2.4. подготовка аудита инициирование аудита. назначение руководителя группы по аудиту.

2.4. подготовка аудита инициирование аудита. назначение руководителя группы по аудиту.

Лица, ответственные за управление программой аудита, должны назначить руководителя группы по аудиту для проведения каждого конкретного аудита.

В случае когда проводится совместный аудит, важно до начала аудита достичь соглашения между проверяющими организациями относительно ответственности каждой организации и, в частности, относительно назначения руководителя группы по аудиту.

Определение целей, области и критериев аудита.

В контексте общих целей программы аудита каждый отдельно взятый аудит должен быть основан на документированных целях, области и критериях.

Цели аудита устанавливают то, что должно быть выполнено в процессе аудита, и могут включать в себя следующее:

а) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или её частей критериям аудита;

б) оценку соответствия системы менеджмента законодательным, нормативным и контрактным требованиям;

в) оценку результативности системы менеджмента по выполнению поставленных целей;

г) идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента.

Область аудита описывает его объём и границы, а именно: месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также период времени, охватываемый аудитом.

Критерии аудита используются как базис, относительно которого определяется соответствие, и могут включать в себя политику, процедуры, стандарты, законы и нормы, требования системы менеджмента, требования контрактов или кодексы отдельных отраслей промышленности или бизнеса.

Цели аудита должны быть определены заказчиком аудита. Область и критерии аудита должны быть определены и согласованы заказчиком аудита и руководителем группы по аудиту в соответствии с процедурами программы аудита. Любые изменения целей, области или критериев должны согласовываться этими же сторонами.

Однако, если осуществляется комплексный аудит, важно, чтобы руководитель группы по аудиту обеспечил соответствие целей, области, критериев и состава группы по аудиту характеру комплексного аудита.

Определение выполнимости аудита.

Выполнимость аудита должна быть определена с учётом наличия следующего:

а) необходимой и соответствующей информации для планирования аудита;

б) адекватного сотрудничества со стороны проверяемой организации;

в) достаточного времени и ресурсов.

В случае невозможности проведения аудита заказчику аудита должно быть предложено альтернативное решение с согласия проверяемой организации. Формирование аудиторской группы.

После того как будет признана возможность проведения аудита, необходимо сформировать группу по аудиту с учётом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит осуществляет один аудитор, он должен выполнять все обязанности руководителя группы по аудиту.

При определении численности и состава группы по аудиту необходимо учитывать следующее:

а) цели, область, критерии и продолжительность аудита;

б) вид аудита (совместный или комплексный);

в) общую компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей аудита;

г) законодательные, нормативные и контрактные требования, а также требования органов по аккредитации/сертификации там, где это применимо;

д) требования по обеспечению независимости группы по аудиту от деятельности, которая должна проверяться, и по исключению конфликта интересов;

е) способность членов группы по аудиту результативно сотрудничать с проверяемой организацией и вместе работать;

ж) язык аудита и понимание социальных и культурных особенностей организации, что достигается посредством собственных навыков аудитора или при поддержке технического эксперта.

Процесс обеспечения общей компетентности группы по аудиту должен включать следующие шаги:

определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита;

подбор членов группы по аудиту таким образом, чтобы группа по аудиту владела всеми требуемыми знаниями и навыками.

В том случае, если знаний и навыков аудиторов в группе по аудиту недостаточно, этот пробел можно восполнить включением в группу технических экспертов. Технические эксперты должны работать под руководством аудитора.

Аудиторы-стажёры могут быть включены в группу по аудиту, но они не должны проводить аудит без непосредственного руководства или руководящих указаний.

Как заказчик аудита, так и проверяемая организация имеют право потребовать замены членов группы по аудиту на разумном основании, аргументированном принципами проведения аудита. Примеры таких оснований включают ситуации конфликта интересов (член группы аудита был работником проверяемой организации или предоставлял ей консультационные услуги) или предыдущее неэтичное поведение аудитора. Такие основания должны быть сообщены руководителю группы по аудиту и лицам, ответственным за управление программой аудита, которые уполномочены решать все вопросы с заказчиком аудита и проверяемой организацией до принятия каких-либо решений по замене члена группы по аудиту.

Установление предварительного контакта с проверяемой организацией.

Предварительный контакт с проверяемой организацией (или же с проверяемым подразделением при внутреннем аудите) может носить формальный или неформальный характер и должен быть установлен теми, кто несёт ответственность за управление программой аудита, или руководителем группы по аудиту. Цели (задачи) предварительного контакта:

а) определение каналов обмена информацией с представителем проверяемой организации;

б) подтверждение полномочий на проведение аудита;

в) обеспечение информацией относительно графика аудита и состава группы по аудиту;

г) запрос доступа к соответствующим документам, включая записи;

д) определение применимых правил безопасности " на месте";

е) организация аудита;

ж) согласование присутствия наблюдателей и необходимости обеспечения группы по аудиту сопровождающими.

Проведение анализа документов.

До проведения аудита " на месте" документация проверяемой организации должна быть проанализирована для определения соответствия системы в её задокументированном виде критериям аудита. Такая документация может включать соответствующие документы системы менеджмента, записи и предыдущие отчёты по аудиту. При анализе необходимо учитывать размер, характер и сложность проверяемой организации, а также цели и объём аудита. В некоторых ситуациях анализ документации может быть отложен до начала работ " на месте", если это не наносит ущерба результативности проведения аудита. В других ситуациях может быть проведён предварительный визит на проверяемые участки для получения представления о доступной информации.

В случае, когда документация системы менеджмента проверяемой организации признана неадекватной, руководитель группы по аудиту должен проинформировать представителя заказчика аудита, ответственного за управление программой аудита и проверяемую организацию. Должно быть принято решение относительно того, будет аудит продолжен или приостановлен до разрешения вопросов, связанных с документацией. Подготовка к проведению аудита "на месте".

Руководитель группы по аудиту должен подготовить план, являющийся основой для достижения соглашения между группой по аудиту, проверяемой организацией и заказчиком аудита относительно проведения аудита. Этот план должен способствовать разработке графика и координации аудита.

Уровень детализации плана аудита зависит от области и сложности аудита. К примеру, детали планов для первого и последующих аудитов или для внутренних и внешних аудитов, могут быть различными. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы допускать изменения, например изменения области аудита, что может оказаться необходимым в процессе проведения аудита " на месте".

План аудита должен охватывать следующее:

а) цели аудита;

б) критерии аудита и ссылочные документы;

в) область аудита, включая определение организационных, функциональных единиц и процессов, которые будут проверяться;

г) даты и участки проведения аудита " на месте";

д) запланированное время и продолжительность проведения аудита " на месте", включая совещания с руководством проверяемой организации и совещания группы по аудиту;

е) роль и ответственность членов группы по аудиту и сопровождающих лиц;

ж) выделение соответствующих ресурсов для наиболее важных участков аудита.

План аудита должен также предусматривать:

з) идентификацию представителя проверяемой организации, ответственного за аудит;

и) рабочий язык и язык отчётов по аудиту там, где он отличается от родного языка аудитора(ов) и/или

проверяемой организации;

к) содержание отчёта по аудиту;

л) мероприятия логистики (передвижения, условия работы " на месте" и т. д.); м) вопросы, касающиеся конфиденциальности; н) все последующие действия после аудита.

План должен анализироваться, приниматься заказчиком аудита и предоставляться проверяемой организации до начала проведения аудита " на месте".

Любые возражения со стороны проверяемой организации должны быть решены при участии руководителя группы по аудиту, проверяемой организации и заказчика аудита. Любые пересмотры плана аудита должны согласовываться этими сторонами прежде, чем продолжить аудит.

Назначение заданий членам группы по аудиту.

Руководитель группы по аудиту, консультируясь с членами группы по аудиту, должен установить ответственность каждого члена за аудит конкретных процессов, функций, подразделений, участков, площадок или видов деятельности. При этом следует учитывать потребности в независимости и компетентности аудиторов, результативном использовании ресурсов, а также различные роли и ответственности аудиторов, стажёров и технических экспертов. Изменения в распределении обязанностей могут быть внесены в процессе проведения аудита для содействия в достижении целей аудита.

Подготовка рабочих документов.

Члены группы по аудиту должны проанализировать информацию, имеющую отношение к их заданиям при проведении аудита, и подготовить рабочие документы, которые будут необходимы в качестве справочного материала для регистрации хода аудита. Такие документы могут включать:

- контрольные перечни и планы выборки;

- формы записи такой информации, как, свидетельства и наблюдения аудита, протоколы совещаний. Использование контрольных перечней и форм не должно сужать границы аудиторской деятельности, которые могут быть изменены на основании полученной во время аудита информации.

Рабочие документы и появляющиеся в результате их использования записи должны храниться как минимум до завершения аудита. Документы, содержащие конфиденциальную информацию либо информацию, на которую распространяются права собственности, должны быть соответственно защищены членами группы по аудиту во время её использования.

Вопросы для самопроверки

Что включает в себя подготовка к аудиту?

В чём заключается анализ документации?

Чем необходимо руководствоваться при формировании состава и численности группы по аудиту?

Какие рабочие документы целесообразно подготовить аудитору?

Кто назначает руководителя аудиторской группы?

Какие Вы знаете цели аудита?

Какова процедура формирования аудиторской группы?

Какова процедура обеспечения компетентности аудиторской группы?

С какой целью устанавливают предварительный контакт с проверяемой организацией?

Какова цель проведения анализа документов СМК организации?