Ответственность кассира и организации

Ответственность кассира и организации

Кассир обязательно является материально ответственным лицом. При поступлении на работу с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир обязан иметь личную печать. Все наличные деньги должны храниться в помещении кассы в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, причем эти ключи запрещается оставлять в условленных местах, передавать посторонним лицам, изготавливать их неучтенные дубликаты.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с пересчетом денежной наличности. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Организация со своей стороны должна создать кассиру необходимые условия для выполнения его обязанностей, связанных с высокой материальной ответственностью.

Требования к помещению кассы

Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств. Требования к выбору помещения кассы, к его укрепленности и оборудованию заключаются, в частности, в следующем. Касса должна иметь изолированное помещение, оборудованное специальным окошком для выдачи денег, и две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, в виде стальной решетки, открывающейся внутрь; на наружные окна кассы следует установить решетки. Все стены помещения кассы должны быть довольно толстыми. В помещении необходимо установить сигнализацию.

Денежные операции в розничной торговле

Предприятия розничной торговли регистрируют кассовые операции с использованием контрольно‑кассовых машин (ККМ), или кассовых аппаратов.

Контрольно‑кассовые машины

ККМ предназначена для ускорения процесса приема денег от покупателя. Каждая ККМ имеет клавиатуру, с помощью которой можно набирать цифры, символы и специальные команды.

Работнику организации достаточно набрать на клавиатуре ККМ причитающуюся денежную сумму и выбрать соответствующую команду, чтобы ККМ распечатала кассовый чек (или, как говорят торговые работники, пробила чек).

Кассовый чек – это отрезок бумажной ленты с нанесенным на него текстом, сформированным кассовым аппаратом. Этот текст должен содержать денежную сумму, название организации, дату формирования чека, а также другую информацию, важную для покупателя.

С точки зрения бухгалтерии кассовый чек – это документ, который можно приравнять к приходному кассовому ордеру. Кассовый чек является подтверждением хозяйственной операции получения наличных денег от покупателя.

Использование ККМ ускоряет процесс приема денег от покупателя, а для инспекции ФНС России – это дополнительный инструмент контроля за количеством наличных денег, которые организация получает от покупателей. ККМ содержат внутреннюю память, где фиксируются все факты формирования кассовых чеков. Информация из этой памяти недоступна для изменения, но доступна для просмотра. В частности, используя специальные команды, можно вывести из ККМ отчет об общей сумме чеков, пробитых за день. Этот отчет представляет собой отрезок бумажной ленты с нанесенным на нее текстом. Кроме того, можно вывести информацию об общей сумме чеков, пробитых за весь период эксплуатации ККМ.

Благодаря этим свойствам любой контролирующий орган может получить информацию об общей сумме чеков.

Каждая используемая ККМ подлежит регистрации в инспекции ФНС России, которая разрешает организациям использовать только определенные модели ККМ.

С ККМ работает работник организации – кассир‑операционист. В конце рабочего дня он сдает остаток денежных средств старшему кассиру организации или работнику коммерческого банка – инкассатору.

На каждую ККМ должна заводиться книга кассира‑операциониста – упрощенный аналог кассовой книги.

Инкассация наличной выручки

Коммерческий банк, как правило, предоставляет организациям услуги по инкассации наличной выручки.

Услуги инкассации предоставляются за дополнительную плату. Инкассацию выручки выполняют специальные сотрудники банка – инкассаторы. Каждый вечер инкассаторы банка, обеспеченные охраной и специально оборудованным автомобилем, объезжают места расположения кассовых аппаратов организации и принимают у кассиров‑операционистов накопившиеся у них наличные деньги.

Для сдачи денег инкассатору кассир‑операционист должен их специально сложить и заполнить расходный кассовый ордер. После приема денег инкассатор расписывается в расходном кассовом ордере.

Вечером того же дня или на следующее утро деньги, принятые инкассаторами, зачисляются на расчетный счет организации в коммерческом банке. При этом коммерческий банк удержит небольшую часть этих денег в качестве оплаты услуг по инкассации. Инкассация не только ускоряет прохождение денег, полученных от покупателей, до расчетного счета организации, но и позволяет исключить многие риски.

Если деньги, принятые инкассаторами, зачисляются на расчетный счет на следующий день, то такая ситуация отражается в бухгалтерском учете двумя проводками с использованием счета 57 «Переводы в пути».

Выводы

1. Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, а выдача – по расходным кассовым ордерам.

2. Кассир регистрирует каждую кассовую операцию – выдачу или получение денег в кассовой книге сразу же после выполнения операции. Правильность ведения кассовой книги ежедневно проверяется бухгалтерией.

3. Кассир организации обязательно является материально ответственным лицом.

4. Организация имеет право принимать наличные деньги за проданные товары или оказанные услуги только с использованием контрольно‑кассовой машины (ККМ), зарегистрированной в инспекции ФНС России.