем не менее в управленческом учете могут использоваться данные бухгалтерского, а также оперативного учета.

Управленческий учет затрат

Важной задачей управленческого учета является учет затрат. При ее решении управленческий учет пересекается с бухгалтерским учетом.

Управленческий учет затрат отличается от бухгалтерского учета затрат большей степенью детализации. Если в рамках бухгалтерского учета решается задача определения общей суммы затрат и общей суммы прибыли, то в рамках управленческого учета необходимо определить затраты и прибыльность по направлениям деятельности, видам товаров и готовой продукции. Данные управленческого учета затрат используются при проведении экономического анализа, при принятии решений о развитии одних направлений деятельности и сворачивании других направлений.

В современном производстве косвенные затраты могут многократно превосходить прямые затраты. При этом бухгалтерский подход к расчету себестоимости продукции, когда косвенные затраты распределяются между видами продукции пропорционально прямым затратам или пропорционально другой базе распределения, неубедителен, поскольку на результаты расчета себестоимости существенно влияет выбор налоговой базы.

Чтобы исключить данный недостаток, для распределения косвенных затрат в управленческом учете можно использовать метод ABC – «activity based costing», т. е. калькуляция, основанная на деятельности. Этот метод предполагает, что каждый вид косвенных затрат следует распределять между видами продукции пропорционально индивидуально выбранному фактору распределения. Данный фактор следует выбирать таким образом, чтобы он наиболее точно отражал вклад вида косвенных затрат в производство тех или иных видов продукции.

Управленческий учет затрат можно вести в рамках бухгалтерского учета, если план счетов дополнить необходимыми субсчетами и ввести дополнительные аналитические счета. Но на практике оказывается удобнее вести управленческий учет затрат параллельно с бухгалтерским учетом, причем это можно делать в рамках одной компьютерной программы.

Например, при регистрации хозяйственного события в программе «1С: Управление производственным предприятием 8» автоматически формируются учетные записи по регистрам трех видов учета: бухгалтерского, налогового и управленческого.

Планирование

Планирование – это процесс определения действий, которые должны быть выполнены в будущем. В рамках управленческого учета планирование называется бюджетным планированием, или бюджетированием.

Бюджетирование осуществляется путем детальной разработки (обычно на один год) оперативных планов организации в целом и ее подразделений. В свою очередь оперативные планы реализуются через систему бюджетов, или финансовых планов, которые составляются обычно на год с разбивкой по месяцам, ежемесячно корректируются по каждому подразделению, а затем консолидируются в единый бюджет, или финансовый план.

При составлении бюджетов стараются применять документы, по форме и структуре приближенные к документам бухгалтерской отчетности. Основной бюджет состоит из трех обязательных финансовых документов, каждый из которых является самостоятельным бюджетом:

• прогноза отчета прибылей и убытков;

• прогноза отчета о движении денежных средств;

• прогноза балансового отчета.

Обычно за бюджетирование отвечает руководитель финансового отдела – финансовый директор.

Выводы

1. Налоговый и бухгалтерский учет ведутся параллельно. Цель налогового учета – определить налоговую базу по налогу на прибыль. Как правило, налоговый учет ведут бухгалтеры.

2. Оперативный учет ведется с целью текущего руководства хозяйственной деятельностью. Его ведут материально ответственные лица и руководители подразделений.

3. Главной целью управленческого учета является обеспечение руководителей необходимой информацией для принятия решений и эффективного управления организацией. Управленческим учетом занимаются экономисты и руководители организации.