1.6. сроки хранения типовых документов
1.6. сроки хранения типовых документов
Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хране-
ния», утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г
Порядок и сроки хранения документов акционерных обществ определены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
В данном постановлении указывается, что часть документов АО должна храниться в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Федеральной архивной службой России:
документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
внутренние документы общества;
иные документы, предусмотренные правовыми актами РФ, уставом общества, органами управления общества.
Остальные документы по срокам хранения разделены на три группы:
не менее 1 года — документы месячной бухгалтерской отчетности
и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с федеральным законом;
ков, квартальные отчеты эмитентов за II, III, IV кварталы отчетного года;
постоянно — годовые отчеты общества, квартальные отчеты эмитента за I квартал финансового года, учредительные документы об
других документов.
Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом, а в структурных подразделениях — их руководителями.
Общества, имеющие собственный архив, все расходы по хранению
документов учитывают в составе общехозяйственных расходов.
Отбор документов, образовавшихся в деятельности общества, для их дальнейшего хранения или уничтожения осуществляется экспертной комиссией, возглавляемой одним из руководителей организации. Решение
экспертной Комиссии, в том числе акты о выделении документов с истекшими сроками хранения, утверждаются руководителем организации. Указанный акт вместе с описями хранится в архиве общества в формируемом деле.
В случае ликвидации общества документы по личному составу работников передаются в государственный архив. Если общество имело договор с учреждением государственного архива и часть его документов от-
1.7. Счета и двойная запись • 15
несена к составу Архивного фонда РФ, то эти документы также передаются в государственный архив.
Место хранения остальных документов общества определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством РФ. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. С разрешения и в присутствии
представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия.
руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи
или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.
Отсутствие документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Штраф за это нарушение составляет в соответствии со ст. 120 НК РФ 5000 руб., а если отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 10\% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
. Чтобы избежать ответственности, необходимо доказать невиновность организации в отсутствии документов. Для этой цели составляют акты, утверждаемые руководителем организации и подтверждаемые соответствующими справками (о пожаре — из пожарной части, о краже — из милиции и т.д.).
При принятии дел новому главному бухгалтеру следует провести инвентаризацию и составить акты на отсутствующие документы. Затем целесообразно принять меры по восстановлению отсутствующих документов.
С середины 90-х гг. в России начали распространяться корпоративные системы документооборота, которые предусматривают не только автоматизацию традиционных функций делопроизводства, но и реализацию
принципиально новых возможностей управления документооборотом, в том числе выполнение справочно-информационной аналитической работы, использование электронного документооборота, осуществление централизованного контроля за документооборотом во всех подключенных к системе подразделениях.
Обсуждение Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет
Комментарии, рецензии и отзывы