5.1. учет денежных средств и денежных документов в кассе

5.1. учет денежных средств и денежных документов в кассе

Кассовые операции связаны с хранением и движением наличных денежных средств в отечественной и иностранной валюте, а также денежных документов. Основными нормативными документами, регулирующими совершение и учет операций с денежными средствами в кассе, являются:

Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» [14];

Письмо Центрального банка РФ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» [58];

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ (от 5 января 1998 г., в ред. от 22 января 1999 г.);

акты, определяющие предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами [57].

В бухгалтерском учете движение наличных денежных средств и денежных документов учитывается на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы денег и денежных документов в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы и документы, поступившие в кассу, а по кредиту — выданные суммы и документы. При ведении бухгалтерского учета в журнально-ордерной форме кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № I. Обороты по дебету этого счета записываются в соответствующих

См. параграфы 15.3 «Учет кассовых операций в иностранной валюте», 15.2 «Учет операций на валютных счетах».

5.1. Учет денежных средств н денежных документов в кассе

89

журналах-ордерах и в ведомости № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 50-2 50-3 50-4

«Касса организации* «Операционная касса» «Денежные документы» «Касса в иностранной валюте» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Свободные денежные средства организаций хранятся на расчетных счетах в банках. Хранение наличных денежных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком. Лимит — это сумма наличных денежных средств, которая может содержаться в кассе в течение суток финансово-экономической деятельности. Превышение лимита в кассе разрешается в течение трех дней (пяти дней для районов Крайнего Севера) для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды. Размер лимита устанавливается на основании расчета по форме № 0408020 «Расчет на установление лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу». Наряду с остатком наличных средств банк контролирует целевое использование наличных денежных средств (в чеке на корешке указывается предназначение получаемых из банка сумм).

Для ведения кассовых операций предусматривается должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по поручению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При назначении работника на должность кассира руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.

Для получения денежных средств из банка с расчетного счета организация получает в банке чековую книжку по заявлению специальной формы. В заявлении указываются фамилия, имя, отчество кассира и дается образец его подписи. Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью организации. После проверки правильности составления заявления в бухгалтерии банка оно передается в расходную кассу банка, где кассир под расписку получает чековую книжку на 25 или 50 чеков. Организация получает денежные средства в банке через кассира или другое уполномоченное лицо. В день получения бухгалтер заполняет реквизиты чека и корешок к нему, подписывает его у главного бухгалтера и руководителя и под роспись передает кассиру, который получает наличные деньги в банке.

На каждую полученную в банке сумму в бухгалтерии выписывается приходный кассовый ордер на имя получателя денег с указанием номера чека (ф. № КО-1), который заполняется бухгалтером и подписывается главным бухгалтером и руководителем. Квитанция приходного кассового ордера прикладывается к выписке банка, а сам приходный ордер — к отчету кассира.

Например, получение из банка денежной суммы в размере 50 ООО рублей, отражается проводкой:

Выдача наличных денежных средств оформляется расходным кассовым ордером (ф. № КО-2) с приложением к нему оформленных документов, например, расчетно-платежной ведомости, заявления на выдачу денег и т. п., подписанных руководителем и главным бухгалтером. Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходном ордере не обязательна. Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. Кассир должен отметить в ордере номер этого документа, кем и когда он выдан. Во всех случаях обязательна расписка получателя в получении выданной суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты, документы подписываются и регистрируются в кассовой книге. Какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново.

Например, выдача денежных средств в сумме 5000 рублей под отчет сотруднику отдела снабжения для приобретения расходных материалов оформляется расходным кассовым ордером, который подписывается главным бухгалтером и руководителем организации, регистрируется в журнале и служит основанием для выдачи денежных средств из кассы и следующей записи в бухгалтерском учете:

При получении или выдаче денег по каждому кассовому документу кассир делает записи в кассовую книгу (ф. № КО-4), которая относится к регистрам аналитического учета и предназначена для отражения операций по движению наличных денег в кассе. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день по графам «приход» и «расход», выводит остаток по кассе и переносит его на следующий лист на первую страницу по графе <-приход». Внизу каждого листа кассир указывает количество приложенных приходных и расходных ордеров и расписывается. После этого одна поло-

5.1. Учет денежных средств и денежных документов в кассе

91

вина листа кассовой книги отрывается и с приложенными документами как отчет кассира передается под расписку главному бухгалтеру. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Способы обработки кассовых отчетов в бухгалтерии зависят от количества кассовых операций в день и от частоты сдачи отчетов. Если число операций невелико, то данные отчетов после группировки их по корреспондирующим счетам заносятся в учетный регистр по счету 50 «Касса», а если в день выполняется 3—15 операций, то по счету 50 «Касса» открывается оборотпо-сальдовая ведомость. Если в день выполняется более 15 операций, причем по нескольку операций на один корреспондирующий счет, к отчету прикладываются расшифровки, в которых общим итогом показываются суммы поступивших и выданных средств по данному счету. Информация расшифровок заносится в оборотно-сальдовую ведомость одной строкой.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету (поступление наличных денежных средств и денежных документов) и кредиту (выплата денежных средств и денежных документов) счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация рассчитывается наличными денежными средствами не только с собственным персоналом, по и с населением и сторонними организациями, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ). На каждую кассовую машину администрация заводит книгу кассира-операциониста, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера организации, а также печатью. Книга кассира-операциониста не заменяет кассовый отчет. Все записи в книге кассира-операциониста производятся в хронологическом порядке без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера.

На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер, который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира-операциониста и в др.), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (например, отправку в ремонт, передачу другой организации). Ключи от ККМ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули), паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора организации, его заместителя или главного бухгалтера. Ключ для гашения технических прогонов должен находиться у старшего кассира. Ключи для перевода секционных денежных счетчиков на нули передаются директором контролирующей организации (кроме ККМ с фискальной памятью).

По окончании работы или по прибытии инкассатора кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру. Например, сдача выручки в кассу организации в сумме 830 ООО руб. в бухгалтерском учете оформляется проводкой:

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально ответственных лиц 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией. Использованные контрольные ленты, копии чеков и другие документы, подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии организации в течение 15 дней после проверки товарного отчета, а в случае выявленной недостачи — до окончания рассмотрения дела. Товарные отчеты и приложенные к ним документы строгой отчетности хранятся не менее трех лет. Правительством РФ утвержден перечень отдельных категорий организаций, которые в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно-кассовые машины.

Приход денежных средств оформляется одним приходным кассовым ордером в конце дня с приложением квитанций к корешку. Суммы приходных документов должны соответствовать вывешиваемым ценникам, прейскурантам на продаваемые товары и оказываемые услуги.

Иа субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки и др.), приобретенные на стороне.

Для учета денежных документов открывается отдельная кассовая книга, на каждый вид документов выделяются соответствующие страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Она выписывается кассиром в двух экземплярах при приеме денежных документов, Выдача денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое выписывается бухгалтером. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру

Учет денежных документов ведется по фактической стоимости приобретения. Бухгалтер должен в аналитическом учете отражать две оценки — номинальную (отраженную на самом документе) и фактическую. Относительно расхождения этих оценок должна быть сделана справочная запись.

Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории отражаются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы»

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации».

При выдаче путевок персоналу бесплатно или с частичной оплатой делается запись:

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации» — на сумму частичного платежа, внесенного работником

Д-т сч. 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» на суммы, оплаченные организацией

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы».

Приобретенные почтовые марки и проездные билеты (Д-т сч. 50-3 «Денежные документы» К-т сч. 50-1 «Касса», 51 «Расчетные счета*, 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами») списываются по мере их расхода, их стоимость в зависимости от характера расходов включается в соответствующие издержки (Д-т сч. 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» К-т сч. 50-3 «Денежные документы»), в состав прочих расходов (Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы» К-т сч. 50-3 «Денежные документы»), погашаются за счет средств целевого финансирования (Д-т сч. 86 «Целевое финансирование» К-т сч. 50-3 «Денежные документы»).

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»

Инвентаризация кассы проводится в сроки, определенные руководством организации, но не реже, чем установлено нормативными документами (не менее одного раза в месяц). Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации (ревизии) кассы, составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в делах бухгалтерии, второй — у кассира.

Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуются в кассу и зачисляются в доход организации:

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостача денег (денежных документов) в кассе (организации, операциониста) подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира), что отражается проводками:

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т сч. 50 «Касса» (50-1, 50-2, 50-3) — в сумме недостачи согласно акту инвентаризации

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — в сумме, предъявленной к возмещению кассиру, согласно приказу руководителя организации

Если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются в прочие расходы: Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы» К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».