2.5. проведение аудита

2.5. проведение аудита

Вводное совещание должно проводиться вместе с руководством проверяемой организации или, где это приемлемо, с теми, кто несёт ответственность за проверяемые функции или процессы. Цели этого совещания:

а) подтвердить план аудита;

б) провести краткий обзор предстоящей деятельности по аудиту;

в) подтвердить каналы обмена информацией;

г) дать возможность проверяемым задать вопросы.

Во многих случаях, например при внутренних аудитах в малых организациях, вводное совещание может предусматривать только сообщение о том, что аудит будет проведён, и объяснять его характер.

Для других аудитов вводное совещание должно быть официальным с регистрацией присутствующих. Совещание проводится под председательством руководителя группы по аудиту. Должны быть освещены, если приемлемо, следующие вопросы:

а) представление участников с указанием их роли в проведении аудита;

б) подтверждение целей, области и критериев аудита;

в) подтверждение графика проведения аудита и других мероприятий с участием проверяемой организации (дата и время заключительного совещания, любые промежуточные совещания группы по аудиту и руководства проверяемой организации, возможные дальнейшие изменения);

г) методы и процедуры, которые будут использованы при проведении аудита, включая информирование

организации о том, что свидетельства аудита будут основаны на выборке доступной информации, поэтому в

аудите будет присутствовать элемент неопределённости;

д) подтверждение официальных каналов связи между группой по аудиту и проверяемой организацией;

е) подтверждение языка, который будет использоваться во время аудита;

ж) подтверждение того, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его

проведения;

з) подтверждение доступности ресурсов и средств, необходимых группе по аудиту;

и) подтверждение условий конфиденциальности;

к) подтверждение соответствующих процедур по обеспечению безопасности группы по аудиту, её защиты от аварий и непредвиденных случаев;

л) подтверждение наличия, ролей и личностей сопровождающих;

м) методы составления отчётов, включая классификацию несоответствий;

н) информация об условиях, при которых аудит может быть прекращён;

о) информация о любой системе апелляций по проведению или результатам аудита.

Обмен информацией во время аудита.

В зависимости от области и сложности аудита при проведении аудита может возникнуть необходимость в официальном обмене информацией как внутри группы аудиторов, так и с проверяемой организацией.

Группа по аудиту должна периодически встречаться для обмена информацией, оценки хода аудита и, в случае необходимости, перераспределения обязанностей участников группы по аудиту.

В процессе аудита руководитель группы должен периодически сообщать о ходе аудита и о любых проблемах проверяемой организации и заказчику аудита, если это приемлемо. Свидетельства, собранные во время аудита, которые несут информацию о приближающемся существенном риске (безопасность, экология, качество) должны быть незамедлительно представлены проверяемой организации и, если необходимо, заказчику аудита. Все вопросы, выходящие за область аудита, должны быть отмечены и доложены руководителю группы по аудиту для дальнейшего возможного сообщения проверяемой организации и заказчику аудита.

В случае, когда свидетельство аудита указывает на невозможность выполнения целей аудита, руководитель группы по аудиту должен доложить проверяемой организации и заказчику аудита о причинах для того, чтобы определить необходимые действия. Такие действия могут включать переутверждение или изменение плана аудита, изменение целей или области аудита или же его прекращение.

Любые необходимые изменения области аудита, которые могут появляться во время проведения аудита " на месте", должны быть проанализированы и одобрены заказчиком аудита и, если это приемлемо, проверяемой организацией.

Роль и ответственность сопровождающих лиц и наблюдателей.

Сопровождающие лица и наблюдатели могут сопровождать группу по аудиту, но они не являются частью группы по аудиту. Они не должны препятствовать или оказывать влияние на проведение аудита.

Сопровождающие лица назначены проверяемой организацией, они должны оказывать помощь группе по аудиту и действовать по просьбе руководителя группы по аудиту. Обязанности сопровождающих лиц могут включать следующее:

а) установление контактов и отслеживание графиков интервью;

б) организацию посещений конкретных участков организации или производства;

в) обеспечение ознакомления членов группы по аудиту с правилами техники безопасности и охраны труда, и выполнения этих правил;

г) свидетельствование от имени проверяемой организации;

д) предоставление разъяснений или содействие при сборе информации.

Сбор и проверка информации.

В процессе аудита информация, относящаяся к целям, области и критериям аудита, включая информацию, имеющую отношение к взаимодействию между функциями, деятельностью и процессами, должна быть собрана на основе соответствующей выборки и проверена. Только информация, поддающаяся проверке, может быть свидетельством аудита. Свидетельства аудита должны протоколироваться.

Свидетельства аудита основываются на выборке доступной информации, поэтому присутствует элемент неопределённости при проведении аудита, и выводы, которые делаются во время аудита, должны учитывать эту неопределённость.

Рисунок 2.3 иллюстрирует общее представление процесса от сбора информации до достижения заключений по результатам аудита.

Методы сбора информации включают:

а) интервью;

б) наблюдение деятельности;

в) анализ документов.

Источники информации могут меняться в зависимости от области и сложности аудита и могут включать:

і

Ыаб jwo дошя: аудкха.

і

Акалкі

І

З ас лн> £«сня по рез улътатам аудита

Рис. 2.3. Общее представление процесса от сбора информации до достижения заключений по результатам аудита

д) наблюдения видов деятельности, производственной среды и условий работы;

е) такие документы, как: политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты или заказы;

ж) такие записи, как: технический контроль, протоколы совещаний, отчёты по аудитам, записи по отслеживанию программ и результаты измерений;

з) итоговые данные, результаты анализов и показатели эффективности;

и) информацию о программах выборки проверяемой организации, о процедурах управления выборкой и

процессами измерения;

к) записи из других источников, например обратная связь от потребителей, соответствующая информация

от внешних организаций и записи по оценке поставщиков; л) компьютеризированные базы данных и веб-сайты.

Интервью является одним из важных средств сбора информации и должно проводиться с учётом ситуации и характера опрашиваемого. При этом аудитор должен принимать во внимание следующее:

а) интервью должно проводиться с лицами, которые осуществляют деятельность или выполняют задачи в

пределах области аудита в соответствующих функциональных подразделениях и на соответствующих уровнях;

б) интервью должно проводиться в течение обычного рабочего времени и, где это возможно, на обычном

рабочем месте человека, с которым проводится интервью;

в) должны быть приняты все меры для того, чтобы опрашиваемое лицо находилось в естественной, непринуждённой обстановке до и во время проведения интервью;

г) необходимо объяснить как причину опроса, так и необходимость ведения записей;

д) опрос следует начинать с просьбы рассказать о своей работе;

е) необходимо избегать наводящих вопросов;

ж) результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым;

з) необходимо поблагодарить опрашиваемого за участие и сотрудничество.

Вопросы для самопроверки

Какие методы используются для сбора информации при аудите?

Какова цель вводного совещания при аудите?

Каковы основные принципы проведения интервью при аудите?

Что может служить источниками информации при аудите?

Что является свидетельствами аудита?

Какова процедура обмена информацией во время аудита?

Какова роль сопровождающих лиц при проведении аудита?

Какова роль наблюдателей при проведении аудита?