Глава 4. расчеты с подотчетными лицами

Глава 4. расчеты с подотчетными лицами

Предприятия могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Инструкцией ЦБ РФ.

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером (см. главу 2) на основании заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути установлены соответствующим постановлением Министерства труда РФ.

Нормы возмещения командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилого помещения, расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно) устанавливаются постановлениями Правительства Российской Федерации (например, с 2003 года зафиксированы работникам организаций, финансируемым за счет средств федерального бюджета постановлением № 729). Нормы расходов на выплату суточных и полевого довольствия для целей налогообложения дифференцированы Налоговым кодексом РФ и установлены соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации № 93 в действующей редакции.

Кроме того, предприятия имеют возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм (но не для целей налогообложения); при этом сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы у работника.

Нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей, сообщены соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации и зависят от конкретной страны, в которую направляется работник.

ЩШН Ш і ТаблдаШЗ,''Авансовьій ог^вт^ШЩ'^'^ЙШШЯВ

Код

Форма по ОКУД Q3Q2001

ЛО "ЛмяЪшр" по ОКПО /2453253

наименование организации

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ УТВЕРЖДАЮ

Отчет в сумме

Х64 руб. 00 коп.

РуКОВОДИТеЛЬ quhejatrtfi

должность

Федо/юв feqofu>e J. Т>,

подпись расшифровка подписи

" /6" мсфіка 20 05 Г.

Приложение 5 документов на S листах

Отчет проверен. К утверждению в сумме ^g*g^g£jw^«ggtf«gjg^ руб. 00 коп.

сумма прописью

( 864 руб. 00 коп.)

Главный бухгалтер £[ииакоЄ Є/ишШ J. Я.

подпись расшифровка подписи

Бухгалтер Жии/нов Э/йщноЙ Ю .В.

подпись расшифровка подписи

Остаток внесен в сумме - руб. коп.

Перерасход выдан по кассовому ордеру № 23 от " /6 " мак/па 2005 г.

Бухгалтер (кассир) Жищнов Ю .В

подпись расшифровка подписи " /6" маїипа 2005 г.

линия отреза

Расписка. Принят к проверке от PletHfiog J С авансовый

отчет № f2_ от " /6 " мгМиг 2005 г.

на сумму /Зосемьани шеаяьдесяііі ч&мьфе руб. 00 коп.

прописью

количество документов 5 на 5 листах

Бухгалтер РКшинов Жигцнов Ю. В. " /6" макма 20(75 г.

расшифровка подписи

Оборотная сторона формы № АО-1

РІеЛфйвU. С.

Подотчетное лицо

подпись расшифровка подписи

' Унифицированная форма Т-10

утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1

Форма по ОКУД

по ОКПО

J<ofl_

0301024

Табельный номер

Работник

фамилия, имя, отчество

структурного подразделения

ЗКСЛМШЛО/І

должность (специальность, профессия)

командируется в -?ttw

место назначения (страна, город, организация)

ДЛЯ закупки MtyjUfutaxog

цель командировки на г календарных дней (не считая времени нахождения в пути) с "// мьим 20 J2£. года по " /J маМйг 20 года

Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа __

наименование, серия, номер

Руководитель организации диНяаноп Угю/ю* ^afe/if Л.

должность личная подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы № T-lo Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из /. Лос*А< Прибыл в . ... (,.&иіш

"^Z" 20 _й£ г. "Ж лдляя 20 Ж. г.

Чи^ааНок Федоре . юм, tn/иШАй &а£&

должность личная подпись должность личная подпись

ФУ»/ш/ е. Л. ЖмМ Я, уі,

расшифровка подписи расшифровка подписи

м.п. м.п.

Выбыл из /. j*xjom» Прибыл в г. ЛЬскАг .

20 _й£ г. 20 Ж. г.

іш, ффаабеЬа. ЛвыШ ^фетЩ ФіЩнІ

должность личная подпись должность личная подпись

MwOifJ. U. ФядоШ £. J.

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчет о расходах по командировке, например, должен быть представлен в течение 3 дней по возвращении из командировки. Форма авансового отчета приведена в таблице 33.

Авансовый отчет заполняется работником. После его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов -5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю.

Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетному лицу могут быть компенсированы затраты за использование ими личных легковых автомобилей по нормам, установленным Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены и выше норм, но для целей налогообложения учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также облагаются налогом на доходы у работника.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или невозвратившего остаток средств.

Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход выдается по расходному ордеру (см. главу 2).